Outsourcing druku – sposób na usprawnienie procesów w firmie

Wśród podstawowych zalet outsourcing druku wymienia się m.in. optymalizację kosztów, oszczędność czasu oraz większą wydajność pracowników. Rozwiązanie to jest najczęściej stosowane w większych firmach, ale chętnie sięgają po nie także przedsiębiorstwa z sektora MŚP.

Badania Quocirca z 2014 r. pokazują, że małe i średnie firmy wydają na druk średnio 15% budżetu przeznaczonego na działania IT [1]. Analizy dowodzą również, że dla  tego typu przedsiębiorstw największe wyzwanie w obszarze środowiska druku stanowią czynniki takie, jak: kontrola kosztów (51%), niezawodność urządzeń (40%), zmniejszenie zużycia papieru (35%) oraz zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi (32%). Outsourcing druku pozwala stawić czoła tym potrzebom.

Dla kogo outsourcing druku?

Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Jednak po tego typu rozwiązania chętnie sięgają również kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne – posiadające specyficzne, konkretne oczekiwania co do jakości i formatu produkowanych materiałów.

Chociaż na współpracę ze zewnętrznymi dostawcami najczęściej decydują się duże firmy, to badania Quocirca pokazują, że 43% europejskich przedsiębiorstw z sektora MSP, które nie korzystały dotychczas z usług zarządzania drukiem, zamierza wdrożyć podstawowe usługi tego typu w przeciągu 12 miesięcy. Co więcej, aż połowa z firm już korzystających wsparcia partnerów outsourcingowych zamierza rozszerzyć w ciągu roku zakres obecnych kontraktów.

Optymalizacja kosztów

Powierzenie procesów zarządzania drukiem zewnętrznym specjalistom przynosi firmom wiele korzyści. Głównym jednak argumentem stojącym za decyzją o outsourcingu druku w firmie jest optymalizacja kosztów. Koszt wydruku obejmuje nie tylko zakup urządzeń, tonerów i papieru. To także zużyta energia elektryczna, koszt serwisowania, zajmowana przez urządzenia powierzchnia, którą można wykorzystać w bardziej efektywny sposób, czas użytkowników tracony na zbędne wydruki, oraz straty dla firmy związane z brakiem kontroli nad poufnymi danymi. Zewnętrzny dostawca gwarantuje obniżenie kosztów dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu infrastruktury. Zazwyczaj, po wdrożeniu usługi, oszczędności kształtują się na poziomie 10-40%.

Tradycyjne polskie biuro korzysta z niekontrolowanej ilości urządzeń, materiałów eksploatacyjnych czy ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń  przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne czy angażować pracowników w czynności administracyjne i serwisowe, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu dostawcy. W rozwiązaniu tym przedsiębiorcy cenią również wsparcie profesjonalnego zespołu.

– Bardzo ważnym argumentem jest również duże doświadczenie dostawcy i możliwość korzystania z wiedzy profesjonalistów. W takim modelu druk i efektywność wszystkich procesów, które są z nim związane są zdejmowane z długiej listy obowiązków realizowanych przez pracowników danej firmy – podkreśla Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług w Xerox Polska.

Mniej papieru

Kolejną ważną zaletą outsourcingu jest zmniejszenie ilości marnowanego papieru. Według danych PPI w 2012 r. na świecie zużyto 400 mln ton papieru, z czego 24% w krajach europejskich. Kwestia marnowania papieru jest jedną z istotniejszych także w polskich biurach. Częstą praktyką zarówno w dużych firmach, jak i w małych i średnich przedsiębiorstwach jest bowiem drukowanie niepotrzebnych materiałów lub dublowanie produkcji dokumentów, co jest skutkiem nieuwagi, niewystarczającej komunikacji w zespole lub wynika z braku dobrej organizacji pracy.

- Blisko 9 mln pracowników polskich firm marnuje co roku ponad 5 mld nieefektywnie wydrukowanych kartek formatu A4. Outsourcing druku to metoda eliminacji tych procesów, które generują znaczne straty. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z zewnętrznym specjalistą, zauważają obniżkę kosztów nawet o 40% - mówi Maciej Nuckowski.

Cyfryzacja dokumentów

Skutecznym rozwiązaniem dla firm przetwarzających duże ilości dokumentów jest ich cyfryzacja. Dokumenty w zdigitalizowanej wersji oznaczają mniej wykonywanych wydruków. Jednak zakup własnego sprzętu i oprogramowania do cyfryzacji dokumentów może okazać się bardzo dużym wydatkiem. Dlatego firmy zlecają wykonanie tego typu procesów zewnętrznym partnerom.

Oznacza to, że cała korespondencja otrzymywana przez spółkę drogą pocztową, mailową czy faksem najpierw trafia do Centrum Operacyjnego zewnętrznego partnera. Tam tworzona jest jej elektroniczna wersja. Pozyskiwane są również kluczowe dane, które następnie kategoryzuje się według kryteriów takich, jak: nadawca, odbiorca lub treść. W końcu, w formie zdigitalizowanej dokument jest wysyłany do właściwych odbiorców.

Rozszerzeniem dla tego typu rozwiązań są elektroniczne archiwa i obieg dokumentów, które uniezależniają od papieru zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. W ten sposób poza ograniczeniem kosztów, przedsiębiorstwo uzyskuje pełną kontrolę nad dokumentami.

Literatura:

[1] http://www.quocirca.com/media/reports/042014/939/Quocirca%20SMB%20MPS%20Opportunity%20Excerpt%20April%202014.pdf