Kompleksowa obsługa sprzedaży – na co zwrócić uwagę?

Przedsiębiorstwa handlowo-usługowe stojące przed problemem zakupu oprogramowania niezbędnego do swojej działalności stoją przed trudnym wyborem. Oferta programów służących do obsługi sprzedaży jest bardzo szeroka i na rynku znajdziemy zarówno programy niewielkich firm, jak i potężnych graczy – począwszy darmowych aplikacji po drogie systemy, które pod każdym względem mogą zostać dostosowane do specyfiki działalności konkretnego przedsiębiorstwa.

Pełna obsługa magazynu, to podstawowa funkcjonalność, którą powinien cechować się każdy program przeznaczony do kompleksowej obsługi sprzedaży. Rzetelne informacje na temat bieżących stanów magazynowych zdecydowanie ułatwią planowanie zakupów oraz skutecznie ograniczą związane z tym koszty. Wraz z programem powinniśmy otrzymać nie tylko możliwość wystawiania wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży, ale przede wszystkim możliwość generowania niezbędnych dokumentów magazynowych, takich jak PZ, MM, WZ, RW czy PR.

Wsparcie sprzedaży

Zaraz po magazynie należy zwrócić uwagę na moduł obsługujący sprzedaż. Prawidłowe wystawianie, przeliczanie oraz drukowanie faktur i paragonów powinien w wybranej aplikacji być standardem. Podobnie jak obsługa drukarek fiskalnych. Nie każdy program zaoferuje jednak możliwość wysyłania faktur w postaci elektronicznej lub comiesięcznego wystawiania powtarzających się tego typu dokumentów, a takie funkcje są bardzo istotne, gdyż bezpośrednio wpływają na obniżenie kosztów sprzedaży. W przypadku, kiedy obsługujemy zagranicznych kontrahentów, nie należy zapominać o możliwości wystawiania faktur walutowych w językach obcych, wraz z automatycznymi przeliczeniami euro na złotówki i rozliczaniem różnic kursowych.

Rozbudowany mechanizm rozliczania należności zminimalizuje ryzyko obrotów z nierzetelnymi kontrahentami i zwiększy ściągalność długów. Niewątpliwie przydatną funkcją będzie szczegółowa ewidencja rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami oraz moduł windykacyjny, który pomoże w seryjnym wystawieniu przypomnień i wezwań do zapłaty. Przydatna może się okazać również możliwość nałożenia restrykcji na konkretnych kontrahentów czy kalkulator odsetkowy, który pomoże obliczyć odsetki ustawowe i podatkowe.

CRM czyli zarządzanie relacjami z klientami

Podobnie jak biblioteki asortymentów pozwalają skrócić czas potrzebny na wystawienie faktury, tak systemy CRM (ang. Customer Relationship Management) mogą znacząco przyczynić się do przyspieszenia załatwiania wszelkich spraw związanych z konkretnym klientem. Możliwość szybkiego wyszukania niezbędnych informacji nie tylko pozwala oszczędzić czas, ale również korzystnie wypływa na wiarygodność w oczach kontrahentów. Rozbudowany system CRM to potężne narzędzie, dzięki któremu będziemy w stanie prowadzić, obok bazy kontaktów, bazę spraw i kontraktów, związanych z prowadzoną działalnością.

Interesujące mogą okazać się wszelkie zestawienia. Zarówno tekstowe, jak i graficzne. Szybki dostęp do statystyk pozwoli na sprawną analizę sprzedaży i poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa przez wyciągnięcie odpowiednich, adekwatnych do sytuacji wniosków. Pracę z walutami obcymi usprawni także automatycznie pobieranie kursów, bez konieczności ich ręcznej aktualizacji.

Świadome zakupy

Przed wyborem oprogramowania warto je przetestować. Zazwyczaj dostępne są wersje demonstracyjne. Dzięki nim możemy dokładnie poznać dany program i sprawdzić np. jego prędkość działania przy większej ilości danych i pracy na kilku stanowiskach. Jeśli okres testowy jest odpowiednio długi, będziemy mogli sprawdzić jak często pojawiają się aktualizacje czy chociażby jak działa pomoc techniczna. Są to kluczowe kwestie.

Świadomy zakup to najbardziej istotny czynnik dotyczący wyboru oprogramowania do kompleksowej obsługi sprzedaży. Poza przetestowaniem samego programu warto jest sprawdzić jakie koszty związane są z jego użytkowaniem. Zwykle będą to koszty aktualizacji programu w kolejnych latach użytkowania oraz koszty dostępu do pomocy technicznej. Niektórzy producenci oferują pomoc techniczną w ramach tzw. abonamentu na aktualizacje, co jest rozwiązaniem bardzo korzystnym finansowo. Warto także sprawdzić czy w przypadku rozwoju naszej firmy będziemy mogli nabyć wyższą, bardziej rozbudowaną wersję programu bez wygórowanych opłat. Po rozważeniu tych wszystkich kwestii mamy duże szanse na wybór właściwego programu, który będzie przez wiele lat skutecznie wspierał naszą działalność.