Elektroniczna Wymiana Danych – sposób na integralną komunikacje handlową

Optymalizacja obsługi dużego wolumenu danych zarówno wewnątrz firm, jak i w układzie B2B, to jeden z bezwzględnych priorytetów budowania profesjonalnych relacji biznesowych.

Dla 56 proc. firm kłopoty z danymi oznaczają zagrożenie płynności komunikacji i współpracy, również z partnerami zewnętrznymi. Dlatego wymiana informacji w biznesie powinna podlegać ściśle określonym standardom – w tym: sprawnej transmisji dokumentów przy użyciu bezpiecznych protokołów, bezbłędnej walidacji danych i ich szybkiego przetwarzania.

Wykorzystywanie komputerów do tworzenia, przechowywania i wymiany danych jest obecnie normą, jednak ich manualne wprowadzanie, tworzenie dokumentacji handlowej i administracyjnej, skanowanie i drukowanie, przesyłanie jej tradycyjnymi kanałami transmisji, takimi jak faks czy poczta elektroniczna spowalnia procesy biznesowe, konsumuje zasoby finansowe firmy i generuje ryzyko błędu operacji, wynikające z zaangażowania czynnika ludzkiego. W celu zwiększenia efektywności tych procesów, wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektronicznej Wymiany Danych, procesu stanowiącego pomost łączący bezpośrednio systemy komputerowe partnerów biznesowych, umożliwiający transmisję informacji handlowych czy administracyjnych bez potrzeby ingerencji człowieka.

Pierwsza implementacja procesu EDI miała miejsce w sektorze transportu – stosowali go przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni. Obecnie koncepcja ta znalazła zastosowanie w różnych sektorach gospodarki: handlu, transporcie i logistyce, finansach, ubezpieczeniach, inżynierii czy turystyce. EDI stanowi dziś podstawę do budowania efektywnych relacji rynkowych, usprawniając większość procesów biznesowych, takich jak księgowość, produkcja, płatności, zaopatrzenie, zakupy czy projektowanie.

„Dla wielu światowych firm EDI od dawna stanowi standard funkcjonowania. Wynikające z wdrożenia tego procesu korzyści mają kluczowe znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstwa, a w niektórych przypadkach mogą decydować o być czy nie być firmy. Niektóre efekty implementacji procesu elektronicznej wymiany danych są widoczne niemalże natychmiast. Rezygnacja z manualnego przetwarzania, drukowania, archiwizacji i wysyłki papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników skraca czas komunikacji biznesowej i znacząco obniża koszty administracyjne. Najważniejsze, choć trudne do skalkulowania, są jednak pośrednie, długofalowe korzyści strategiczne - wzrost prestiżu firmy i jej wiarygodności w oczach partnerów i klientów, podniesienie jakości i standardów współpracy” – wylicza Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Standardy EDI – komunikacja językiem systemów

Tak jak w realnym świecie komunikacja między partnerami biznesowymi, aby była skuteczna, musi odbywać się w zrozumiałym dla obydwu stron języku, również maszyny – podmioty elektronicznej wymiany informacji – muszą rozumieć komunikaty, którymi się porozumiewają. EDI jest procesem wymiany danych sformatowanych w taki sposób, aby były czytelne dla różnorodnych systemów komputerowych. Elektroniczne dokumenty mają formę komunikatów EDI, zapisanych w formacie wyznaczonym przez standard, który jest rodzajem „języka” zrozumiałego dla systemów informatycznych.

Wśród najpopularniejszych standardów EDI wyróżnia się standard UN/EDIFACT (United Nations Rules For Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport), opracowany przez Organizację Narodów Zjednoczonych i stosowany m.in. w handlu, transporcie czy zarządzaniu. Jest to jedyny standard międzynarodowy. W Ameryce Północnej, w celu usprawnienia transakcji biznesowych firm z różnych sektorów gospodarki, American National Standards Institute wdrożył standard ASC X12. Z kolei powstały na bazie języka XML, standard cXML jest otwartym rozwiązaniem, mającym szerokie zastosowanie w domenie e-commerce. Wybór standardu zależy zatem od rejonu działalności firmy, domeny w jakiej funkcjonuje oraz wysokości budżetu, jakim dysponuje.

