Kadry i Płace w chmurze, czyli nowe podejście do zagadnień HR

enova365 Kadry Płace to kolejny moduł systemu enova, który został udostępniony w chmurze. Tym samym, jest to pierwszy w Polsce system kadrowo-płacowy dostępny stacjonarnie oraz w modelu cloud computing, na platformie Windows Azure.

Rozwiązanie enova365 Kadry Płace oferowane jest w modelu usługowym (SaaS) w chmurze Windows Azure lub w modelu licencyjnym, umożliwiającym instalację w chmurze prywatnej (na serwerach Windows Server). enova365 Kadry Płace jest w pełni zintegrowanym rozszerzeniem dotychczasowego modułu kadrowo-płacowego stacjonarnej „enovy” o technologie internetowe, dzięki czemu istnieje możliwość dostępu do programu z każdego miejsca i o każdej porze, przy użyciu przeglądarki internetowej również na urządzeniach mobilnych.

Nowoczesny sposób zarządzania działami HR

Dzięki zastosowaniu w module enova365 Kadry Płace oraz współpracujących z nim modułach Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika służących do samoobsługi pracowniczej współpracujących z enova Kadry Płace następuje znaczące przyspieszenie przepływu informacji w firmie i usprawnienie organizacji pracy. Automatyzacja obiegu dokumentów kadrowych poprawia efektywność operacyjną i upraszcza zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładowo, obieg wniosku o zmianę danych adresowych czy też obieg wniosku urlopowego może odbywać się online – od momentu złożenia wniosku do kierownika, aż po akceptację i zapis w kartotece pracownika w bazie kadrowej działu HR.

 – Każdy z nas chętnie poświęci dwie minuty na zrobienie przelewu, jeśli nie będzie musiał stać w kolejce do okienka – z takiego założenia kilka lat temu wyszły banki, wprowadzając bankowość elektroniczną. Poprzez rozszerzenie technologii na swoich klientów, banki wprowadziły dla nas wygodę, a dla siebie oszczędności. HR to obszar, w którym pracodawca może wyjść z tego samego założenia. Dzięki bezpiecznym urządzeniom oraz niskim kosztom dostępu jednostkowego w chmurze liczba użytkowników systemów kadrowych rozszerzyła się z działu HR na wszystkich pracowników firmy i jej podwykonawców – twierdzi Joanna Walentek Kierownik Projektu Kadry Płace enova i enova365, w firmie Soneta.

 – Najbardziej naturalną potrzebą, jaką musi zaspokoić nowoczesny system klasy ERP w podejmowaniu decyzji o wyborze oprogramowania HR, jest posiadanie jednej bazy danych zarówno dla działu HR jak również w zakresie aplikacji udostępnianej dla pracowników przedsiębiorstwa, równocześnie zachowując zgodność z GIODO. Dzięki zachowanym zasadom bezpieczeństwa i niskim kosztom dostępu jednostkowego aplikacji enova365 Pulpit Pracownika i Kierownika, liczba użytkowników systemów kadrowych może skutecznie wykraczać poza dział HR – dodaje Joanna Walentek.

Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa

Polski system prawa gospodarczego jest skomplikowany i stanowi duże wyzwanie dla producentów oprogramowania. Przepisy zmieniają się niezwykle często i wprowadzane są przez ustawodawcę niemalże z dnia na dzień. Przykładowo w czerwcu 2013 r. wprowadzono zmiany dotyczące urlopów rodzicielskich dla rodziców po urlopie macierzyńskim, we wrześniu 2013 producenci systemów ERP musieli dostosować je do nowych wzorów deklaracji PIT i do zmian dotyczących podstaw wyliczenia urlopu wychowawczego.

Często sam ustawodawca, mimo wprowadzenia nowych przepisów, nie jest w stanie nadążyć z przystosowaniem programów, do których raportują przedsiębiorcy – tak było w tym roku z programem Płatnik. Przepisy dotyczące nowych wzorów dokumentów, nowych kodów tytułów ubezpieczeń, weszły w życie 1 listopada, od tego dnia ZUS miał udostępnić nową wersję programu na okres przejściowy do końca grudnia 2013 dla przedsiębiorców, bo od 1 stycznia 2014 wszyscy przedsiębiorcy muszą zacząć używać nowej wersji programu Płatnika. Niestety ZUS opublikował wersję dopiero 30 listopada 2013, co spowodowało, że producenci systemów mają niezwykle mało czasu na zintegrowanie się z nową wersja programu Płatnika. Częste zmiany w przepisach są utrudnieniem szczególnie dla administratorów i użytkowników dużych, zagranicznych systemów informatycznych, które mają trudność w odwzorowaniu polskiej specyfiki.

