e-fakturowanie w praktyce

Obecnie e-faktury zaczynają być coraz powszechniej stosowane w obrocie gospodarczym. Warto zatem zaopatrzyć w narzędzia pozwalające na ich wystawianie i spełniające kryteria wymogów prawnych.

Trudno określić procedurę, aby mieć pewność, że działa się zgodnie z intencją ustawodawcy, przy wystawianiu faktury, zwłaszcza, że Ministerstwo Finansów podkreśliło, że rozporządzenie nie przewiduje wymogu stosowania obligatoryjnie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Takie metody zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktury są wymienione w rozporządzeniu tylko przykładowo. Oznacza to, że podatnik może stosować inne, dowolne środki zapewnienia tych cech faktury, a zatem metody te stały się jedynie opcją, z której przedsiębiorca może skorzystać.

„Podmioty gospodarcze mają pełną swobodę w tym zakresie i już prawie każdy program dostępny na rynku do fakturowania może zapisać fakturę do pliku albo w formacie pdf, albo w formacie XML. Choć już nie każdy  „umie” wysłać automatycznie fakturę mailem.Zagadnienia związane z e-fakturami obejmują nie tylko kwestię wystawiania ich w formie elektronicznej, ale również przechowywania” – mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta.

Przechowywanie faktur

Faktury przesyłane drogą elektroniczną podatnik musi przechowywać na terytorium kraju (jeżeli posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju) w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W tym zakresie firmy zakładają sobie skrzynki pocztowe, w których przechowują wraz inną pocztą maile, inni na tzw. „wszelki wypadek” drukują faktury, mimo, że posiadają elektroniczną wersję. Często ma to bardzo prowizoryczny charakter, aby nie rzec wprost mało profesjonalny. Tak można, ale jak zrobić to dobrze. Warto zwrócić się do swoich dostawców oprogramowania do fakturowania z zapytaniem o funkcjonalności, które ułatwią wystawianie i wysyłanie, najlepiej automatycznie, pocztą faktur elektronicznych, ułatwią komunikację z klientem w sprawie potwierdzania otrzymania faktur elektronicznych, zapewnią przechowywanie dokumentów oraz zapewnią dostępność organom skarbowym

Programy do e-fakturowania

Powstało wiele rozwiązań informatycznych dedykowanych do procesu obsługi procesu wystawiania, wysyłania, archiwowania elektronicznych dokumentów sprzedaży, które wspierają systemy ERP w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę na schemat działania rozwiązania działającego w praktyce opartego o rozwiązanie klasy ERP enova i rozwiązanie dedykowane Greenmail, które tworzą zintegrowany system, który pozwala na:

• wystawianie faktur elektronicznych w postaci pliku PDF;
• pozyskiwanie zgód od kontrahentów (odbiorców dokumentów) na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej;
• masowe podpisywanie dokumentów PDF;
• wysyłkę dokumentów do kontrahentów za pomocą e-maila;
• raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów;
• płatność za dokument finansowy on-line;
• archiwizację dokumentów elektronicznych;
• powiadomienia poprzez e-mail o zaistniałych zdarzeniach w systemie.

Użytkownik tego rozwiązania najpierw wysyłając dedykowanego e-maila może zapytać swojego kontrahenta o zgodę na otrzymywanie e-faktur. Kontrahent poprzez portal udziela zgody lub odmowy. Po otrzymaniu zgody aktywowane są funkcje umożliwiające generowanie i wysyłanie e-faktur. Następnie użytkownik wystawia e-fakturę w  systemie ERP enova i wysyła automatycznie informacje do modułu Greenmail. Z e-faktur tworzone są PDF w oparciu o standardowe lub indywidualne szablony wizualizacji, pozwalające użytkownikowi dostosować wygląd dokumentu do jego potrzeb. Zastosowanie dołączonych do dokumentów metadanych pozwala na szybkie i proste wyszukiwanie dokumentów w systemie. Moduł generacji PDF umożliwia generację dokumentów PDF z danych źródłowych w formacie XML , co dodatkowo odbiorcy tego dokumentu daje możliwość zaczytania go do swojego systemu informatycznego.

Obieg dokumentów

Utworzone e-faktury mogą opcjonalnie być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu. Obsługa e-podpisu w systemie zapewnia współpracę z każdym ze znanych w Polsce Centrum Certyfikacji. Podpis elektroniczny oraz znacznik czasu dołączany jest do pliku PDF, stanowiąc jedną spójną całość. W systemie istnieje możliwość oddzielnego znakowania czasem dokumentu poza opcją e-podpisu poprzez użycie kwalifikowanego certyfikatu.

Weryfikacja e-podpisu następuje bezpośrednio w systemie bez konieczności używania dodatkowych zewnętrznych aplikacji. System posiada deklarację zgodności z normą ISO/IEC Guide 22, która gwarantuje zgodność naszego rozwiązania z wymaganiami polskiego i międzynarodowego prawa w zakresie stosowania podpisu elektronicznego. 
Funkcjonalność wysyłki dokumentów to rozwiązanie dające możliwość inteligentnej dystrybucji poczty e-mail z załączonymi dokumentami do adresatów oraz udostępniające szczegółowe raporty doręczeń dokumentów. Rozwiązanie pozwala na obsługę i analizę niedostarczonych wiadomości, ponowną wysyłkę wiadomości i szczegółowe raportowanie przebiegu wysyłki. W ramach wysyłki możliwa jest masowa dystrybucja wiadomości reklamowych/marketingowych, newsletterów, powiadomień, dokumentów elektronicznych, dowolnych innych materiałów. 

Rozwiązanie zapewnia bezpieczną archiwizację wysłanych e-faktur. Dokumenty wysłane nie będą mogły być skasowane. System dba o spójność i integralność danych i zabezpiecza przed nieautoryzowaną ingerencją w przechowywane dokumenty. Dostęp do e-faktur  jest możliwy po uprzedniej autoryzacji oraz autentykacji użytkownika. Powiadomienia w systemie są generowane na podstawie faktów zaistniałych w systemie w trakcie przetwarzania oraz przechowywania dokumentów. System informuje poprzez e-mail o takich zdarzeniach jak: wystawienie dokumentu, wyczerpanie środków na koncie pre-paid, zbliżający się termin płatności, wykonanie płatności, problem z dostarczeniem dokumentu, przeterminowana płatność, konieczność podpisania nowej partii dokumentów.

Uwarunkowania prawne dotyczące e-faktur

Warunki umożliwiające podatnikom wystawianie faktur w formie elektronicznej, stworzył Minister Finansów na postawie art. 106 ust. 10 ustawy o VAT w drodze rozporządzenia, sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Z kolei w art. 106 ust. 11 tego przepisu zawarto upoważnienie Ministra Finansów do określenia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, w drodze rozporządzenia, zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości i rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Wypełniając delegację ustawową, o której mowa w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Formalnie można powiedzieć, że sprawa jest jasna, ale jak to działa w praktyce gospodarczej? Można powiedzieć, że każdy sobie rzepkę skrobie, bo w zasadzie od podatnika zależy sposób przekazania kontrahentowi dokumentu potwierdzającego daną transakcję, może on zatem zdecydować, czy będzie to faktura w wersji papierowej czy też elektronicznej.

Lista  podmiotów uprawnionych do wystawiania e-faktur jest taka sama jak w przypadku faktur w formie papierowej. Ale mimo to, w tym zakresie nie przewidziano żadnych szczególnych uregulowań. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym – jest tu pełna dowolność, ale pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. I to podatnik ma obowiązek zapewnić wyżej opisane warunki. Oznacza to, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.