Wpływ systemu ERP na poprawę kondycji przedsiębiorstwa

Zastosowanie kompleksowego, zintegrowanego oprogramowania klasy ERP, realnie wspiera zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie oraz przynosi wymierne korzyści ekonomiczne. Rozwiązania te usprawniają niemal wszystkie procesy biznesowe, co potwierdzają klienci tych rozwiązań, a także stale rosnąca liczba firm, decydujących się na wdrożenie zintegrowanych systemów ERP.

autor: Sławomir Kuźniak

Głównym zadaniem systemu ERP jest zbieranie informacji, ich przetwarzanie i analizowanie. Gromadzenie danych z wielu różnych obszarów, takich jak finanse, księgowość, kadry i płace, sprzedaż, produkcja czy magazynowanie, pozwala nie tylko na szybkie reagowanie i dobór najodpowiedniejszej strategii rozwoju przedsiębiorstwa, ale także na kontrolowanie wszystkich procesów, zachodzących w firmie. Autorzy rozwiązań IT decydują się coraz częściej na modułowe projektowanie swoich systemów, dzięki czemu przy rozwijaniu nowych funkcjonalności, znacznie upraszczają się procesy wdrożeniowe. Za przykład może posłużyć tu Impuls EVO, łączący w sobie standardowe funkcjonalności ERP z rozwiązaniami takimi jak: MES (Manufacturing Execution System – system realizacji produkcji), MWS (Warehouse Management System – zarządzanie przestrzenią magazynową), MHR (Management of Human Resource – zarządzanie kapitałem ludzkim) oraz BI (Business Intelligence). Połączenie tych funkcjonalności w jeden system pozwala na kontrolę nad wszystkimi procesami biznesowymi bez konieczności wdrażania poszczególnych rodzajów oprogramowania od różnych dostawców.

System ERP szyty na miarę

Ze względu na to, że większość systemów ERP ma obecnie budowę modułową, można je w pełni dopasować się do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Kadra zarządzająca ma wówczas możliwość wdrożenia pełnej wersji lub tylko najbardziej interesujących ją rozwiązań, przeznaczonych np. wyłącznie do zarządzania produkcją bądź kadrami. Tym samym te przedsiębiorstwa, które nie mają zamiaru wykorzystać wszystkich proponowanych przez system narzędzi, mogą wybrać jedynie poszczególne opcje i dzięki temu wpłynąć na ograniczenie kosztów.

Ze względu na to, że większość systemów ERP ma obecnie budowę modułową, można je w pełni dopasować się do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. 

Przykładem firm, która wdrożyła różnego rodzaju moduły dostępne w systemie ERP Impuls EVO jest Conbelts Bytom, zatrudniający w Polsce ponad 200 pracowników. Ten  producent taśm przenośnikowych oferuje rozwiązania dla transportu przenośnikowego m.in. w górnictwie, przemyśle mineralnym, energetycznym, a także hutnictwie, rolnictwie i budownictwie. Wdrożenie w Conbelts Bytom objęło zarówno moduły „twarde”, takie jak finanse, produkcję, kadry i płace, gospodarkę materiałową, jak i „miękkie” – CRM, elektroniczny obieg dokumentów (w tym kancelarię, obieg umów, zaliczek, urlopów), faktur, zamówień oraz B2B. System Impuls EVO zapewnił integrację informatyczną w zakresie struktury wielofirmowej.

– Chcieliśmy wdrożyć system zarządzający zakładem produkcyjnym, który pozwoliłby także wyeliminować dokumentację papierową. Impuls EVO te wymagania spełnia. To moim zdaniem najlepsze polskie rozwiązanie MRP, umożliwiające udoskonalanie zakładu a jednocześnie pozwalające na efektowną prezentację informacji za pośrednictwem pulpitów menedżerskich, co dla pracowników wyższego szczebla jest szczególnie istotne – wyjaśnia Dariusz Łużny z Conbelts Bytom.

Szczególnie istotne w tym wdrożeniu było objęcie systemem całości zdarzeń w obrębie produkcji. Menedżment  przedsiębiorstwa docelowo uzyska szeroki zakres informacji o rentowności w różnego rodzaju konfiguracjach (pojedyncze produkty, grupy produktów; działalność serwisowa itd.).

Mobilność systemu

Jedną z cech systemu Impuls EVO jest także to, że dostęp do niego jest możliwy poprzez przeglądarkę internetową, a tym samym poprzez urządzenia mobilne, takie jak smartfony czy tablety. Dzięki zdalnemu dostępowi do systemu i możliwości wprowadzania do niego danych w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca pobytu, znacznie usprawnia się praca osób działających w terenie.

