Obniżanie bariery wejścia małych i średnich firm w systemy ERP i BI

Systemy ERP i BI przez lata zarezerwowane były dla dużych organizacji z powodu wysokich barier wejścia. Czy można je zniwelować, tak aby umożliwić dostęp do ERP szerszej grupie podmiotów z sektora MSP?

autor: Łukasz Wilczyński

Ograniczony dostęp małych i średnich firm do drogich, nowoczesnych rozwiązań IT był jednym z powodów dla których przez lata między MSP a dużymi organizacjami wytworzyła się luka technologiczna. Obecnie około połowa największych podmiotów gospodarczych korzysta z ERP, podczas gdy w sektorze MSP (z wyłączeniem mikroprzedsiębiorstw), zależnie od branży, jest to tylko od kilku do kilkunastu procent. Korporacje wykorzystują ERP czy Business Intelligence nie tylko do efektywnej obsługi procesów biznesowych, ale także do zarządzania działalnością, minimalizacji ryzyka operacyjnego i szybkiego podejmowania decyzji.

Takie same potrzeby coraz silniej uwidaczniają się w całym sektorze MSP. Na obecnym rynku konkurencja między firmami ciągle rośnie, a to oznacza, że również małe i średnie organizacje chcą poprawiać swoją efektywność, m.in. właśnie z pomocą ERP. Mniejsze organizacje też chcą być zdolne do szybkiego podejmowania decyzji i opierać je na twardych informacjach z analityki biznesowej, a nie tylko na intuicji i cząstkowych danych.

Za wysokie koszty, zbyt duże zaangażowanie

Dla MSP kluczową barierą wejścia w system ERP jest wysoki koszt. Należy podkreślić, że koszt zakupu ERP to nie tylko cena licencji, ale również wszystkie koszty wdrożeniowe – analizy przedwdrożeniowe, parametryzacja, szkolenia – oraz późniejsze koszty utrzymania rozwiązania. Oprócz bariery kosztowej jest także wyraźna bariera natury organizacyjnej. Wdrożenie ERP wymaga od firmy zaangażowania jej kluczowych pracowników. W przypadku mniejszych organizacji, z uwagi na imitowane zasoby kadry menedżerskiej, naprawdę trudno jest wyłączyć z bieżących funkcji strategicznych pracowników bez uszczerbku na działalności firmy. Wynagrodzenia kadry menedżerskiej w MSP stanowią istotny czynnik kosztowy, co powoduje, że angażowanie managementu w długie wdrożenie jest dla firmy ryzykowne i może być mało opłacalne. Z drugiej strony, brak takiego zaangażowania grozi fiaskiem i źle wdrożonym systemem, bowiem zespół projektowy nie jest efektywny.

Wspomniana bariera organizacyjna oraz wysokie koszty powodują, że MSP często decyduje się na opcję alternatywną: zamiast wdrażać zintegrowany system do obsługi całej działalności, firmy decydują się na informatyzowanie obszarów po kawałku. Kupują mniejsze, dedykowane rozwiązania i w ten sposób systematycznie rozbudowują swoją infrastrukturę systemową. Taki scenariusz informatyzacji działalności w MSP jawi się często jako rozwiązanie tymczasowe, ale za to efektywne kosztowo, a czasem wręcz po prostu jako jedyne wyjście. Niestety, firmy kierując się aspektem finansowym i doraźnymi potrzebami, nie czerpią korzyści z posiadania spójnego systemu, ponieważ ich infrastruktura systemowa zazwyczaj nie jest dostatecznie zintegrowana. Tymczasem o konkurencyjności firmy oraz efektywności w obszarze zarządzania i podejmowania decyzji decyduje m.in. integracja danych i obiegu informacji w ramach całej działalności – czyli coś, co daje spójny system ERP.

Obniżyć cenę dostępu, zredukować pozostałe koszty

Aby obniżyć barierę wejścia w system ERP w firmie Sage uznaliśmy, że MSP należy dać wybór. Stworzyliśmy zupełnie nową opcję alternatywną poprzez udostępnienie zintegrowanego systemu ERP w modelu subskrypcyjnym. Zastosowaliśmy tę opcję dla Systemu Zarządzania Forte adresowanego do organizacji średniej wielkości. W modelu subskrypcyjnym główna różnica formalna polega na tym, że klient zamiast licencji kupuje prawo do okresowego (rocznego) korzystania z rozwiązania. Porównując koszty, subskrypcja pozwala rozpocząć pracę w systemie ERP o ponad połowę taniej niż przy zakupie licencji. Istotną zaletą subskrypcji jest fakt, że od początku firma wie, jakie będą jej koszty użytkowania rozwiązania i że może je rozłożyć na kolejne lata.

