Szybciej, taniej i przejrzyściej, czyli IT w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Dlaczego warto pomyśleć nad optymalizacją takich działań, jak zarządzanie dokumentami kadrowymi czy rozliczanie deklaracji podatkowych pracowników? Są to ważne procesy z perspektywy ogółu firmowej działalności, które nienależycie przeprowadzane mogą generować dodatkowe koszty oraz pochłaniać dużo czasu i zasobów przedsiębiorstwa. By zoptymalizować wymienione działania typowo administracyjne, warto skorzystać z rozwiązań informatycznych, służących do automatyzacji pracy działów kadr oraz ujednolicenia procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Uproszczenie procesów kadrowych

Polskie firmy często chcą ujednolicenia wewnętrznych procesów kadrowych na ogólnym poziomie, co może być wyzwaniem dla firm posiadających placówki na terenie całego kraju. Rozproszona działalność nie ułatwia bowiem tego zadania. Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest Grupa Żywiec, której przyświecała idea optymalizacji i ujednolicenia procesów kadrowych w powstającym Centrum Usług HR.

Firma zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej teczki osobowej przez GAVDI Polska S.A., która umożliwi przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawierających się w teczkach osobowych poszczególnych pracowników. Przechowywanie skanów oryginalnych dokumentów umożliwiło sprawne zarządzenie danymi 4,5 tys. pracowników, usprawniając pracę całego działu.

Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem - informuje Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.

Popularne i przydatne są także rozwiązania, które mają na celu sprawniejsze generowanie dokumentów kadrowo-płacowych, jak choćby GAVDI Document Generator. Dzięki jego implementacji, na podstawie danych zebranych z raportów systemu SAP HCM, możliwe jest utworzenie dokumentu zewnętrznego przy pomocy pakietu Microsoft Office, w oparciu o predefiniowane szablony.

Kolejnym obszarem, w którym coraz więcej firm szuka wsparcia IT jest automatyzacja generowania i wydawania pracownikom pasków płacowych. Wykorzystując dedykowane narzędzia informatyczne można przyspieszyć cały proces nie tylko ich wysyłania, ale również przekazywania formularzy RMUA, corocznych deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów kadrowo-płacowych.

Standaryzacja i automatyzacja to również oszczędność

Poza trendem dążenia do standaryzacji i automatyzacji procesów kadrowych, równie ważna jest chęć optymalizacji związanych z nimi kosztów. Oto jest powód, dla którego firmy decydują się na wdrożenie narzędzi ułatwiających kontrolę nad poszczególnymi działaniami. Przykładem takiego rozwiązania jest narzędzie eDeklaracje od GAVDI, które automatyzuje generowanie oraz elektroniczną wysyłkę deklaracji podatkowych pracowników. Pozwala to na oszczędność czasu i ograniczenie kosztów w porównaniu do modelu tradycyjnego: przygotowania dokumentów, ich wydruku oraz podpisania i w końcu przesłania do urzędu.

Minimalizując ilość niezbędnych czynności, narzędzie eDeklaracje pozwala na przeprowadzenie powyższego procesu dużo sprawniej i taniej. Co ważne, wspiera ono prawne wymogi elektronicznej wysyłki dokumentów PIT oraz odciąża pracowników działów HR, eliminując zestaw żmudnych czynności.

O korzyściach płynących z wykorzystania tego rozwiązania mówi Paweł Borowy, Dyrektor Finansowy Randstad Polska Sp. z o.o. - Zainteresowaliśmy się modułem eDeklaracje ze względu na bardzo dużą liczbę deklaracji PIT-11, które musimy wystawiać. Implementacja tego rozwiązania pozwoliła nam istotnie zredukować pracochłonność tego procesu, nadal wprawdzie drukujemy deklaracje i rozsyłamy je pocztą naszym pracownikom, ale ich generowanie i wysyłka do Urzędów Skarbowych odbywa się automatycznie za pośrednictwem bramki internetowej Ministerstwa Finansów. Jesteśmy naprawdę zadowoleni.

Nie od dziś wiadomo, że nowe technologie wspomagają prowadzenie działalności zarówno na szczeblu rozwiązań programowych, jak i sprzętowych. Powyższe przypadki to tylko przykłady dobrych praktyk, zmierzających do przyspieszenia pracy, podniesienia jej efektywności oraz poczynienia pewnych oszczędności w firmie, bez straty dla pracowników. Przypadki takie zaś można mnożyć, a każdy z nich świadczy o słuszności implementacji narzędzi IT w działach HR.

Źródło: Monday PR