Wykorzystanie faktur elektronicznych w firmach

Przepisy dotyczące e-faktur stały się bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. To dobry moment, by poważnie zastanowić się nad wprowadzeniem faktur elektronicznych w firmach.

autor: Ireneusz Krak

Od wielu lat do elektronicznej dokumentacji przekonują dostawcy systemów informatycznych, organizacje ekologiczne a także te zrzeszające przedsiębiorców. Jednak bezskutecznie. W Finlandii, blisko 80% faktur wystawianych jest w postaci elektronicznej. Jeszcze więcej firm – według danych PKPP Lewiatan – korzysta z e-faktur w Wielkiej Brytanii. W Polsce z elektronicznych faktur w relacjach biznesowych korzysta - według różnych szacunków – od kilkunastu do nieco ponad 20% przedsiębiorców. Mimo kampanii informacyjnych, edukacyjnych, trudno ten wynik uznać za sukces.

W labiryncie paradoksów

Chociaż firmy od lat zdają sobie sprawę z tego, że elektroniczny obieg dokumentów przynosi realne oszczędności w postaci zmniejszenia kosztów przygotowywania, drukowania,  dystrybucji dokumentów czy przyśpieszenia procesu płatności, to jednak stosują je niechętnie. Wynika to z głównie z pewnych zaszłości prawnych – przez wiele lat przepisy nie nadążały za potrzebami biznesu. Urzędy skarbowe często różnie je interpretowały w związku z czym właściciele firm woleli stosować faktury papierowe – to, co jest dobrze znane i powszechnie akceptowane. Trzeba też przyznać, że sam proces zgody na otrzymywanie e-faktury wymagał podpisania papierowego dokumentu, co kompletnie kłóciło się z ideą elektronicznego dokumentu i związanej z nią wygody. O tym jak dużą barierą była konieczność zdobycia pisemnej zgody odbiorców e-faktur na ich otrzymywanie, jest przykład jednej z firm, która na kilkanaście tysięcy faktur, jedynie kilkaset wystawia elektronicznie. 

Sytuację komplikowała także konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych. Choć ceny tego pierwszego rozwiązania systematycznie spadały, by osiągnąć w końcu poziom akceptowalny także przez wiele małych firm, to przedsiębiorcy podchodzili do e-podpisu nieufnie. Traktowali je jako rozwiązanie siłą narzucone przez państwo, które nie pozostawiło przedsiębiorcom żadnej alternatywy w postaci stosowania choćby certyfikatów niekwalifikowanych. W końcu zaczęto zmieniać przepisy na bardziej przyjazne dla przedsiębiorców.

Przełom czyli zgoda domniemana

Sytuację zmieniło nieco wprowadzenie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W 2012 r. pojawiło się na horyzoncie kolejne światełko w tunelu – w grudniu wprowadzono nowe przepisy dotyczące wystawiania i sposobu przechowywania oraz wysyłania faktur. Prawo zrównało wreszcie faktury elektroniczne z tradycyjnymi i umożliwiło korzystanie z e-faktur bez konieczności opatrywania ich podpisem kwalifikowanym.  Wprowadzono możliwość zapewnienia wiarygodności e-faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Był to krok w dobrym kierunku, choć ten zapis dalej wywoływał kontrowersje, a Izby Skarbowe różnie go interpretowały. W przesyłanej e-mailem e-fakturze konieczne było zachowanie integralności danych i autentyczności pochodzenia dokumentu. Kwestią sporną pozostała procedura potwierdzenia tych wymagań podczas kontroli biznesowej. Zapis prawny był bowiem niejasny.

Ogromnym ułatwieniem było za to wprowadzenie zasady zgody domniemanej. Od początku 2013 r. kwestie zgody na przesyłanie faktur leżą w gestii umownej stron. Dopuszczono zgodę ustną lub domniemaną czyli opłacenie pierwszej faktury elektronicznej przez klienta uznaje się za zgodę na otrzymywanie e-faktur.

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje nowa definicja e-faktury. Zgodnie z nowymi przepisami jest to dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Przy tym wybór samego formatu zależy od podatnika. Może to być na przykład faktura w formie komunikatu XML lub też inny rodzaj formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym). W praktyce oznacza to, że e-fakturą są też faktury sporządzone w formie papierowej, przetworzone na format elektroniczny, zeskanowane,  a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail. Elektroniczną fakturą jest też dokument w formacie elektronicznym udostępniany za pośrednictwem serwisu internetowego.

Nowe przepisy to szansa na upowszechnienie e-faktur zwłaszcza zarówno małych, średnich, jak i dużych firm, choć trzeba przyznać, że te ostatnie znacznie częściej wdrażały e-fakturę. Głównie ze względu na niższe koszty w porównaniu z jej papierowym odpowiednikiem i poprawę płynności finansowej. Dla firmy wystawiającej kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy faktur miesięcznie, korzyści są łatwo namacalne.