Oprócz stworzenia subskrypcyjnego modelu sprzedaży, postanowiliśmy także rozszerzyć funkcjonalność ERP o moduł Business Intelligence, który został udostępniony także w subskrypcji. Uznaliśmy, że już samo dodanie funkcjonalności BI do zintegrowanego systemu ERP będzie stanowić dla klientów wartość dodaną. Po pierwsze dlatego, że BI pracuje na bazie danych, na której już działa ERP – klient nie musi zatem inwestować w żadne dodatkowe środowisko bazodanowe czy organizować hurtowni danych. Po drugie, ponieważ już „na wejściu” moduł BI jest zintegrowany z ERP, co znacząco obniża jego koszty wdrożenia.

Przy okazji projektowania subskrypcyjnego kanału sprzedaży dla Forte BI udało nam się jeszcze dodatkowo obniżyć barierę kosztową i wspomnianą wyżej barierę organizacyjną. Otóż zdecydowaliśmy się udostępniać na okres sześciu tygodni testową wersję systemu. W czasie testów klient pracuje na swoich rzeczywistych danych zgromadzonych w bazie ERP. W czasie próbnym klient sam we własnym zakresie tworzy katalog wymagań wobec BI, które potem wykorzystywane są na etapie wdrożenia. To testowanie aplikacji ma dwie zasadnicze zalety:

• po pierwsze, pełni funkcje wdrożenia pilotażowego, co oznacza, że po okresie testowania, na podstawie wymagań określonych przez klienta system wdrażany jest wielokrotnie krócej – wystarczy bowiem tylko jego parametryzacja. Dzięki „pilotowi”, docelowe wdrożenie Forte Business Intelligence trwa zaledwie kilka dni, podczas gdy wdrożenie standardowego rozwiązania BI pochłania kilka tygodni;
• po drugie, okres testów daje klientowi dużą elastyczność w zakresie budowania listy wymagań. Klient pracuje z systemem, kiedy jemu jest wygodnie – my nie narzucamy żadnych wymagań, przez co w firmie nie ma poczucia, że kluczowi pracownicy są odłączeni od bieżących działań. Wymaga to wzięcia przez klienta odpowiedzialności za etap analiz, ale z drugiej strony firma nie ponosi żadnych kosztów z tytułu angażowania konsultantów dostawcy.

Połączenie modelu subskrypcji i testowego wdrożenia pozwala jednocześnie wyeliminować koszty analiz przedwdrożeniowych, zredukować koszty usług wdrożeniowych, wyeliminować koszty utrzymania systemu oraz obniżyć o ponad połowę kosztową barierę wejścia w użytkowanie systemu.

Technologia także wpływa na koszty

Na koniec warto podkreślić, że wybór technologii rozwiązania ERP ma przełożenie na ponoszone przez klienta koszty na etapach rozwoju i utrzymywania systemu. Jeżeli firmie zależy na zredukowaniu do minimum wydatków w tym obszarze, powinna wybierać rozwiązania tworzone w takich technologiach, które są możliwie powszechnie wykorzystywane w biznesie, ale w których koszt godziny pracy specjalisty (informatyka, wdrożeniowca) jest względnie niewysoki. Warto też zwrócić uwagę, czy dostawca pozwoli ewentualnie rozwijać system we własnym zakresie, np. przy wykorzystaniu własnych informatyków. Projektując System Zarządzania Forte kierowaliśmy się także tym kryterium i dlatego system opiera się m.in. na MS SQL Server i narzędziach Analysis & Reporting Services.

Rynek IT przez lata przyzwyczaił nas do tego, że niektóre kategorie rozwiązań są poza zasięgiem MSP. Sytuacja szybko się jednak zmienia i zarówno w przypadku ERP, jak i Business Intelligence, małe i średnie firmy mogą już korzystać ze standardów zarezerwowanych niegdyś dla bogatych i dużych przedsiębiorstw. Ten trend będzie się jeszcze nasilał w przyszłości, wraz z rozwojem technologii chmury. Tym sposobem, dzięki technologiom i nowoczesnym rozwiązaniom, MSP może skutecznie adaptować najlepsze praktyki i standardy zarządzania. Sektor ten ma ciągle ogromny potencjał do uwolnienia.