Podstawowe funkcje systemów klasy ERP

Systemy klasy ERP umożliwiają poprawę wykorzystania zasobów materiałowych, technologicznych i pracowniczych przez integrację danych pochodzących z różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wszystkie obszary działalności firmy mogą być obsługiwane przez jedno, spójne narzędzie informatyczne.

ERP wspiera zarządzanie przedsiębiorstwem w obszarze handlu i dystrybucji, gospodarki magazynowej, finansach i księgowości (FK), planowania, ewidencji i rozliczania produkcji, ewidencji i amortyzacji składników majątku firmy, serwisu i usług oraz kadrowo- płacowym. W wielu systemach tej klasy znajdziemy podstawowe narzędzia analityczne, raportowania i kontrolingu oraz zarządzania strategicznego (budżetowanie). Producenci coraz częściej rozbudowują rozwiązania ERP o funkcje zarządzania relacjami z klientami (CRM,) mobilnego wsparcia sprzedaży (SFA), obiegu dokumentów oraz zarządzania projektami. Systemy ERP wspomagają zarządzanie procesami zachodzącymi w firmach różnej wielkości, działających w różnych branżach i otoczeniu biznesowym, w tym firm handlowych, produkcyjnych, logistycznych a nawet biur rachunkowych.

System ERP ma budowę modułową tzn. składa się z niezależnych od siebie modułów, z których każdy wspiera wybrany obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z reguły implementuje się kilka podstawowych modułów systemu ERP (handel i dystrybucja, FK, środki trwałe, produkcja), podczas gdy pozostałe obszary biznesowe (kadry i płace, CRM, SFA) mogą być wspomagane przez oprogramowanie informatyczne dostarczone przez firmy trzecie. Cechą charakterystyczną narzędzi ERP jest wspólna baza danych dla wszystkich modułów. Dane w kartotekach towarów czy bazie kontrahentów wprowadzane są tylko raz.

Baza kontrahentów

Kartoteki kontrahentów umożliwiają gromadzenie informacji o odbiorcach i dostawcach. Na karcie kontrahenta przechowywane są dane firmy, informacje adresowe i kontaktowe oraz szczegóły dotyczące miejsc dostawy. Kartoteki kontrahentów mogą być organizowane według grup oraz innych kryteriów podziału, a także wyszukiwane według różnych kryteriów: po NIP, nazwie czy regionie.

W ustawieniach księgowych definiuje się typ kontrahenta (podmiot gospodarczy, osoba fizyczna) oraz jego rodzaj (krajowy, unijny, pozaujnijny, rolnik ryczałtowy). Każdy kontrahent w bazie ma ustalone warunki handlowe takie jak upusty, metody dostawy, formy płatności czy przyznany kredyt obrotowy.

Listy towarów

Kartoteka towarów, produktów i usług to druga wspólna kartoteka każdego systemu ERP. Indeksy mogą być łączone w grupy, wyszukiwane według wielu kryteriów (kod, nazwa, grupa, EAN) oraz filtrowane według typu (towar, produkt, koszt, usługa).

Indeksy handlowe przechowują dodatkowe informacje o wyrobach gotowych i towarach w obrocie handlowym. Do danych tych należą kod EAN, symbol SWW (PKWiU), ceny zakupu i sprzedaży oraz informacje o stawkach VAT, cle, akcyzie oraz stawkach gospodarowania odpadami. Na karcie towaru istnieje możliwość zdefiniowania jednostek pomocniczych, różnych typów opakowań oraz zamienników.

Handel i dystrybucja

W obszarze handlu, dystrybucji oraz gospodarki magazynowej wyróżniamy następujące podstawowe funkcje systemów ERP:

• obsługa zapytań, ofert i zamówień dla sprzedaży i zakupu,
• tworzenie dokumentów handlowych i magazynowych,
• zarządzanie cennikami i promocjami,
• zarządzanie obrotem towaru z zagranicy (import),
• elektroniczna wymiana dokumentów zamówień i sprzedaży.

Moduł handlowy umożliwia wystawianie dokumentów sprzedażowych dla transakcji krajowych i zagranicznych (faktury VAT, eksportowe, paragony). Dokumenty te mogą być tworzone na podstawie przygotowanych wcześniej ofert lub zamówień zakupu. Podejście to ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych; jednocześnie pozwala śledzić stan realizacji zamówień.

Cechą charakterystyczną narzędzi ERP jest wspólna baza danych dla wszystkich modułów. Dane w kartotekach towarów czy bazie kontrahentów wprowadzane są tylko raz.

System ERP ma wbudowane funkcje zarządzania cenami zakupu i sprzedaży, upustami oraz promocjami. Istnieje możliwość zdefiniowania wielu cenników oraz rabatów dla towarów, kontrahentów oraz grup odbiorców. Upusty promocyjne mogą być wprowadzone w formie stałej ceny, a także naliczane jako rabat od ceny sprzedaży lub narzut na cenę zakupu.

W zakresie gospodarki magazynowej system ERP umożliwia definiowanie magazynów fizycznych i logicznych, wewnętrznych oraz oddziałowych. Oprogramowanie ERP może współpracować z kolektorami danych (czytniki kodów kreskowych); dostarczać funkcje obsługi magazynów wysokiego składowania oraz narzędzia wspomagające obrót opakowaniami zwrotnymi (palety i inne).