Rozwiązania dedykowane czy „pudełkowe” – które wdrożyć?

Zanim system komputerowy przedsiębiorstwa będzie mógł wziąć udział w procesie elektronicznej wymiany danych z systemami komputerowymi partnerów biznesowych, firma musi dokonać wyboru  jednego z modeli implementacji EDI. Na rynku funkcjonują dostawcy dedykowanych rozwiązań, którzy zaprogramują autorski system, uszyty na miarę potrzeb firmy. Istnieje również możliwość wyboru jednego spośród produkowanych seryjnie programów „pudełkowych”, które oferują gotowe rozwiązanie. Alternatywą dla tych rozwiązań jest usługa aplikacji opartej na wymianie danych w standardzie EDI, dostępnej jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS, które opierając się na zasadzie Pay-Per-Use, znacznie redukuje koszty korzystania z systemu.

Zaletą dedykowanego rozwiązania jest elastyczność wdrożonego narzędzia – program ma szansę rozwijać się wraz z firmą, ponieważ jego twórca może wprowadzać zmiany w systemie i kreować nowe funkcjonalności, podążające za zmieniającymi się potrzebami przedsiębiorstwa. Program „pudełkowy” oferuje skończone rozwiązanie, które jest na tyle uniwersalne, aby sprostać oczekiwaniom szerokiego grona użytkowników. Oznacza to jednak dużą liczbę funkcjonalności, które mogą czynić obsługę systemu bardziej skomplikowanym. Istotnym z punktu widzenia przyszłych użytkowników programu atutem autorskiego rozwiązania jest gwarancja bezpośredniego wsparcia klienta, zarówno w czasie wdrażania, jak i po nim. Dzięki oparciu na procesach znanych użytkownikom z codziennej działalności firmy, program jest też łatwiejszy w obsłudze. Producent gotowego do implementacji oprogramowania nie oferuje takiego zakresu pomocy, a korzystanie z serwisu i suportu w przypadku zagranicznego producenta może generować dodatkowe koszty.

„Przy wyborze rozwiązania istotnym z punktu widzenia firmy kryterium wyboru są koszty. Masowa sprzedaż gotowego oprogramowania znacznie obniża jego cenę. Koszt wdrożenia dedykowanego rozwiązania może być wyższy, jednak właściwie dopasowany system stanowi wartość dodaną do efektywności jego funkcjonowania, która generuje oszczędności w długofalowej perspektywie” – ocenia Adrian Lapierre. Zdarza się jednak, że partnerzy przedsiębiorstwa stosują jako standard pudełkowe oprogramowanie. W takim przypadku jego zakup może okazać się wystarczający dla usprawnienia komunikacji. „Nie zawsze jednak „pudełkowe” rozwiązanie jest w stanie sprostać specyficznym potrzebom firmy” – dodaje Adrian Lapierre.

Koszty, czas  – gdzie oszczędzamy?

Implementacja standardu EDI umożliwia firmie spokojny rozwój bez obaw o obniżenie efektywności działań przy zwiększonej liczbie partnerów i operacji biznesowych. Jedną z kluczowych i widocznych niemal natychmiast korzyści wynikających z wdrożenia EDI jest redukcja kosztów obsługi administracyjnej wymiany informacji oraz oszczędność czasu. Elektroniczne komunikaty zastępują  papierowe dokumenty, nie jest już konieczna ich manualna obróbka, generująca koszty wynikające z konieczności angażowania pracowników administracyjnych w czynności czasochłonnego zbierania, gromadzenia i wprowadzania danych do komputera, kopiowania i skanowania dokumentów oraz ich dystrybucji. Wymiana informacji następuje natychmiast, co zwiększa efektywność operacji i sprawia, że ich liczba jest teoretycznie nieograniczona.

