To uproszczenie, ale też oszczędność dla pracodawców. Akta pracownicze będzie można przechowywać w cyfrowej wersji (a nie tylko papierowej) i to jedynie przez 10 lat (a nie przez 50, jak ma to miejsce aktualnie). Ustawę przyjął już sejm, przyjął ją też senat.
Aktualizacja, 20 stycznia 2018: W piątek senat przyjął ustawę, która zmienia przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Przedsiębiorcy mają powody do zadowolenia, bo zarówno skrócenie czasu przechowywania, jak i opcja w postaci cyfrowej archiwizacji zostały zaakceptowane. Teraz został już tylko podpis prezydenta, by firmy mogły oszczędzać nawet 100 milionów złotych rocznie (jak podał wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj).
News, 28 października 2017: Z jednej strony ci, którym środowisko naturalne nie jest obojętne, krzyczą, że trzeba ograniczać wykorzystanie papieru. Z drugiej przedsiębiorcy muszą archiwizować dokumenty w formie papierowej i to przez wiele, wiele lat. Idzie jednak dobra zmiana.
Obiektem zmian są akta pracownicze. Obecnie pracodawca ma obowiązek przechowywać je przez 5 dekad i koniecznie w formie papierowej. To z jednej strony oznacza konieczność wykorzystania dużej ilości papieru, po drugie – generuje koszty, a po trzecie – zwiększa ryzyko zniszczenia tych dokumentów.
Ministerstwo Rozwoju przygotowało jednak projekt ustawy (który został przyjęty przez rząd), w myśl którego akta pracownicze będą mogły być archiwizowane w formie elektronicznej i to tylko przez 10 lat. Nie ma potrzeby, by były one przechowywane dłużej.
Nowe przepisy obejmą wszystkich pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku – pracodawcy będą musieli wysyłać do ZUS-u comiesięczne raporty umożliwiające ustalenie wysokości emerytury. Będzie można przejść na taki system także w przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku.
Jak podsumowuje MR, „Projekt ustawy [...]: skraca okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych z 50 do 10 lat, pozwala pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej [i] wskazuje bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną”.
Źródło: Ministerstwo Rozwoju. Foto: creativesignature/Pixabay (CC0)
Komentarze
8Ktoś wie, co jest podstawą do obliczenia emerytury przez ZUS? Czy świadectwa pracy wystarczą?