Komunikacja w pełni zintegrowana

Obecnie jednymi z najczęściej wybieranych systemów komunikacyjnych przez firmy są rozwiązania Unified Communications, czyli zintegrowanej komunikacji. Systemy te nabierają coraz większego znaczenia, ponieważ liczba kanałów komunikacyjnych, które są na co dzień wykorzystywane przez firmy, stale rośnie. Trudno sobie już wyobrazić funkcjonowanie firmy nie tylko bez telefonu, komórki czy maila ale również bez chatów, wykorzystania możliwości social media czy tele- i wideokonferencji.

autor: Jarosław Modrzewski

Tak duże spektrum narzędzi komunikacyjnych to z jednej strony większe możliwości, z zaś drugiej źródło chaosu i kosztów, związanych z utrzymywaniem różnorodnej infrastruktury. Problem braku spójności w obszarze komunikacji dotyczy przede wszystkim firm o rozproszonej strukturze. Szybka i precyzyjna komunikacji, łatwiejsza współpraca w ramach zespołów, czy wreszcie ograniczenie kosztów związanych z podróżami - to korzyści, których przedsiębiorstwa mogą oczekiwać niemal natychmiast po wdrożeniu. Podobnych zastosowań UC mogą spodziewać się firmy, działające w modelu pracy zdalnej.

UC – jak to działa

Korzystając z systemów UC pracownicy mogą za pomocą jednego przycisku przełączać się pomiędzy urządzeniami. Rozwiązanie zawiera m.in. takie funkcje, jak: współdzielenie pulpitu, odbieranie połączenia telefonicznego np. na laptopie, czy też opcja presence, polegająca na monitorowaniu obecności innych użytkowników w czasie rzeczywistym. Warto wyróżnić także click to call - pozwala na wykonywanie z poziomu dowolnego dokumentu czy strony www, połączeń poprzez zaznaczenie numeru i dzwonienie z menu, po naciśnięciu prawego przycisku myszy. Inną opcją jest integracja z klientem poczty elektronicznej. Dzięki temu nagrania z poczty głosowej pojawiają się jako załączniki do e-maili, co umożliwia ich łatwą identyfikację, odsłuchiwanie w dowolnej kolejności, przewijanie i przesyłanie. Zaletą ze świadczenia usług UC przez spółkę z Grupy Orange jest także możliwość połączenia telefonii mobilnej z telefonia stacjonarną w homogeniczną strukturę. W efekcie połączenia wykonywane między telefonami komórkowymi a stacjonarnymi są bezpłatne.

UC w chmurze

Korzyści, jakie niesie za sobą użytkowanie systemu UC, przekonują polskie firm. Jednak jeszcze do niedawna próg inwestycyjny był na tyle wysoki, że na zintegrowaną komunikację mogły sobie pozwolić tylko największe podmioty. Bazując na technologii cloud udało nam się zmniejszyć tę barierę. System UC oferowany w formie usługi (UCaaS) uczynił funkcjonalność rozwiązania bardziej przystępną.

Integrated Solutions zrealizował wdrożenie UCaaS m.in. w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji. To pierwszy tego typu projekt w sektorze publicznym. Prace trwały zaledwie miesiąc i objęły swoim zasięgiem 500 pracowników ministerstwa. Na UC w chmurze zdecydował się także Bank Ochrony Środowiska oraz Grupa Danone. W przypadku BOŚ korzyści z wdrożenia dotyczyły nie tylko działań komunikacyjnych, ale również uwolnienia zasobów i lepszej organizacji pracy działu IT. Decydując się na UcaaS, dział IT mógł skupić się na wspieraniu core’owych obszarów infrastruktury banku. Drugi element na mapie korzyści BOŚ to pozytywne zmiany w budżecie dotyczące relacji OPEX do CAPEX. W perspektywie 2-3 lat spółka spodziewa się kilkudziesięcioprocentowego spadku wysokości OPEX w obszarze usług teleco. Na korzyści budżetowe zwraca uwagę także Grupa Danone. Dzięki UCaaS firma wykluczyła opłaty związane z utrzymaniem infrastruktury.

Chmura vs. on premise

Porównując system UC wdrożony tradycyjnie i w cloud różnica tkwi głównie w kosztach i elastyczności rozwiązania. W przypadku systemu w formie usługi, firma płaci tylko za te funkcje, których naprawdę potrzebuje. Ma to szczególnie znaczenie jeśli weźmiemy pod uwagę, jak dużą funkcjonalnością dysponują systemy.

Nie zawsze przedsiębiorstwo posiada wystarczające zasoby i możliwości, aby w pełni korzystać z pakietu opcji. Dlatego ograniczenie inwestycji do wybranych funkcji okazuje się kluczowe. Kolejny element to czas. Przy UCaaSwdrożenie można zrealizować w 1-2 miesiące. W modelu tradycyjnym na uruchomienie systemu należy zarezerwować od 3 do 6 miesięcy.