BYOD w firmach - trend przyszłości

Szacuje się, że 8 na 10 pracowników używa własnego sprzętu do wykonywania zadań służbowych.

Bring Your Own Device (BYOD), czyli wykorzystanie prywatnych urządzeń mobilnych do celów służbowych, to od około 2 lat coraz częściej stosowana praktyka w firmach i przedsiębiorstwach na całym świecie. Ponad połowa firm, w których zanotowano to zjawisko nie jest jednak przystosowana do tego nowego trendu. Ze względów bezpieczeństwa, stabilności  i zarządzania danymi firmy sytuacja ta musi ulec zmianie. W tym celu konieczne są odpowiednie rozwiązania IT, pomagające skutecznie wykorzystać strategię BYOD do celów firmowych.

Skąd przedsiębiorcy mogą czerpać inspirację do wprowadzania BYOD w swoich firmach? Istnieje rynek, który może służyć za przykład jak skutecznie wykorzystać ten trend:  sektor edukacyjny.

Uczniowie i nauczyciele, zmuszeni brakami w dostępie do najnowszych technologii, sami zaczęli przynosić do szkół mobilne urządzenia i wykorzystywać je do pracy czy nauki. Kierownicy placówek edukacyjnych i administratorzy sieci dostrzegli zjawisko i opracowali proste i efektywne strategie BYOD, które skutecznie wprowadzają w życie.

BYOD w szkolnictwie

Jest wiele zalet wykorzystania prywatnych urządzeń w nauce. Pierwszą i podstawową jest fakt, że wiele jednostek edukacyjnych nie stać na zapewnienie wszystkim swoim uczniom czy studentom zaawansowanych technologiczne urządzeń. Zwykle w szkołach korzystać można jedynie z przestarzałego sprzętu, co powoduje z kolei nieumiejętność korzystania z nowych technologii wśród młodzieży. Cześć szkół ma swoje zaplecze urządzeń mobilnych, aby zapewnić je tym, którzy z różnych przyczyn nie mają do nich dostępu, jednak nie jest możliwe, aby wszystkie placówki zapewniły wszystkim swoim wychowankom odpowiedni sprzęt. Dlatego tak popularne wśród młodzieży jest wykorzystanie BYOD do pracy w szkole.

Praca na tablecie czy smartphonie pozwala nauczycielom na bardziej indywidualne podejście do uczniów oraz na wdrażanie wielu kreatywnych rozwiązań oraz stylów nauczania.

Dzięki BYOD wielu nauczycieli jest w stanie dostarczyć swoim uczniom i studentom informacje za pomocą różnych kanałów komunikacji tj. video czy indywidualne lekcje za pomocą streamingu. Uczniowie, dla których czytanie lub pisanie stanowi dodatkowe wyzwanie, mogą posługiwać się aplikacjami łączącymi sylaby w słowa czy urządzeniami, które dostosowują jasność tekstu do potrzeb osoby czytającej. Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu funkcjonalności urządzeń mobilnych, uczniowie mogą wykonywać swoje zadania z domu i otrzymywać dodatkowe materiały i wskazówki od nauczycieli, co zdecydowanie ogranicza stresowe sytuacje.

BYOD to też sposób na znaczące ułatwienie prowadzenia zajęć z zagranicznymi uczniami, który mają kłopot  z porozumiewaniem się w języku prowadzonych wykładów.

Skuteczne wprowadzenie BYOD do szkół wymaga od kadry dydaktycznej i zarządzającej jednostkami edukacyjnymi znacznego zaangażowania i ciągłej woli samokształcenia, co pozytywnie wpływa na formę i treść prowadzonych zajęć. Opisywane podejście zdaje się być nieodwracalną tendencją w ramach wzrostu gospodarczego, rozwoju technologicznego i dostępności zaawansowanych technologii dla społeczeństwa. Korzystanie z inteligentnych ekranów, wideo-chatów, technologii Voice over IP (VoIP), czy z nowoczesnych komputerów jest wszechobecne w nauce i pozytywnie stymuluję ją do rozwoju. A jak z tej lekcji może skorzystać biznes?

Wspólna wizja

Przedsiębiorcy, biorąc przykład z sektora edukacji, muszą się liczyć z podobnymi ograniczeniami związanymi z wprowadzaniem strategii BYOD w swoim otoczeniu. Strategiczne działania w każdej firmie powstają dzięki wspólnej wizji głównych akcjonariuszy, doświadczeniu w działalności bieżącej oraz znajomości realiów funkcjonowania rynku. W przypadku sektora edukacyjnego głównymi podmiotami są nauczyciele, dyrektorzy placówek,  administratorzy, uczniowie i rodzice. Każda z tych grup ma różne wymagania i możliwości, które powodują, iż wprowadzanie nowych strategii wiąże się z szeregiem ograniczeń.  Mimo tego faktu, wiele szkół i uczelni wyższych pokonuje te problemy, oferując studentom elastyczne i mobilne środowisko kształcenia.

