Jak przygotować oprogramowanie na zmiany w przepisach prawnych?

W mikro, małych, średnich i dużych firmach korzysta się z oprogramowania biznesowego, które wspomaga rejestrację operacji gospodarczych, dokumentów, planowanie i rozliczanie zasobów oraz kontrolowanie procesów i podejmowanie decyzji na podstawie posiadanych informacji. Producenci tego typu oprogramowania są zobowiązani, aby było ono zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

autor: Jolanta Uździcka

Zgodność oprogramowania z przepisami jest jednym z podstawowych obowiązków producenta w zakresie rozwoju takiego produktu, jakim jest oprogramowanie oferowane firmom, urzędom i innym instytucjom. Dostosowanie do przepisów prawnych, to również jeden z istotnych elementów, na które potencjalni klienci zwracają uwagę w procesie poszukiwania i wyboru oprogramowania.

Dlaczego oprogramowanie musi być aktualne

Zgodność użytkowanego oprogramowania z przepisami ma swoje konsekwencje w prawidłowym rozliczaniu firmy względem kontrahentów, Urzędów Skarbowych, ZUS i innych instytucji. Producent oprogramowania biznesowego (np. księgowego, kadrowo-płacowego, itp.), zanim dokona zmian w oprogramowaniu, które dotyczącą zachowania zgodności z przepisami prawa, korzysta z pomocy specjalistów (zewnętrznych lub własnych), którzy interpretują zmieniające się przepisy.

Nie należy zostawiać aktualizacji oprogramowania na ostatnią chwilę. Aktualizacja systemów ERP, systemów zintegrowanych wymaga często wsparcia konsultantów producenta lub dostawcy oprogramowania.

Specjaliści i zewnętrzni konsultanci określają co koniecznie należy uwzględnić w rozwoju oprogramowania i jak przepisy mogą wpłynąć na funkcjonowanie poszczególnych modułów oprogramowania. Na tej podstawie można opracować projekt zmian i zakres funkcjonalności, które należy dodać do produktu, aby spełnił on oczekiwania użytkowników w tym zakresie.

Aktualizacja

O ile jednym z podstawowych zadań producenta oprogramowania jest dopasowanie produktu do przepisów, o tyle jednym z podstawowych zadań użytkownika jest aktualizacja posiadanego produktu. Regularna aktualizacja oprogramowania, zwłaszcza tego które wspomaga rozliczenia finansowe, kadrowo-płacowe oraz procesy sprzedażowe, gwarantuje prawidłowość rozliczeń z uwzględnieniem zmian w przepisach prawnych.

Producent lub dostawca powiadamia mailowo, telefonicznie lub za pomocą funkcji w programie - posiadaczy swoich produktów o zmianach przepisów prawnych i konieczności ich uwzględnienia w rozwoju oprogramowania.

Nie należy zostawiać aktualizacji oprogramowania na ostatnią chwilę. Aktualizacja systemów ERP, systemów zintegrowanych wymaga często wsparcia konsultantów producenta lub dostawcy oprogramowania. Dlatego użytkownicy powinni wcześniej skontaktować się dostawcą produktu, dowiedzieć się kiedy pojawi się wersja oprogramowania uwzględniająca zmiany w przepisach i ustalić termin aktualizacji.