Automatyzacja firmowych procesów przy wykorzystaniu systemów klasy ERP

Uzyskanie przewagi konkurencyjnej oznacza dzisiaj, przede wszystkim umiejętność funkcjonowania przedsiębiorstwa w stale zmieniających się warunkach rynkowych. Z drugiej strony, otoczenie biznesowe wymusza na firmach nie tylko, aby podejmowanie przez nie decyzje były trafne, ale również szybkości reagowania na sygnały płynące z rynku.

autor: Piotr Łatko

W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych dostosowanie się do zmian w środowisku biznesowym, jest uzależnione w dużym stopniu od skutecznego kierowania przepływem magazynowym oraz informacyjnym organizacji. Sprawne i konkurencyjne przedsiębiorstwo produkcyjne to efektywne zarządzanie procesami biznesowymi oraz zintegrowany system informatyczny wspomagający planowanie, organizację oraz zarządzanie produkcją.

Systemy klasy ERP

Jednym z głównych czynników przewagi konkurencyjnej jest automatyzacja procesów logistycznych. Firmy szukając oszczędności unowocześniają procesy, automatyzując je, dzięki czemu zyskują:

• obniżenie kosztów pracy
• obniżenie zużycia materiałów
• przyspieszenie procesów
• zmniejszenie błędów
• poprawę jakości

Te czynniki w zależności od branży i rodzaju prowadzonej działalności mają różny udział w kosztach firmy. Nic więc dziwnego, że nowoczesne spółki szukają usprawnień w tym zakresie. Rozwiązaniem jest system informatyczny do zarządzania klasy ERP. Ma on różnorodne funkcjonalności, które pozwalają na  automatyzację procesów w firmie począwszy od dystrybucji, produkcji przez finanse, projekty, remonty, a kończąc na kadrach i płacach. Jedną z ciekawszych funkcjonalności systemu klasy ERP takiego jak na przykład IFS Applications jest KOMIS, który daje możliwość:

• zakupu pozycji z własnością dostawcy
• dysponowania zakupioną w ten sposób pozycją analogicznie jak pozycją kupioną w standardowy sposób - z własnością firmy
• inwentaryzowania takiej pozycji
• przesuwania pomiędzy magazynami
• zwracania do dostawcy w celu np. wymiany

Dzięki tej funkcjonalności w chwili zakupu towaru nie powstaje zobowiązanie wobec dostawcy. Kupiona pozycja należy w momencie zakupu do dostawcy, a zmienia się tylko miejsce jej magazynowania. Dopiero zużycie danej pozycji na potrzeby firmy poprzez np. jej sprzedaż, wykorzystanie w procesie produkcyjnym lub inny rozchód wewnętrzny powoduje automatyczne przeniesienie towaru z własności dostawcy na własność firmy. Dopiero wówczas powstaje zobowiązanie finansowe wobec dostawcy i rozpoczyna się naliczenie terminu płatności za zakupiony towar.

Niezwykle ważne jest, że zobowiązanie dotyczy tylko wykorzystanej ilości danej pozycji z KOMISU, a nie całej dostawy. Dzięki temu płatność za towar zostaje maksymalnie odroczona, a firma zyskuje większą płynność finansową.

System automatycznie dokonuje wszelkich transakcji i księgowań wymaganych do obsługi tego procesu. Sprawnie, szybko i bezbłędnie wspomaga bieżące działania księgowe.

Przypisanie kosztów

Drugą z ciekawych aplikacji, są NARZUTY ZAKUPOWE. Narzuty mogą dotyczyć np. kosztów transportu, ubezpieczeń, certyfikatów itp. Koszty te przeważnie są później rozksięgowywane przez dział finansowy danej firmy i jest to czynność zazwyczaj bardzo pracochłonna. Systemy klasy ERP mogą automatycznie dodawać narzuty do zamówienia zakupu. Każdy narzut może mieć przypisaną jedną z możliwości jego automatycznego rozksięgowania np.:

• proporcjonalnie do wagi pozycji na zamówieniu zakupu,
• proporcjonalnie do objętości pozycji na zamówieniu zakupu,
• proporcjonalnie do wartości linii na zamówieniu zakupu,
• czy np. proporcjonalnie do każdej linii zamówienia zakupu.

Podczas przyjęcia pozycji z zamówienia zakupu do magazynu system automatycznie wykonuje księgowania wg wyżej opisanych możliwości. Właściwe przygotowanie zamówienia zakupu wraz z powiązanymi narzutami redukuje znacząco prace działu finansowego, który może wówczas skoncentrować się głównie na kontrolingu, bez konieczności ręcznego księgowania faktur za różnego rodzaju narzuty. Dodatkowo funkcjonalność ta jest powiązana również z raportem intrasta.

Każdy podmiot gospodarczy, który importuje bądź eksportuje towary za granicę jest zobowiązany do składania co miesiąc deklaracji intrastat do właściwego organu państwowego. Raporty takie są również automatycznie generowane przez systemy klasy ERP, a ich wygenerowanie trwa przysłowiową chwilę. Raporty intrastat mogą być drukowane lub generowane w postaci pliku. Plik znacząco ułatwia i przyspiesza wysłanie raportu za pomocą programu Celina. Co ważne systemy ERP mają również możliwość automatycznego podziału kosztów transportu na odcinek krajowy i zagraniczny. Dzięki zautomatyzowaniu pracy poprzez system, przedsiębiorstwa ograniczają koszty oraz czas.

Jak widać na tych paru przykładach możliwość automatyzacji procesów wewnątrz firmy jest ogromna. Daje to dużą szansę na  poprawę i zoptymalizowanie procesów biznesowych. Warto więc uważnie śledzić co dzieje się na rynku ERP i szukać najlepszych dla siebie możliwości. Systemy te regularnie, z roku na rok, rozwijają swoje funkcjonalności i pracują nad ich ergonomią i optymalizacją.