Czy system klasy ERP w małej firmie ma sens?

Popyt na systemy ERP nie maleje od lat, a wśród klientów firm wdrożeniowych przeważają duże korporacje. Stosunkowo niedawno do zakupów przystąpiły też przedsiębiorstwa średniej wielkości. Te najmniejsze ciągle jeszcze wykorzystują prostsze oprogramowanie finansowo-księgowe. Być może już w niedalekiej przyszłości dołączą one do beneficjentów usług ERP, ale raczej za pośrednictwem rozwiązań chmurowych.

autor: Andrzej Janikowski

Robert Skrzypczak, ekspert rozwiązań Dynamics ERP w firmie Microsoft uważa, że polski rynek systemów ERP jest dojrzały i rozwija się w tempie kilku procent rocznie. Przeciętna duża polska firma ma już takie oprogramowanie, a średnie przedsiębiorstwa powoli przystępują do zakupów. Zupełnie inaczej jest na rynku firm małych, gdzie software tego rodzaju jest wciąż dużą rzadkością. Niewielkie przedsiębiorstwa stosują najprostsze systemy finansowo-księgowe wyposażone w ograniczone zestawy funkcji. Trudno powiedzieć, czy ogromna rzesza małych polskich firm ruszy kiedyś do zakupów, bo, jak podkreślają analitycy, decyzja o zakupie rozwiązania ERP nie zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ale od jego potrzeb. Przeważająca większość firma z sektora MŚP nie potrzebuje tego rodzaju systemów. Te, które potrzebują będą zaś mogły skorzystać z usług ERP oferowanych za pośrednictwem chmury.

Opcje finansowe nie są już tak istotnie

Duże firmy nie skąpią pieniędzy na systemy ERP, bo wiedzą, że rozwiązania tego typu przyczyniają się do poprawy produktywności. Przedsiębiorcy są w stanie zapłacić za system, jeśli wdrożenie przełoży się na konkretne korzyści biznesowe. Jak tłumaczy Robert Skrzypczak, bardzo często maszyna produkcyjna kosztuje więcej niż ERP, ale to właśnie oprogramowanie przyczynia się do zwiększenia zysków. Ewolucyjne zmiany, którym ciągle podlegają nasze przedsiębiorstwa znajdują także odzwierciedlenie w systemach informatycznych kupowanych przez firmy. Kiedyś nabywały one systemy finansowo-księgowe, obecnie analiza finansowa nie jest już jednak czynnikiem sprawczym zmian systemu informatycznego.

– Dziś to dyrektorzy odpowiedzialni za sprzedaż i kierownicy produkcji, a nie księgowi, decydują o zakupie rozwiązania – mówi Robert Skrzypczak. – Opcje finansowe są rzeczami drugorzędnymi, a przeciętna FK-a nie ma funkcji, które pomogą zoptymalizować biznes – dodaje  Robert Skrzypczak.

Ogólnie rzecz ujmując to właśnie stopień, w jaki system ERP może pomóc firmie zdynamizować przetwarzanie procesów biznesowych jest dla przedsiębiorstwa bardzo ważnym kryterium wyboru takiego rozwiązania. Małe firmy rzadko stają przed takimi wyzwaniami, dlatego nie inwestują w rozwiązania ERP.

ERP dla handlowca

Według Roberta Skrzypczaka odpowiedni moment do wdrożenia rozwiązania ERP nadchodzi wtedy, kiedy przedsiębiorstwo planuje dynamiczny rozwój. – Na przykład jakaś firma ma kilkadziesiąt salonów sprzedaży, ale chce otworzyć kilkadziesiąt następnych – mówi Robert Skrzypczak. – Wtedy firma powinna wdrożyć system klasy ERP – dodaje Robert Skrzypczak.

Na kupno tego rodzaju systemów decydują się też przedsiębiorstwa, które zatrudniają pracowników przemieszczających się po kraju lub planują ich zatrudnić. Dlatego „ERP-a” tak często wdrażają firmy handlowe oraz te, którym zależy na precyzyjnej i szybkiej obsłudze klienta. Ilustracją tej tezy może być przykład firmy Proxim, dystrybutora materiałów dla budownictwa. Głównym powodem, dla którego firma wybrała system Comarch ERP XL, były współpracujące z nim aplikacje mobilne z pakietu Comarch ERP Mobile. System przetwarza zamówienia, sprzedaż, produkcję, księgowość, kadry i płace oraz analizy i raportowanie.

Łukasz Żur, Bussines Development Manager MSP, w firmie Comarch, www.comarch.pl
Wielkość firmy nie jest czynnikiem, który decyduje o tym, czy powinno ono wdrażać system ERP, czy nie. Decyzja o zakupie powinna być uzależniona od potrzeb firmy. Niewielkie przedsiębiorstwo może być właścicielem dużego sklepu internetowego, który ma tysiące klientów, z kolei duży producent może sprzedawać swoje produkty kilku sklepom w okolicy. Potencjalny nabywca systemu ERP musi najpierw przeanalizować procesy we własnej firmie, a potem zastanowić się, w jaki sposób system ERP ma je zoptymalizować. Pożądane jest to, aby system obsługiwał jak największą liczbę procesów. Nie ma więc znaczenia wielkość firmy, ani liczba zatrudnionych w niej pracowników.

