Pracownikami można zarządzać w chmurze

Efektywne zarządzanie ludźmi w organizacji wymaga odpowiednich narzędzi, które pozwolą nie tylko sprawnie realizować czynności administracyjne związane na przykład z wynagrodzeniami pracowników, ale także umożliwiają im rozwój i osiągnięcie jak największej efektywności pozwalającej realizować cele firmy.

autor: Teresa Olszewska

W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających kilka lub kilkanaście osób, realizacja procesów HR może odbywać się z powodzeniem w sposób niezautomatyzowany, a dane na temat pracowników mogą być przechowywane w plikach Worda czy Excela. Kiedy jednak skala zatrudnienia w firmie rośnie, zarządzanie coraz większą ilością danych pracowniczych, realizacja czynności administracyjnych czy zapewnienie pracownikom rozwoju zgodnego ze strategią firmy stają się niemożliwe bez odpowiednich narzędzi informatycznych.

Jeszcze do niedawna profesjonalne oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim było dostępne wyłącznie dla największych przedsiębiorstw, które mogły pozwolić sobie na zakup przeznaczonych do tego celu rozwiązań licencjonowanych,  tzw. „on premise”, takich jak np. system SAP HCM. Sytuacja uległa zmianie wraz z pojawieniem się na polskim rynku rozwiązań dla HR w modelu Software as a Service. Co ważne, oprogramowanie dostarczane jako usługa nie wymaga zakupu drogich licencji i ponoszenia wysokich kosztów wdrożenia, a jedynie opłaty abonamentowej. Dzięki temu nawet małe przedsiębiorstwo, które jeszcze do niedawna nie mogło liczyć na profesjonalne wsparcie informatyczne w zarządzaniu kadrami, może pozwolić sobie na zaawansowane funkcjonalnie oprogramowanie.

Warto jednak pamiętać, że aplikacje dla HR dostarczane w modelu SaaS to nie tylko propozycja dla mniejszych organizacji. Są one ciekawą opcją również dla dużych firm, dla których ważne są niższe koszty wdrożenia i utrzymania systemu HR oraz jego skalowalność w zależności od zmieniających się potrzeb.

Niższe koszty, większa efektywność

Jedną z najczęściej wymienianych korzyści w kontekście aplikacji oferowanych w modelu SaaS są niższe koszty. Mówimy w tym wypadku przede wszystkim o niższym TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowitym koszcie pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymania czy rozwoju oprogramowania, w porównaniu do licencjonowanych systemów HCM (Human Capital Management).

Decydując się na aplikację dla HR w chmurze oszczędzamy przede wszystkim na kosztach tradycyjnego wdrożenia, zakupie licencji i rozwoju infrastruktury. Dużo niższe są także wydatki związane z późniejszym administrowaniem oprogramowaniem – utrzymanie i aktualizacje systemu leżą po stronie dostawcy aplikacji. To znacząco odciąża firmowy zespół IT, który dzięki takiemu modelowi może skoncentrować się na innych, bardziej strategicznych z punktu widzenia organizacji zadaniach. W porównaniu do tradycyjnych systemów aplikacje dla HR w chmurze umożliwiają także skrócenie czasu wdrożenia, eliminując pracę związaną z konfiguracją sprzętu i instalacją oprogramowania. W przypadku takich projektów krócej trwa także faza budowania założeń i ich realizacja. Jeżeli zaproponowane przed dostawcę „chmury” gotowy system zostaje w całości zaakceptowany przez klienta, oprogramowanie może być dostępne dla użytkowników już w ciągu zaledwie kilku dni – co stanowi znaczącą różnicę w porównaniu do trwających zazwyczaj kilka miesięcy wdrożeń rozwiązań „on premise”.

Wśród licznych zalet rozwiązań w modelu SaaS dla HR często wymienia się także dużo większą skalowalność, która  umożliwia dopasowywanie wykorzystywanych zasobów do rosnących  lub malejących potrzeb organizacji. Ponieważ opłaty za użytkowanie rozwiązania są rozliczane w systemie abonamentowym, w każdej chwili istnieje możliwość zwiększenia liczby użytkowników mających dostęp do aplikacji lub zmniejszenia tej liczby przy podpisywaniu umowy na kolejny okres współpracy.

Oszczędności związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu w chmurze to jednak nie jedyne korzyści, jakie oferują dostępne na rynku rozwiązania dla HR. Nie mniejsze znaczenie ma także wzrost efektywności obserwowany w firmach, które zdecydowały się na wdrożenie aplikacji HR w modelu SaaS. Badanie firmy SuccessFactors zrealizowane na próbie 500 klientów korzystających z aplikacji chmurowych do zarządzania talentami, analityki czy zarządzania efektywnością wykazało, że w firmach tych poziom współpracy, wymiany wiedzy i dobrych praktyk pomiędzy pracownikami wzrósł aż o 140 procent, a ich zaangażowanie  o 65 proc.  Firmy te odnotowały także o ponad 15 proc. niższą rotację kadr i dziesięciokrotny wzrost efektywności procesów HR. Jednak co najważniejsze, organizacje biorące udział w badaniu odczuły znaczne zmiany w obszarze realizacji założeń strategicznych. O 5,5% wzrósł udział czasu pracy pracowników, poświęcanego na realizację zadań o priorytecie strategicznym, a o 5,4% zwiększyła się produktywność zatrudnionych.

