System finansowy dla firm działający w chmurze – koszty i zyski

Firmy chcąc zoptymalizować koszty operacyjne i inwestycyjne swojej działalności zaczynają powoli przenosić część ze swoich procesów biznesowych do środowiska chmurowego. Coraz częściej są to procesy związane również z ewidencjonowaniem operacji finansowo-księgowych i fakturowaniem. Proces ten zaczyna przyspieszać, tym bardziej, że na polskim rynku oprogramowanie finansowo-księgowe działające w chmurze dostarczane jest przez coraz większe grono firm.

Ponieważ, jak już wspomnieliśmy na początku, coraz więcej firm rozpoczyna przenoszenie swoich procesów finansowo-księgowych do chmury, warto przyjrzeć się zatem jakie korzyści, oszczędności oraz koszty związane są z ich migracją do oprogramowania działającego w chmurze może uzyskać lub ponieść firma, która zdecydowała się na „przesunięcie” systemu finansowo-księgowego do chmury.

Jedną z firm, która w swojej ofercie ma zarówno oprogramowanie finansowo-księgowe dla małych i średnich firm, działające w modelu tradycyjnym i w modelu chmurowym jest Asseco Business Solutions z pakietami Asseco WAPRO i Asseco WAPRO Online. Zobaczmy zatem jakie są różnice w funkcjonalności i kosztach użytkowania oprogramowania w obu modelach na przykładzie pakietów tego producenta.  

Od niecałego roku producent oprogramowania dla sektora MSP, firma Asseco Business Solutions, udostępnia swoje aplikacje wchodzące w skład pakietu WAPRO w chmurze. Są to oprogramowanie do prowadzenia sprzedaży i magazynu WF-Mag dla Windows, aplikacje do sprzedaży mobilnej WF-Mobile 2, systemy FK WF-FaKir oraz WF-KaPeR dla Windows, programy do zarządzania i ewidencji środków trwałych WF-bEST dla Windows, aplikacja do prowadzenia kadr i płace WF-GANG dla Windows oraz aplikacja pozwalająca na wykonywanie wielowymiarowych analiz danych dostarczanych z pozostałych programów – WF-Analizy dla Windows. W wypadku korzystania z usługi w chmurze, istnieje możliwość integracji aplikacji z dodatkowymi usługami online np. platformą e-commerce abStore. Tak więc cały ekosystem rozwiązań Asseco WAPRO został udostępniony klientom jako platforma Online.

Opłaty i możliwości środowiska chmurowego

Korzystając z usługi Asseco WAPRO Online użytkownik otrzymuje uproszczony model rozliczeń usługi w trybie SaaS (z ang. Software as Service). Model rozliczeń realizowany jest w trybie miesięcznego abonamentu. Użytkownicy w ramach jednej kwoty otrzymują najbardziej zaawansowane wersje produktów z rodziny Asseco WAPRO. W praktyce oznacza to, że za niewielką kwotę miesięcznie (obecnie jest to 149 zł netto miesięcznie na stanowisko) użytkownik otrzymuje zawsze dostęp do najnowszej wersji w najwyższym wariancie oprogramowania.

Możliwe jest także bardzo elastyczne rozliczanie usługi, oznacza to, że firmy np. z branż sezonowych mogą dynamicznie z miesiąca na miesiąc zwiększać lub zmniejszać koszty związane z dostępem do   oprogramowania, w zależności od tego, ile w danym momencie potrzebują stanowisk w ramach użytkowanych aplikacji. Dzięki temu użytkownik nie musi inwestować w sprzęt oraz oprogramowanie, które przez np. większą część roku nie byłoby wykorzystywane. Opłata za wersje Online jest dokonywana bowiem każdego miesiąca (abonament) za realnie wykorzystane stanowiska pracy.  Nie ma tu żadnych ograniczeń co do zwiększania lub zmniejszania liczby stanowisk w kolejnych miesiącach.

Dodatkową zaletą pracy z systemami w chmurze jest brak konieczności posiadania własnej infrastruktury serwerowej, która wiąże się też z zakupem określonej liczby dedykowanych licencji, oprogramowania antywirusowego czy też zaplecza do tworzenia kopii bezpieczeństwa przechowywanych na serwerze danych. Usługodawca gwarantuje tutaj również bieżący dostęp do archiwum bazy danych.

Największą zaletą usług dostępnych w chmurze, w tym Asseco WAPRO Online, jest to, że każdy pracownik ma dostęp do firmowych danych z dowolnego miejsca na świecie za pomocą Internetu. Dzięki temu może dynamicznie i skutecznie podejmować istotne decyzje dla swojej organizacji, niezależnie od tego gdzie się w danej chwili znajduje. Jest to szczególnie istotne dla firm, które mają   rozproszoną strukturę wielooddziałową lub korzystają przy w prowadzeniu biznesu z pracowników mobilnych (przedstawicieli terenowych) lub zdalnych.

Co więcej, oprogramowanie dostępne w chmurze jest zawsze aktualizowane do najnowszych wersji, która uwzględnia np. zmiany w przepisach i dostosowana jest do zmieniających się uwarunkowań rynkowych. W tradycyjnym modelu opłat licencyjnych za aktualizację trzeba dodatkowo zapłacić. Klienci posiadają także w ramach usługi online dostęp do działu pomocy technicznej (tzw. Help Desk), który świadczy pomoc w użytkowaniu oprogramowania i podpowiada, jak w pełni wykorzystać systemy  do zwiększenia efektywności pracy firmy.

Porównanie kosztów licencji tradycyjnych i w rozwiązań w chmurze

Poniżej przedstawiono przykładową symulacja działalności firmy w okresie trzech lat, licząc od momentu rozpoczęcia działalności. Pokazane są  koszty poniesione w tradycyjnym modelu stacjonarnym oraz z wykorzystaniem usługi WAPRO Online (na przykładzie oprogramowania do prowadzenia sprzedaży i magazynu). Kalkulacja zakłada wykorzystanie wariantu oprogramowania w wersji „Prestiż”, ale producent udostępnia w tej samej cenie najwyższą wersję „Prestiż Plus” programu WF-Mag dla Windows, w której klienci mogą dokonywać rozszerzeń funkcjonalności programu o własne formularze, tabele i funkcje.

Jak widać, inwestycja w sprzęt wiąże się z bardzo dużym wydatkiem, zwłaszcza dla nowo otwieranych firm. Tego typu spółki  bardzo często nie mają zdolności kredytowej przez co zakup sprzętu i licencji stanowi dla nich bardzo duży wydatek. Korzystając z usługi WAPRO Online można taką inwestycję rozłożyć w czasie i potraktować ją jako leasing oprogramowania oraz usług. Taka forma leasingu jest o tyle ciekawa, że przedsiębiorstwo ma  pod kontrolą kwotę jaką na nią przeznacza, dzięki czemu może w razie potrzeby ograniczyć ilość wykorzystywanych licencji, redukując przy tym koszty miesięczne.

W chwili obecnej z usługi korzystają zarówno mikroprzedsiębiorstwa posiadające pojedyncze stanowiska, jak i duże firmy mające oddziały ulokowane w całej Polsce. Klienci z infrastrukturą rozproszoną po kraju czy Europie dzięki usłudze online mogą integrować swoje dane, prowadząc procesy biznesowe w zcentralizowanym środowisku. Dostęp do aktualnych danych całej firmy, w tym kondycji finansowej czy stanów w innych magazynach zawsze możliwy jest z dowolnego miejsca na świecie.