Wyjdzie na zero? Nowinki poprawiają i obniżają naszą efektywność

Nowe technologie pozwalają wdrażać innowacje w firmie, których jednym z zadań jest poprawa efektywności w pracy. Czasem to działa, a czasem jest wręcz przeciwnie.

Jak nowe technologie zwiększają efektywność w pracy?

Z danych Eurostatu wynika, że wydajność pracy w Polsce dynamicznie rośnie (choć pod tym względem wciąż gonimy czołówkę, w której znajdują się między innymi Niemcy). Eksperci z branży IT przekonują najczęściej, że jednym z powodów, dla których jesteśmy coraz bardziej efektywni, jest wprowadzanie nowinek technologicznych.

Dzięki wdrażaniu nowych technologii firmy (a przede wszystkim pracownicy) mogą wiele zyskać. Oprogramowanie pozwala na przykład sprawniej przetwarzać dokumenty. Sprawia też, że bezproblemowa staje się komunikacja w przedsiębiorstwie – nie trzeba nigdzie chodzić, wystarczy włączyć komunikator i przekazać wiadomość.

Chmura czy Internet Rzeczy to z kolei rozwiązania, które pozwalają szybciej uzyskiwać dostęp do różnych treści na różnych urządzeniach. Kolejny raz mówimy więc o poprawie przepływu informacji, co bez wątpienia ma realny wpływ na efektywność w pracy. Dla pojedynczej osoby zaś ogromną pomocą może być precyzyjniejsze ustalanie i nadzorowanie harmonogramu pracy (również dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu).

Duży wpływ na efektywność mają też technologie mobilne. Dzięki nim możliwa jest na przykład praca zdalna, pozwalająca znaleźć sobie najbardziej komfortowe warunki i ograniczająca „marnowanie czasu”.

Nowe technologie to także automatyzacja wielu czynności, które wcześniej musiały być wykonywane osobiście/ręcznie przez pracowników. Przekazanie tego maszynom czy oprogramowaniu pozwala skupić się na innych zadaniach, co – najkrócej mówiąc – oznacza możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Podsumowując zatem:

Dzięki nowym technologiom pracownicy szybciej otrzymują informację, szybciej mogą ją przetworzyć i (raz jeszcze) szybciej ją udostępnić. Mogą też skoncentrować się na większej liczbie zadań równocześnie – tyle tylko, że…

Jak nowe technologie obniżają efektywność w pracy?

...Tyle tylko, że wielozadaniowość według psycholog Małgorzaty Czerneckiej z Human Power to mit, który zamiast pomagać, utrudnia nam realizację planów. Rzecz w tym, że „nasze mózgi nie są przygotowane do wykonywania wielu czynności jednocześnie (oprócz tych prostych, nawykowych działań)”, jak twierdzi Czernecka.

Ciągłe monitorowanie i obecność pod e-mailem, telefonem czy komunikatorem internetowym ma negatywny wpływ na naszą efektywność, bo próbując skupić się na tak wielu zadaniach, w rzeczywistości nie skupiamy się na żadnym. Do tego mamy mnóstwo rozpraszaczy. 

Co więcej, nie tylko mamy za dużo zadań naraz, ale w ogóle mamy ich za dużo. Z raportu „Praca, moc, energia w polskich firmach” wynika, że ponad połowa pracowników nie ma możliwości przygotowania kompletnego planu działania na dany dzień, a prawie połowa nawet w czasie wolnym nie odrywa się w pełni od pracy i wykonuje takie czynności jak na przykład sprawdzenie poczty firmowej.

Kolejnym problemem jest przeładowanie informacjami. Nowe technologie sprawiają, że tempo naszej pracy się zwiększa, a do tego sporą część czasu spędzamy na mało ważnych zadaniach, takich jak obsługa skrzynki mailowej. W tym miejscu warto wspomnieć, że obecnie każdego dnia przeciętny pracownik odbiera 122 wiadomości. 

To plus stały dostęp do Internetu owocuje tzw. syndromem zmęczenia informacją. Objawy: podwyższone ciśnienie krwi, pogorszenie widzenia, problemy układu trawiennego, frustracja, agresja, kłopoty z koncentracją i snem oraz osłabiona zdolność do podejmowania decyzji.

„Przemiany technologiczne umożliwiają pracę szybszą, bardziej efektywną i skuteczną, ale również narażają nas na niespotykane do tej pory obciążenia, prowadzące do obniżenia wydajności i jakości życia. Brak możliwości realizacji stawianych przed nami zadań rodzi stres, frustrację, ogromne zmęczenie i obniża naszą motywację do pracy” – tłumaczy Małgorzata Czernecka.

Nowe technologie mogą więc wpłynąć na poprawę naszej efektywności. Zwiększona liczba zadań do wykonania może jednak równocześnie sprawić, że nasza efektywność zostanie osłabiona. Wychodzi więc na zero. Bez wątpienia często sprawdza się też jedno z praw Murphy’ego, mówiące, że „każde rozwiązanie rodzi nowe problemy”.

Źródło: Business Insider, Forsal, Eurostat, Human Power, inf. własna. Foto: 1 - mickey970/Pixabay (CC0), 2 - kaboompics/Pixabay (CC0), 3 - namair/Pixabay (CC0)