System ERP pozwala na pełną ewidencję ruchów magazynowych z zachowaniem informacji o przekazywanych surowcach, półproduktach czy wyrobach gotowych (śledzenie partii). Dotyczy to dokumentów przesunięć magazynowy wydania (MMW) i przyjęcia (MMP) oraz zewnętrznych wydań magazynowych (WZ). Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane automatycznie do dokumentów wewnętrznych i handlowych takich jak faktura sprzedaży (FS), przyjęcie zewnętrzne (PZ), przyjęcie wewnętrzne (PW) czy rozchód wewnętrzny (RW). Oprogramowanie ERP zapewnia pełną ewidencję stanów magazynowych z rozliczeniem ilościowym i wartościowym.

Funkcje obrotu towarem z zagranicą obejmują możliwość wystawiania faktur eksportowych oraz dokumentów importowych w zakresie nabycia wewnątrzwspólnotowego oraz importu spoza krajów Unii Europejskiej. Funkcje te obejmują obsługę składów celnych, naliczanie kosztów transportu krajowego i zagranicznego, cła, akcyzy i VAT, możliwość tworzenia dokumentów SAD i deklaracji Intrastat a także faktur wewnętrznych sprzedaży i zakupu.

Kluczowym elementem ERP coraz częściej stają się mechanizmy elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Najczęściej wykorzystywane funkcje EDI to tworzenie elektronicznych wersji faktur i faktur korekt, tak by mogły zostać wysłane przez EDI oraz automatyczny import dokumentów zamówień. EDI zastępuje tradycyjne metody przyjmowania zamówień takie jak telefon, faks czy e-mail. Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych przyspiesza tworzenie zamówień, ogranicza liczbę błędów (zamówienia mogą być weryfikowane już na etapie przekazywania ich do dostawcy) oraz redukuje koszty związane z dokumentami papierowymi.

Finanse i księgowość

Prowadzenie działalności związane jest koniecznością ewidencjowania zdarzeń gospodarczych. Na rynku znajdziemy grupę systemów ERP, które wspomagają pracę firm prowadzących uproszczoną księgowość (rozliczenie na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów, KPiR) oraz osób, które opłacają podatek dochodowy w formie zryczałtowanej.

Spółki prawa handlowego, instytucje publiczne i inne osoby prawne mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych tzw. pełnej księgowości. W systemach ERP funkcje te realizowane są w module finansowo-księgowym (FK) i obejmują:

• księgę główną oraz bufory zapisów księgowych,
• obsługę kas i rejestrów bankowych,
• rejestr zakupu oraz sprzedaży towarów i usług objętych podatkiem VAT,
• obsługę należności i zobowiązań,
• funkcje zarządzania płatnościami,
• generowanie deklaracji podatkowych takich jak VAT-7, VAT-EU,
• funkcje raportowania oraz automatycznego tworzenia sprawozdań finansowych.

Systemy FK umożliwiają księgowanie operacji finansowych w oparciu o zakładowy plan kont, zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Rachunkowej (MSSF). Funkcje te obejmują możliwość definiowania kont syntetycznych i analitycznych, ujmowanie i rozliczanie kosztów działalności według rodzaju (konta zespołu 4) i według typu działalności (konta zespołu 5) lub ewidencję kosztów w zespole 4 i 5.

Zapisy księgowe, dotyczące m.in. faktur sprzedaży, zakupu, dokumentów kasowych i bankowych, wprowadzane są do dzienników księgowych, które grupują dekrety dokumentów tego samego typu. Księgowi mogą wprowadzać zapisy księgowe do tzw. buforów księgowań, gdzie mogą one być modyfikowane i uzupełniane, aż do momentu przeniesienia ich do księgi głównej. Pracownicy działu księgowości mogą szybko wyszukiwać konta według numeru lub kontrahentów oraz przeglądać obroty i salda na kontach w celu weryfikacji poprawności zaksięgowanych zapisów.

Systemy FK wyposażane są standardowo w mechanizmy, które ułatwiają księgowanie dokumentów na kontach. Automaty księgowe, nazywane również schematami księgowymi, umożliwiają automatyczną dekretację różnego typu dokumentów handlowych i magazynowych do dzienników (buforów księgowych) według ustalonego sposobu dekretowania dokumentów. Pozwala to zaoszczędzić czas oraz ograniczyć liczbę błędów związanych z nieprawidłowym księgowaniem dokumentów.

Funkcjonalność modułu FK obejmuje również możliwość definiowania kręgów kosztów, tworzenia kluczy podziałowych oraz używanie automatów księgowań okresowych, które automatyzują proces cyklicznych rozlicznych kosztów w czasie oraz przeksięgowywania przychodów i kosztów na wynik finansowy.

Moduł FK systemu ERP umożliwia prowadzenie rejestrów VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dane do rejestrów mogą być wprowadzane automatycznie na podstawie dokumentów handlowych tworzonych w systemie ERP lub ręcznych dokumentów a`vista, bezpośrednio w rejestrze VAT.

Wsparcie obszaru finansowego w systemie FK obejmuje moduł rozliczeń należności i zobowiązań (kojarzenie płatności z dokumentami), mechanizmy wystawiania kompensat oraz generowania upomnień i not odsetkowych. Preliminarz płatności umożliwia wygenerowanie aktualnego stanu środków w kasie i na rachunkach bankowych oraz pozwala śledzić planowane wpłaty należności i wypłaty zobowiązań. Jest to narzędzie, które ułatwia analizę przepływów pieniężnych oraz zarządzanie zapotrzebowaniem firmy na środki finansowe. ERP umożliwia ewidencję zapisów kasowych i bankowych oraz pozwala na automatyczny import listy płatności z systemów bankowości elektronicznej. Oprogramowanie współpracuje z drukarkami fiskalnymi.