Uchwycić stan i cele przedsiębiorstwa

Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym etapem projektu informatycznego, który decyduje o sukcesie lub porażce wdrożenia. W trakcie wywiadów i warsztatów z pracownikami konsultanci wdrożeniowi próbują poznać firmę oraz nakreślić kształt nowego systemu w przedsiębiorstwie.

Analiza przedwdrożeniowa, nazywana także analizą konfiguracyjną, to proces w trakcie którego konsultanci wdrożeniowi próbują rozpoznać procesy biznesowe zachodzące w organizacji oraz nakreślić potrzeby firmy w zakresie wdrożenia ERP. Jest to pierwszy, zasadniczy etap projektu wdrożeniowego, który pozwala odpowiedzieć na pytanie jak wdrożyć nowy system, aby osiągnąć zakładane cele biznesowe. Zanim jednak dojdziemy do tego etapu musimy określić cele projektu oraz wybrać oprogramowanie i dostawcę (integratora) systemu.

Wybór systemu

Wielu szefów firm traktuje wdrożenie ERP jako sposób na zastąpienie starego (przestarzałego, niefunkcjonalnego itd.) programu nowym, który według zapewnień producenta, w pełni zaspokoi oczekiwania zamawiającego. Jednocześnie, wiele firm rezygnuje z analizy wyboru decydując się na zakup systemu i usług wdrożeniowych na podstawie ogólnych prezentacji, wizyt referencyjnych oraz zestawień kosztowych. To dwa najważniejsze błędy, który prowadzą do tego, że zasadnicze cele wdrożenia nigdy nie zostaną osiągnięte. Choćby z tego względu, na wybór systemu oraz jego dostawcy, warto poświęcić nieco więcej czasu i pieniędzy.

Analiza wyboru, nie mylić z analizą przedwdrożeniową, pomaga nakreślić te obszary biznesu, które firma wykonuje standardowo i te, które wymagają indywidualnego podejścia. Ten etap pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy potrzebujemy typowego oprogramowania wspomagającego zarządzanie, nazwijmy go „z pudełka”, czy też konieczne jest wdrożenie systemu, który da się swobodnie spersonalizować (skastomizować) do potrzeb firmy i otoczenia, w którym ona funkcjonuje. Być może konieczne jest rozbudowanie systemu ERP o funkcje i mechanizmy integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.

Na wybór systemu ERP oraz jego dostawcy, warto poświęcić nieco więcej czasu i pieniędzy po to, aby mieć pewność, że wdrożenie przyniesie rzeczywiście założone korzyści biznesowe.

Dobrym pomysłem wydaje się wynajęcie zewnętrznej firmy doradczej, która pomoże w określeniu potrzeb firmy oraz przeprowadzeniu procesu analizy wymagań w przedsiębiorstwie. To wariant, który co prawda wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, ale jednocześnie zmniejsza ryzyko wyboru systemu, który nie spełni oczekiwań zamawiającego, zarówno od strony funkcjonalnej, jak i finansowej. Zadaniem firmy doradczej może być analiza, a nawet reorganizacja, obecnych procesów biznesowych, przygotowanie zapytania ofertowego zawierającego wymagania oraz kryteria oceny systemu ERP oraz wsparcie na etapie wyboru i zakupu oprogramowania.

Zapytanie ofertowe

Efektem prac w ramach analizy wymagań jest zapytanie ofertowe. To dokument przekazywany dostawcy, który określa cel i zakres wdrożenia, wymagania techniczne i funkcjonalne oraz kryteria wyboru wobec zamawianego systemu ERP. Kryteria oceny w sposób sformalizowany i usystematyzowany pozwolą wybrać system najlepiej spełniający wymagania przedsiębiorstwa. W zapytaniu ofertowym przedstawia się profil działalności przedsiębiorstwa oraz wszystkie inne informacje, które mogą mieć wpływ na wybór systemu. Zapytanie ofertowe może dotyczyć dostawy licencji na oprogramowanie ERP, zakup usług wdrożeniowych oraz elementów infrastruktury IT (serwer, bazy danych).

Efektem prac wykonanych w trakcie analizy przedwdrożeniowej jest raport z analizy, nazywany również specyfikacją do wdrożenia.