Za przykład może tu posłużyć aplikacja Mobilnego Sprzedawcy, która zapewnia zdalny dostęp do wszystkich informacji handlowych zawartych w systemie ERP. W ramach tego rozwiązania przedstawiciel handlowy może od razu w trakcie spotkania z klientem wprowadzić jego zamówienie, ustalając szczegóły oraz dostępność określonych komponentów składających się na zamówione wyroby. Jeśli pozwalają na to zasoby firmy, możliwe jest również wspólne przeglądanie zdjęć poszczególnych pozycji asortymentowych w trakcie ustalania zamówienia. Dla poszczególnych handlowców to przede wszystkim możliwość bieżącego wglądu we wszystkie informacje związane z klientem, z którym się spotykają. Dotyczy to między innymi wcześniejszych zamówień, obrotów, marż. Natychmiastowy podgląd może obejmować również niezapłacone faktury oraz wszelkie inne informacje obejmujące handlową historię współpracy, co daje ogromne możliwości negocjacyjne, pozwala ocenić ekonomiczne uzasadnienie zastosowania określonej polityki upustowej.

Funkcjonalność Mobilnego Sprzedawcy można również z powodzeniem wykorzystywać we współpracy producentów bądź dystrybutorów z sieciami handlowymi. Przykładowo, przygotowując wprowadzenie nowego produktu czy asortymentu, co wiąże się z zatowarowaniem sklepu, możemy na podstawie informacji z systemu ERP ocenić na jakich półkach zlokalizowane są nasze produkty i jaki wpływ ma to na dotychczasową sprzedaż. W przypadku wycofywania określonych produktów możemy ustalić jakie ilości zostały sprzedane, a jakie powinny zostawać jeszcze w danym sklepie. Możemy również przeprowadzać badania ankietowe dotyczące na przykład zadowolenia z posiadania produktów w ofercie czy problemów związanych ze sprzedażą. Z aplikacji Mobilnego Sprzedawcy korzysta m.in. firma Ekoplon.

– Zdalne wprowadzanie danych z terenu maksymalnie skraca czas reakcji na potrzeby klientów, pozwalając nam szybciej je zaspokajać i działać przez to bardziej efektywnie – tłumaczy Elżbieta Dziurzyńska, kierownik Działu IT z firmy Ekoplon. – Poprzez wdrożenie systemu Impuls EVO handlowcy Ekoplon zyskali możliwość podglądu wszystkich informacji sprzedażowych związanych z danym klientem, tj. należności, warunki handlowe, statusy zamówień oraz dodatkowych informacji na temat hodowli u klienta. Dzięki temu są w stanie szybciej przygotowywać się do spotkań handlowych ze swoimi klientami – dodaje Elżbieta Dziurzyńska.

Komunikacja poprzez Internet

Ciekawym przykładem specjalizowanej aplikacji webowej jest Portal Dostawcy, która zapewnia użytkownikowi dostęp do wszystkich informacji na temat stanów magazynowych przedsiębiorstwa oraz historii współpracy z dostawcami. Jedną z najważniejszych funkcjonalności tej aplikacji jest Portal Aukcyjny, który umożliwia definiowanie online zapytań ofertowych, zamówień w formie aukcji, które mogą zakończyć się zebraniem ofert lub zaproszeniem do licytacji potencjalnych oferentów. Pozwala to na skrócenie procesu wyboru najkorzystniejszej oferty, obniżenie  kosztów zakupów oraz zachowanie transparentności procesu wyboru dostawcy. Ogłoszenie  zapytania ofertowego czy zamówienia publicznego w formie aukcji na dostawę danego towaru czy usługi, usprawnia proces zakupowy i skraca czas jego trwania do minimum. Taki model zapewnia pełną transparentność zakupów i szybki wybór najkorzystniejszej oferty. Dzięki aukcjom na zakup produktów, zmniejsza się koszt zakupu materiałów i usług,  co wpływa bezpośrednio na zwiększenie rentowności produktów oraz szybki zwrot inwestycji.

Poprzez Portal Dostawcy przedsiębiorstwo może również udostępniać kwalifikowanym dostawcom aktualne stany magazynowe dostarczanych przez nich asortymentów, a co za tym idzie umożliwia zmianę sposobu ich zakupu z bezpośredniego na komisowy. Zmiana taka powoduje, że kapitał, który do tej pory lokowany był w zapasy, może być przeznaczony na inne cele, a płatności za dostawy reguluje się zgodnie z faktycznym zużyciem asortymentu do produkcji. Dostawca dzięki wglądowi w stany magazynowe przedsiębiorstwa może również optymalizować realizację zamówionych dostaw w czasie.