Chmura w służbie „miękkiego” HR

W jakich obszarach zarządzania kapitałem ludzkim warto zatem zwrócić się ku chmurze? Aplikacje dostępne w formie usługi internetowej doskonale sprawdzają się szczególnie w realizacji procesów „miękkiego“ HR oraz analityki z nim związanej. Zarządzanie talentami, strategiczne planowanie zasobów, obsługa procesu rekrutacji zintegrowana z portalami społecznościowymi (takimi jak LinkedIn czy Facebook) to tylko niektóre procesy, które mogą być realizowane w modelu chmury.

Rozwiązania analityczne pozwalające na szczegółową analizę efektywności pracowników, ocenę wynagrodzeń w odniesieniu do efektywności czy wbudowane kokpity do monitorowania wydajności i raportowania to kolejne narzędzia dostępne w chmurze. Dzięki nim specjaliści HR mogą sprawnie obsadzać właściwe osoby na odpowiadających ich kompetencjom stanowiskach, zachowując przy tym pewność, że ich działania są skoncentrowane wyłącznie na priorytetowych dla firmy obszarach. Jednym z najbardziej nowatorskich rozwiązań dostępnych w modelu „chmury” są firmowe platformy społecznościowe, korzystające z wzorców zaczerpniętych z najpopularniejszych serwisów, takich jak Facebook czy Twitter. Dzięki grupom dyskusyjnym, forom czy blogom, firmowe platformy społecznościowe umożliwiają bieżącą wymianę wiedzy i doświadczeń między pracownikami wszystkich szczebli, wzmacniają relacje wewnątrz firmy i pozytywnie wpływają na motywację pracowników. Łatwiejszy dostęp do bieżących informacji i możliwość współpracy online przekłada się z kolei na większą efektywność działań.

Dostępne systemy HR działające w modelu SaaS doskonale sprawdzają się także w realizacji procesów związanych z wyznaczeniem celów pracownikom i oceną ich realizacji. W wielu firmach działania te odbywają się wciąż w sposób tradycyjny, przy użyciu plików Excela, a nawet papierowych dokumentów. Tymczasem, za pomocą łatwej w obsłudze i przyjaznej dla użytkownika aplikacji dostępnej w modelu SaaS menedżerowie mogą zaplanować w systemie cele dla pracowników wybierając je z wcześniej zdefiniowanej listy dla każdego stanowiska. Wybrane cele są następnie udostępniane pracownikom w systemie, przez nich zatwierdzane w sposób elektroniczny i  stanowią  podstawę dla działań i rozwoju pracownika na przykład przez kolejny rok.

Tego rodzaju narzędzia pozwalają pracownikom również na dokonanie samooceny, a kadrze kierowniczej na przeprowadzenie rocznej ewaluacji – wszystko to za pośrednictwem aplikacji dostępnej z poziomu przeglądarki internetowej. Na podstawie wygenerowanej w systemie oceny, naliczana oraz wypłacana jest z kolei odpowiednia premia. W ten sposób, dzięki wsparciu IT w chmurze, firma i menedżerowie mają pewność, że przyznawane premie są adekwatne do osiągnięć pracowników, a ci mając postawione konkretne cele, np. sprzedażowe czy związane z rozwojem kompetencji, znają oczekiwania przełożonych i pracują efektywniej, zgodnie z celami biznesowymi firmy.

Analitycy firmy Forrester Research przewidują, że w latach 2013-2020 średnie tempo wzrostu wartości globalnego rynku rozwiązań SaaS wyniesie 18,9% rocznie. Polski rynek aplikacji dostępnych w formie usługi także rośnie w dużym tempie. Mimo, że jeszcze nie wszyscy przedsiębiorcy są w pełni świadomi korzyści płynących z tego modelu udostępniania aplikacji biznesowych należy się spodziewać, że w ciągu najbliższych lat będziemy nadrabiać dystans dzielący nas w tej dziedzinie od krajów zachodnich. Niższe koszty wdrożenia i użytkowania systemu, przeniesienie odpowiedzialności za jego utrzymanie i rozwój na dostawcę oprogramowania oraz skalowalność pozwalająca na elastyczne i efektywne zarządzanie, to tylko wybrane korzyści, które niewątpliwie przekonają zarówno małe, jak i duże organizacje do wykorzystania modelu SaaS – także w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.