Największą barierą w adaptacji BYOD na potrzeby biznesu jest system bezpieczeństwa chroniący dostęp do danych firmy. W tym przypadku przedsiębiorstwa mogą z powodzeniem wzorować się na rozwiązaniach stosowanych w uczelniach czy szkołach, które śledzą i wychwytują wszelkiego rodzaju nieuprawnione i podejrzane aktywności, zapewniając bezpieczne i efektywne korzystanie z sieci.

Korzyści stosowania BYOD

Największą korzyścią dla firm, jaka wynika ze stosowania ze strategii BYOD, jest znaczące obcięcie kosztów prowadzenia działalności. Dodatkowo, pracownicy korzystają z urządzeń, których faktycznie potrzebują i są dla nich najbardziej odpowiednie. Najważniejszą lekcją, jaką przedsiębiorcy mogą wynieść z przykładu sektora edukacji są inwestycje w odpowiednią infrastrukturę sieciową. Bardzo istotnym jest, aby ta sieć była stale rozbudowywana i aktualizowana. Wiele firm prowadzi swoją działalność w różnych lokalizacjach, dlatego kadra zarządzająca powinna bardzo poważnie potraktować aspekt zapewnienia bezprzewodowego dostępu do danych firmowych centralnie kontrolowanych i zarządzanych. Dzięki takiemu podejściu koszty pracy są znacząco ograniczane.

Głównym przesłaniem związanym z BYOD, które powinni  przyswoić  zarządzający firmami jest fakt, iż dzisiejsi studenci to ich przyszli pracownicy, oczekujący podobnego środowiska pracy, jakie mieli w czasie swojej edukacji.

Analitycy rynkowi z firmy Gartner zakładają, że ilość prywatnych urządzeń wykorzystywanych w ramach obowiązków służbowych potroi się do 2018 roku. Wejście na rynek pracy tak zwanej „generacji Y” spowoduje, że fakt ten będzie coraz bardziej powszechny, a wynika on z formy kształcenia i wykorzystania nowych technologii w szkolnictwie w obecnych czasach. Dlatego też firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na wprowadzenie lub doprecyzowanie stosowanej polityki stosowania  BYOD, aby w jak najlepszy sposób wykorzystać talenty i możliwości swoich pracowników. Firmy, które się nie przystosują do zmian i nie wprowadzą do swojej infrastruktury odpowiednich rozwiązań z zakresu mobilnego dostępu IT i wsparcia, mogą stracić potencjalnie najlepiej wyszkoloną kadrę. Trend już jest i w najbliższej przyszłości będzie się znacząco rozwijał, dlatego warto trzymać rękę na pulsie i wyjść naprzeciw kolejnym pokoleniom siły roboczej.

Infrastruktura w szkole

W Polsce szkoły od jakiegoś czasu chcą podążać za trendem informatyzacji i postępu technologicznego, jednak jest jeszcze wiele placówek, w których takie rozwiązania nie są stosowane. Za przykład szkoły, która wprowadziła u siebie nowoczesne rozwiązania sieciowe, może posłużyć Szkoła Podstawowa nr 306 im. ks. Jana Twardowskiego w Warszawie. W tej placówce zainstalowano system sieciowy składający się z routera, przełączników, wzmacniaczy oraz kontrolera sieci. „Od pierwszego września 2012 roku możemy w całym budynku szkoły korzystać z dostępu do sieci bezprzewodowej. Bez przeszkód używamy komputerów, e-dziennika, tablic interaktywnych oraz zasobów Internetu. Zasięg sieci jest bardzo duży i pozbawiony zakłóceń. WIFI to dobra inwestycja dla placówek takich jak szkoły” – ocenia Agata Krawiec - Dyrektor Szkoły.

Zaproponowany system jest bezpieczny i w pełni kontrolowany przez administratora sieci. Infrastruktura powinna chronić nie tylko użytkowników korzystających z sieci, ale też być odporna na fizyczne ataki od wewnątrz. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań sieciowych jest bardzo istotne z punktu rozwoju biznesu, a wzorce można czerpać z już istniejących rozwiązań. Właściwe przystosowanie infrastruktury do wykorzystania BYOD może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści, chociażby w postaci obniżenia kosztów i przyciągnięcia najzdolniejszych pracowników.