W chmurze

Zmiany prawne wpływają na rozwój systemów informatycznych wspierających proces tworzenia, archiwizowania i dystrybucji faktur elektronicznych. Dla małych mobilnych firm, optymalnym rozwiązaniem są programy oferowane w chmurze obliczeniowej. Nie wymagają one żadnych inwestycji w sprzęt czy infrastrukturę. To zwykle bardzo proste w obsłudze aplikacje, zaprojektowane z myślą o firmach wystawiających kilka, kilkadziesiąt faktur miesięcznie. Serwisy różnią się nieznacznie funkcjonalnością oraz interfejsem. Przy ich wyborze trzeba zwrócić uwagę na to, że nie wszystkie oferują np. wersje angielskie faktur, część z nich posiada też ograniczone możliwości edycji dokumentów. Bardziej zaawansowane rozwiązania mają możliwość rejestracji operacji finansowych realizowanych przez pracowników: wpłaty należności do kasy czy odbioru należności od klienta. Automatycznie synchronizują też kursy walut z NBP, mają możliwość windykacji przeterminowanych należności, generowania raportów i zestawień oraz integracji płatności za faktury z systemami takimi jak PayU, PayPal, DotPay czy Przelewy24.

W przypadku większych firm takie aplikacje się jednak już nie sprawdzają. Wystawienie i wysłanie kilkuset czy więcej faktur w krótkim czasie wymaga rozwiązań, które pozwalają zautomatyzować proces przygotowywania e-faktur. Dla średniej firmy ważne jest też to, by sposób generowania różnego rodzaju dokumentów księgowych – np. faktur krajowych czy eksportowych – mógł zostać określony indywidualnie przez użytkownika. Chodzi tutaj nie tylko o temat i treść maila do konkretnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, ale także o takie parametry jak np. język faktury czy też waluta. Bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalają na automatyczną realizację wysyłki nieograniczonej liczby e-faktur w zdefiniowanym wcześniej terminie, do określonej grupy odbiorców. I mają jeszcze jedną zaletę – pozwalają na archiwizowanie faktur, a ten proces jest znacznie większym wyzwaniem niż wystawianie e-dokumentów.

E-faktura jako element większej całości

W średnich firmach najlepiej i najwygodniej powiązać wystawianie i dystrybucję faktur z innymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. W takim ujęciu fakturowanie jest fragmentem większej całości. Dla przykładu, w systemie Impuls EVO, moduł do zarządzania e-fakturami funkcjonuje jako finalny etap całego procesu fakturowania, który integruje i analizuje informacje z różnych działów firmy: księgowości, produkcji, logistyki, sprzedaży, etc, dzięki czemu obsługa e-faktur zawsze jest powiązana z innymi procesami zachodzącymi w firmie – np. zamówieniami.

Wdrożenie modułu dystrybucyjno-sprzedażowego umożliwia powiązanie zamówień klientów z dokumentami WZ i fakturami. Po otrzymaniu zamówienia, firma wprowadza je do systemu, na tej podstawie tworzony jest dokument WZ i wystawiana jest faktura. Dzięki temu łatwo kontrolować zamówienia, płatności, znacząco ogranicza się też możliwość pojawiania się błędów w wystawianych dokumentach.  Co ważne, do e-faktury zawsze dołączony jest link, po jego kliknięciu przez klienta, następuje autoryzacja szyfrowanej informacji i – jeśli została ona odczytana przez właściwą osobę zdefiniowaną w systemie – trafia ona do systemu Impuls. Zapobiega to sytuacjom, w którym dokument mógłby trafić w niepowołane ręce. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę - po kliknięciu przez odbiorcę faktury na odpowiedni link, informacja o otrzymaniu e-faktury automatycznie zapisuje się w systemie Impuls EVO, co przyśpiesza płatności. W systemie pojawia się więc potwierdzenie odebrania faktury przez adresata. Rozwiązanie umożliwia też utworzenie do obsługi e-faktur w firmie specjalnego portalu www pozwalającego na generowanie, dystrybucję oraz podgląd dokumentów.

W związku z wprowadzonymi zmianami prawnymi należy spodziewać się coraz powszechniejszej akceptacji e-faktur. Rosnące zainteresowanie rozwiązaniami eliminującymi z obiegu papier w firmach wynika z dwóch powodów. Pierwszy to możliwość ograniczenia kosztów, drugi to poprawa komfortu pracy, która także ma wymiar finansowy. Firma przetwarzająca rocznie kilkadziesiąt tysięcy papierowych dokumentów, w ciągu kilku lat tworzy gigantyczne archiwum, w którym wyszukanie konkretnego dokumentu może trwać nawet kilkadziesiąt minut. Elektroniczne archiwum umożliwia wyszukanie dokumentów ciągu kilku sekund z dowolnego miejsca, w którym mamy podłączenie do Internetu. Możemy wpisać dowolne hasło, nazwę klienta czy przedmiot umowy i otrzymać natychmiast precyzyjny wynik wyszukiwania.

E-faktura stanie się w Polsce standardem i to nie ulega wątpliwości. Pytanie jakie powinniśmy sobie zadać brzmi zatem nie „czy?” tylko „kiedy”? Z naszych doświadczeń wynika, że liczba wdrożeń rozwiązania e-Faktura w ramach systemu Impuls EVO uległa podwojeniu na przestrzeni ostatnich 2 lat. Wprowadzone w tym roku zmiany prawne mogą zachęcić przedsiębiorców do tego, by na e-fakturę spojrzeli oni jeszcze bardziej przychylnie.