„Klienci, coraz częściej szukają rozwiązań, które zapewnią im w ramach aktualizacji dostosowanie programu do „lokalnych” przepisów, równocześnie dając możliwość skonfigurowania oprogramowania pod klucz. enova jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, program spełnia wymagania ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS” – stwierdza Walentek.

Skalowalność i elastyczność

Klienci nie oczekują pudełkowego rozwiązania, a systemu ERP który będzie rozwijał się wraz z rozwojem firmy i nowych technologii. Nadążanie za zmianami w przepisach przez producenta, a z drugiej strony danie Klientowi możliwości konfigurowania programu pod bardzo spersonalizowane potrzeby, to cecha charakterystyczna nowoczesnych systemów do zarzadzania przedsiębiorstwem, takich jak enova.

„Możliwość elastycznego konfigurowania dowolnych algorytmów płacowych (np. premii od obrotów), z jednoczesną standardową możliwością ustawiania pozycji podatkowych, określenia w prosty sposób wejścia elementów do podstaw urlopów i do podstaw chorobowego, to wyróżniki enova. To jeden z „twardych” argumentów przy wyborze oprogramowania do działu HR. Kolejną cechą z obszaru „twardego” HR, na jaką zwracają uwagę Klienci jest automatyzacja operacji seryjnych, takich jak naliczenie listy płac, naliczenie limitów, deklaracji PIT” – mówi Joanna Walentek.

Elastyczność w wykonywaniu podstawowych czynności HR to cecha charakterystyczna aplikacji enova365 Kadry Płace. W trakcie wdrożenia Klient decyduje o modelu pracy, a operacje można wykonywać z różnych miejsc systemu. Definiowalne ustawienia list i formularzy, zakładanie filtrów pozwalają dostosować wygląd interfejsu tak, aby był on najbardziej czytelny, a każdy z operatorów miał pod ręką najistotniejsze informacje. Lista Ulubionych pozwala operatorowi utworzyć skróty do najczęściej używanych miejsc i czynności w aplikacji.

System umożliwia tworzenie dowolnej struktury organizacyjnej wewnątrz przedsiębiorstwa. Daje możliwość wprowadzenia kompletu danych kadrowych, jak i płacowych osób zatrudnionych na umowę o pracę. Aplikacja pozwala na odnotowanie historycznych zmian dotyczących kartoteki pracownika, zarówno danych kadrowych jak i płacowych. Moduł umożliwia m.in. ewidencję badań, szkoleń, uprawnień, wykształcenia, historii zatrudnienia. Poza obsługą standardowych procesów kadrowo-płacowych system oferuje wsparcie w procesie rekrutacji, ocen pracowniczych, ewidencji czasu pracy, a także obsługę kasy pożyczkowo-zapomogowej. Mechanizm korekt pozwala automatycznie wyliczać korekty wynagrodzeń i nieobecności.

System wspiera generowanie deklaracji PIT, ZUS, GUS, SODiR. Komplet zaewidencjonowanych danych kadrowych i płacowych jest bazą do wykonywania raportów statystycznych do GUS, takich jak deklaracje Z-03, Z-06, DG-1. Integracja z posiadanym systemem jest możliwa na każdym poziomie – pełna lub poprzez dekretację.

enova365 Kadry Płace stworzona została w technologii HTML5, JavaScript, C#.NET, WCF, wykorzystuje bazy danych Microsoft SQL Server i MySQL. Dostępna jest wersja w chmurze publicznej (Windows Azure) dostarczanej przez Soneta, jak i w wersji chmury prywatnej. Istnieje również możliwość instalacji wersji hybrydowej tj. wersji okienkowej (stacjonarna enova) i wersji enova365, pracującej na jednej bazie danych, w jednej instalacji.