„Oszczędność czasu i pieniędzy generowana jest również dzięki zminimalizowaniu ryzyka wystąpienia błędów przy wprowadzaniu i wymianie danych w konsekwencji wyeliminowania z procesu EDI czynnika ludzkiego. Ponadto gwarantuje, że dokument elektroniczny, w przeciwieństwie do papierowego, nie zostanie zagubiony czy zniszczony, co pracownikom przedsiębiorstw zdarza się niezwykle często. Integracja EDI z systemem obiegu dokumentów w firmie (DMS, ang. Document Management System), sprawi, że personel odpowiedzialny dotychczas za operacje sporządzania, dystrybucji, wyszukiwania, weryfikacji czy odtwarzania dokumentów papierowych może zostać skierowany do realizacji bardziej wartościowych procesów biznesowych” – komentuje Adrian Lapierre.

Redukcja kosztów pracy nie stanowi jedynego aspektu sukcesu wdrożenia EDI. W perspektywie długofalowej, kluczowe znaczenie dla firmy mają korzyści strategiczne, które nie tylko zapewniają jej stabilizację i ciągłość działania, ale też znacząco podnoszą jakość funkcjonowania, gwarantując wzrost prestiżu i konkurencyjności. EDI to nowoczesny sposób prowadzenia komunikacji biznesowej, który znacznie usprawnia i precyzuje wymianę informacji, podnosząc jakość usług i w konsekwencji budując wiarygodność firmy oraz wzmacniając zaufanie jej partnerów i klientów.

Dobrym przykładem korzyści płynących z zastosowania EDI jest handel.

Elektroniczna transmisja dokumentów typu zamówienie, faktura, płatność, znacznie skraca czas transakcji i eliminuje kosztowne pomyłki, które negatywnie wpływają na wizerunek firmy. Automatyzacja wymiany informacji z klientem przyczynia się do wzrostu jego zadowolenia i satysfakcji z usługi, a integracja z systemem kontroli zapasów magazynowych pozwala uniknąć sytuacji, w której nabywca będzie musiał zrezygnować ze współpracy, spotykając się z brakiem pożądanego towaru.

Jak zauważa Lapierre: „Nie można zapominać o tym, że EDI to również natychmiastowa informacja o aktualnych stanach magazynowych, o spodziewanych przychodach, o stanie płatności. Wiele firm najzwyczajniej nie wie, jaki ma kapitał i jaką sprzedaż. Dowiaduje się tego dopiero w chwili, gdy księgowa zamknie okres rozliczeniowy, np. raz na kwartał. Problem ten dotyczy w szczególności instytucji państwowych, korporacji, ale nie jest też obcy małym firmom. Dzięki elektronicznej wymianie danych można dokonywać prognozowania i sterować zapasami w magazynach zgodnie z aktualnym trendem sprzedaży i sezonowością. Utrzymywanie stanów magazynowych jest bardzo kosztowe i kłóci się z panującą obecnie praktyką wizualizowania wszystkiego – tak  towaru, jak i samych pracowników. Towar powinien być dostępny dokładnie wtedy, kiedy jest na niego zapotrzebowanie - just in time, nie wcześniej i nie później. Podobnie pracownicy w outsourcingu – również powinni być dostępni na żądanie. Po co utrzymywać etaty, jeśli popyt jest zmienny i sezonowy?”.

EDI – w kierunku integracji biznesu

Komunikacja biznesowa to proces stałej wymiany danych. Właściwa organizacja i zarządzanie nimi pozwalają zwiększać efektywności pracy, obniżać koszty operacyjne oraz usprawniać dostęp do wiarygodnych informacji istotnych w realizacji procesów decyzyjnych firmy. Zapewnienie bezpieczeństwa wymiany tych danych to obowiązek każdego funkcjonującego na rynku podmiotu.

Stosowanie globalnych standardów w tym zakresie oznacza możliwość rozwoju, otwarcia na innych partnerów, wzmocnienia swojej konkurencyjności i wreszcie oszczędność czasu i pieniędzy. Z tej perspektywy EDI to rozwiązanie, które pozwala tworzyć globalną platformę biznesową, w ramach której zmniejsza się dystans i zacieśniają relacje między jej użytkownikami – kontrahentami, klientami, partnerami biznesowymi. Dzięki wykorzystaniu tej technologii procesy należące do wspólnego łańcucha tworzą integralną komunikację handlową, która zwiększa produktywność  firm uczestniczących w elektronicznej wymianie danych.