Fakturowanie online – nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców

Rejestracja w systemie, wypełnienie wymaganych danych, wygenerowanie faktury i jej automatyczna wysyłka na pocztę elektroniczną klienta. W taki sposób, w dużym uproszczeniu, odbywa się e-fakturowanie, którego zalety polscy przedsiębiorcy znają w teorii. Dlaczego zatem nie korzystają z tego rozwiązania w praktyce?

autor: Tiago Almedia

Mimo wielkiej popularności na zachodzie, w Polsce wystawianie  e-faktur wciąż obejmuje niewielki procent przedsiębiorców. Główną przyczyną tego zjawiska jest przyzwyczajenie do korzystania z wersji papierowej dokumentów. Inne argumenty przeciw, to obawa przed utratą danych z nośników elektronicznych, nieprecyzyjne przepisy prawne, perspektywa nieprzyjęcia faktur przezząd Skarbowy lub zwyczajna niechęć do korzystania z Internetu. Według raportu PKPP Lewiatan z kwietnia 2013 roku, zaledwie 42 % osób, deklarowało, że otrzymuje e-faktury, jednak w 90 % przypadków wśród badanych dominowała wersja papierowa. Wcześniejszy raport tej samej firmy stwierdzał, że e-faktury na polskim rynku stanowią zaledwie 8-11 %, co potwierdza tylko tendencje przedsiębiorców w Polsce do standardowych metod wystawiania faktur.

Uwarunkowania prawne e-faktur

Ukłon w stronę fakturowania online i zachęcenia polskich przedsiębiorców do tego rozwiązania wykonali prawodawcy, nowelizując przepisy podatkowe. Od 2013 roku polskie prawo zrównało bowiem fakturę papierową z jej wersją elektroniczną.  Żeby jednak wysłane przez przedsiębiorców e-faktury były ważne muszą być spełnione określone warunki, zarówno co do formy jak i sposobu jej przesyłania. 

Według przepisów faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewniania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że to wystawiający musi zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, ręczy za to, że to co zostało na niej wystawione, odpowiada w rzeczywistości wykonanemu zleceniu, produktowi lub usłudze, a przy tym posiada odpowiednią i czytelną dla obu stron formę.

Zmiany w prawie usprawniły również proces akceptowania e-faktur przez klientów. Do stycznia tego roku żeby móc wysyłać faktury online do klientów należało wcześniej posiadać zgodę klienta, a w razie potrzeby, dysponować takim potwierdzeniem na piśmie. Obecnie wciąż wymagana jest akceptacja klienta, jednak przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientami i umówić się na wysyłanie faktur online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten opłaci ją, uznaje się, że wyraża zgodę. Taka zmiana przepisów zdecydowanie zachęca firmy do e-fakturowania, usprawniając ten proces za pośrednictwem Internetu.

Zalety i działanie e-fakturowania

Jak wyglądają inne korzyści z e-fakturowania? Przede wszystkim fakturowanie online jest szybsze, wygodniejsze i tańsze, nie tylko dla wystawiającego, ale również dla jego klientów. Zamiast zlecać fakturowanie księgowemu, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą za pośrednictwem specjalnych aplikacji sami wystawiać faktury, a następnie przesyłać je drogą mailową do kontrahentów, co znacznie skraca czas wysyłki faktur oraz jej jednorazowy koszt. Przedsiębiorca oprócz wykonywania prostych operacji wystawiania i wysyłki różnych rodzajów faktur,  ma również możliwość ich stałego podglądu, łącznie z danymi o klientach, dostawcach oraz wykonanych zleceniach. Jedyne co musi posiadać, to dostęp do Internetu oraz login i hasło do aplikacji.

Część firm w swojej ofercie posiada również wersje testowe aplikacji do fakturowania, które umożliwiają wystawianie pewnej liczby dokumentów miesięcznie bez żadnych opłat. Tak też wygląda to w przypadku systemu uebbill, który dostępny jest w 30-dniowej wersji testowej działającej bez limitu wystawianych faktur, a po tym czasie można wybrać czy chce się korzystać z ograniczonej wersji bezpłatnej, czy pełnej, płatnej. Większość programów do e-fakturowania dostępna jest również na urządzenia mobilne, a ich bieżąca aktualizacja, zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście zmian przepisów podatkowych, stawek i  innych uregulowań prawnych, zapewniają swobodne korzystanie i wysyłanie faktur przez użytkowników.

Bezpieczeństwo zapewnia chmura

Wszelkie zalety i możliwości chmury nie przekonują jednak przedsiębiorców, którzy wciąż obawiają się, że ich dane, poprzez korzystanie z aplikacji w Internecie, mogą trafić w niepowołane ręce. Podobnie jest w przypadku fakturowania online. Pewnym rozwiązaniem, okazuje się zapisywanie danych o fakturach i klientach w chmurze.

Co stanowi największe dobrodziejstwo chmury. Przede wszystkim w przypadku utraty komputera lub dysku przenośnego nie ma obawy o przechowywanie informacji, gdyż dostęp do nich jest możliwy jedynie dzięki znajomości loginu i hasła. Pozwala to na nieprzerwaną pracę i możliwość wysyłania oraz sprawdzania faktur, w każdym miejscu i z każdego urządzenia z podłączeniem do Internetu .

Oprócz swobodnego dostępu do danych, serwery w chmurach zapewniają systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów. W większości z aplikacji do fakturowania online występuje także możliwość śledzenia przesłanych plików, ich modyfikacji i możliwości powrotu do wcześniejszej wersji pliku. Dane przechowywane są na stabilnych serwerach, dużych korporacji, więc osobom nieuprawnionym jest się tam trudniej dostać.

Bezpieczne korzystanie z chmury jest możliwe wyłącznie, jeśli można zaufać swojemu dostawcy usług, gdyż to na jego serwerze zapisywane i kopiowane są wszelkie wrażliwe dane. Pewną możliwością zabezpieczenia jest także korzystanie z programów antywirusowych. Ponadto, serwisy do fakturowania używają szyfrowania https, co uniemożliwia podsłuchiwanie działań w tym serwisie.

Stare nawyki – słabe hasło i niepotrzebne drukowanie