Aplikacja mobilna dla przedstawicieli handlowych dystrybutora daje dostęp do pełnej historii transakcji z danym kontrahentem. W trakcie przyjmowania nowego zamówienia można w sprawdzić w systemie Mobile Sprzedaż, ile produktów i w jakiej cenie sprzedano poprzednio danemu klientowi towaru. Co więcej, system umożliwia skopiowanie informacje dotyczących jednego towaru lub całego zamówienia do koszyka, a następnie zmodyfikowanie go. W systemie ERP ustala się politykę rabatową, a następnie poprzez aplikację mobilną, ustala się dostęp przedstawicielom handlowym pracującym w terenie.

Piotr Śledź, szef IT.Integro dodaje, że firmy handlowe kupują systemy ERP również  po to, aby zoptymalizować tę część funkcjonowania magazynu związaną z pracą czytników kodów kreskowych. Dzięki systemowi procesy, które zachodzą w magazynie są widoczne w całym łańcuchu handlowym, czyli prowadzą do optymalizacji kosztów magazynowania.

Rzecz jasna, nowoczesne ERP-y dają też inne możliwości, których próżno szukać w oprogramowaniu finansowo-księgowym. Przykładem dość nowatorskiego wdrożenia może być projekt w firmie Krakodlew. Ta odlewnia żeliwa zdecydowała się na zakup rozwiązania klasy ERP firmy Microsoft wyposażonego w moduł do zarządzania pracami badawczo-rozwojowymi. Nowy software umożliwi hucie lepsze nadzorowanie prac rozwojowych, jak również zoptymalizuje działania operacyjne. Usprawni też przepływ informacji i dokumentów pomiędzy uczestnikami procesów badawczych i biznesowych.

Pochmurno z przejaśnieniami

W związku z przytoczonymi powyżej faktami trudno dziwić się słowom Piotra Śledzia, który uważa, że polski rynek systemów ERP małych przedsiębiorstw jest niewielki. Z jednej strony nie ma wielkich potrzeb, z drugiej brakuje też wiedzy. Nie ma też pieniędzy na inwestycje. Wprawdzie dotacje unijne są czynnikiem dynamizującym rynek, co jednak nie zmienia sytuacji, że ERP w małej firmie jest rzadkością.

Decyzja o zakupie rozwiązania klasy ERP nie zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ale od jego potrzeb.

Mimo że szerokie grono naszych najmniejszych przedsiębiorstw po prostu nie potrzebuje ERP, to jednak zawsze mogą pojawić się firmy, które chciałby mieć przynajmniej okrojoną funkcjonalność „ERP-a”, ale nie stać ich na inwestycje. Takie firmy mogą korzystać z usług chmurowych, których, zdaniem ekspertów rynku IT, znaczenie będzie w przyszłości rosło. Wielcy potentaci o międzynarodowym zasięgu, jak np. Microsoft już proponują tego typu rozwiązania.

– Nie mam najmniejszej wątpliwości, że w najbliższym czasie za pośrednictwem naszej chmury będziemy świadczyć coraz więcej usług – mówi Skrzypczak. – Mamy już CRM, a już wkrótce będzie też ERP. Cloud to dla wielu firm dogodny model biznesowy. Można zrezygnować z kosztownych inwestycji kapitałowych na rzecz dużo niższej miesięcznej opłaty. Taki system jest o tyle dogodny dla usługobiorcy, że nie będzie on musiał rozbudowywać swojego własnego systemu. Firmy nie będą się już interesowały jak budować serwerownie, jakie urządzenia w nich umieszczać. Nie będą też musiały opracować systemu odprowadzania ciepła, ani systemu bezpieczeństwa. – uważa Robert Skrzypczak.

Z tego względu wydaje się, że usługi ERP dostępne w chmurze będą niemal idealną propozycją dla mniejszych firm. Łukasz Żur, Bussines Development Manager MSP w Comarch odnotowuje stały wzrost sprzedaży rozwiązań ERP w chmurze firmowej. Piotr Śledź dostrzega jednak pewne problemy natury psychologicznej związane z rozwojem systemów chmurowych. Potencjalni użytkownicy raczej niechętnie umieszczają w chmurze ważne dla firmy dane. – Być może to tylko kwestia czasu i zmiany obyczajów, może pokolenie użytkowników Facebooka nie będzie miało takich oporów. Teraz jednak przedsiębiorcy wolą składować informacje na własnych serwerach – podsumowuje Piotr Śledź.

Poza tym, rozwiązanie chmurowe nie zawsze jest najbardziej atrakcyjną opcją pod względem finansowym. Opłacalność korzystania z chmury jest bowiem uzależniona od czasu, w którym będzie użytkowana. W przypadku spodziewanego długiego czasu bardziej opłacalne może okazać się wdrożenie. – Jeśli firma chce korzystać z systemu ERP 6 lat lub dłużej, to wtedy lepiej kupić gotowy system – mówi na zakończenie Piotr Śledź.