W zapytaniu ofertowym należy określić, które obszary działania przedsiębiorstwa mają być wspomagane przez zintegrowany system komputerowy. W dokumencie tym zawiera się ogólne i szczegółowe wymagania funkcjonalne odnośnie implementowanego ERP, kryteria współpracy oraz wymiany danych z innym oprogramowaniem, a także informacje o wymaganej lokalizacji systemu (wersja językowa, zgodność z przepisami prawa). Zapytanie ofertowe powinno określać wszystkie wymagania specyficzne dla branży i typu prowadzonej działalności gospodarczej.

Analiza przedwdrożeniowa

Jak już wspomnieliśmy, analiza przedwdrożeniowa to jeden z etapów projektu wdrożenia, który pozwala szczegółowo określić potrzeby firmy w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania. Analiza powinna uwzględniać stan obecny firmy oraz kierunki jej zmian i rozwoju, jest ona również podstawą do uszczegółowienia zakupu licencji. Jej wynik pozwala dość dokładnie oszacować koszty inwestycji w nowy system – zarówno ze strony dostawcy (czas potrzebny na wdrożenie) jak i odbiorcy (dokładna liczba licencji stanowiskowych).  Pozwala również zatwierdzić ostateczny kształt projektu oraz harmonogram prac wdrożeniowych.

Na tym etapie dokonuje się przypisania użytkowników w systemie informatycznym (operatorzy) oraz ich ról i uprawnień. Czynność ta jest ważna również ze względu na konieczność zaplanowania szkoleń. W trakcie analizy ustala się również założenia wobec przeniesienia (migracji) danych ze starego do nowego systemu.

Konsultacje i wywiady

Analiza prowadzona jest przez doświadczonych konsultantów wdrożeniowych w formie konsultacji, wywiadów i warsztatów z pracownikami odpowiedzialnymi za wybrane obszary działalności firmy. Na tym etapie wymagane jest dostarczenie wszystkich dokumentów, procedur i opracowań, które pozwolą jak najdokładniej rozpoznać procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie.

Analiza do wdrożenia systemu ERP wymaga zebrania m.in. takich materiałów jak: struktura organizacyjna i kosztowa firmy, plan kont, listy dzienników księgowych, listy rejestrów VAT, wzory dokumentów handlowych, cenniki, lista magazynów z opisem przeznaczenia, schemat blokowy procesu produkcyjnego, technologie produkcyjne itd.

Konsultanci wdrożeniowi, specjalizujący się w różnych obszarach funkcjonalnych, dysponują szeroką wierszą z zakresu księgowo-finansowego, sprzedaży i dystrybucji, ewidencji i rozliczenia produkcji czy kadr i płac. Wiedzę tę nabyli oni prowadząc projekty wdrożeniowa w innych przedsiębiorstwach – o tym samym, lub zupełnie odmiennym profilu działalności. Warto czerpać z tej wiedzy, aby odnieść jak największe korzyści z wdrożenia oraz zoptymalizować niektóre procesy zachodzące w organizacji.

Elementem analizy przedwdrożeniowej jest próba nakreślenia jak procesy biznesowe odzwierciedlane są w zintegrowanym systemie zarządzania. Na tej podstawie firma wykonująca analizę i/lub wdrożenie może zaproponować optymalizację tych procesów, zmiany organizacyjne oraz inne usprawnienia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Raport z analizy

Namacalnym efektem prac wykonanych w trakcie analizy przedwdrożeniowej jest dokument (raport) z analizy, nazywany również specyfikacją do wdrożenia. Dokument ten stanowi podstawę do prac konfiguracyjnych oraz wdrożeniowych i wymaga akceptacji ze strony zamawiającego. Raport z analizy przygotowywany jest na podstawie danych zebranych w trakcie prac analitycznych, dokumentów i opracowań przekazanych przez pracowników firmy oraz innych ustaleń przyjętych między dostawcą systemu, a kierownikiem projektu ze strony zamawiającego.

Analiza wyboru oraz analiza przedwdrożeniowa pomagają w podjęciu decyzji o kontynuowaniu lub porzuceniu projektu, rozszerzeniu lub ograniczeniu jego zakresu. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa ogranicza ryzyko związane z wdrożeniem systemu ERP w firmie. I choć wymaga dużego zaangażowania pracowników, temu etapowi prac projektowych warto nadać najwyższy priorytet.