Wdrożenie systemu ERP w praktyce

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu ERP. Przykładami wdrożeń systemów ERP w średniej wielkości firmach produkcyjnych są projekty w Curtis Health Caps i MPM agd. Ta pierwsza firma zajmuje się wytwarzaniem farmaceutyków, druga – sprzętu gospodarstwa domowego.

autor: Andrzej Janikowski

Producent lekarstw zdecydował się na rozwiązanie ERP firmy Microsoft, natomiast wytwórca sprzętu kuchennego wybrał oprogramowanie Comarch. Mimo zastosowania różnych systemów obie firmy usprawniły proces produkcyjny i ulepszyły prace związane z zarządzaniem magazynem.

Curtis Health Caps przed wdrożeniem

Curtis Health Caps od 20 lat wytwarza lekarstwa w formie kapsułek miękkich. Po niedawnych przekształceniach przedsiębiorstwo skupiło się wyłącznie na produkcji jako podwykonawca. Przez lata Curtis pracował na różnych systemach zarządzających funkcjonowaniem księgowości, magazynu i procesu wytwarzania. Potrzeba wdrożenia systemu ERP wynikała także z rozwoju przedsiębiorstwa - firma rozpoczęła budowę nowej hali. Do posiadanej linii produkcyjnej planowano dodać dwie nowe.

Curtis chciał też rozpocząć ekspansję na rynkach zagranicznych. Wymagało to bardziej spójnego systemu ewidencji i większej standaryzacji. Wcześniejsze rozwiązania IT nie przystawały do nowych warunków. Potrzebowano większego, w pełni zintegrowanego systemu do zarządzania firmą. Równie ważna była kontrola jakości, która ze względu na specyfikę dawnego systemu przekładała się na dużą ilość pracy ręcznej. Pożądanym efektem wdrożenia było też polepszenie zarządzania magazynem i produkcją.

Wdrożenie systemu ERP

Curtis zdecydował się kupić system Microsoft Dynamics NAV. Jako rozszerzenie funkcji zdecydowano się dokupić branżowe rozwiązanie dla przemysłu farmaceutycznego – Tectura Life Sciences. Wdrożenia podjęła się firma IT.integro. Podczas wdrożenia integrator stworzył m. in.: moduł do zarządzania dokumentacją, a także serwer poczty e-mailowej – usługa powiązana z kontrolą jakości. Powstał też portal dla kontrahentów, w którym zewnętrzna firma może sprawdzać na nim np. swoje saldo zobowiązań względem Curtis, czy śledzić stan realizacji zleceń. Opracowano też system obsługi terminali mobilnych.

Jednym z najbardziej zauważalne korzyści organizacyjnych związanych z wdrożeniem systemu ERP w firmie Curtis Health Caps dotyczyły usprawnienia gospodarki materiałowej, czyli śledzenia dostępności partii materiałów.

Dość szczególną cechą wdrożenia Microsoft Dynamics NAV w firmie Curtis było realizowanie w tym samym czasie dwóch innych kluczowych dla firmy inwestycji - przedsiębiorstwo budowało nową halę produkcyjną i zmieniało technologię produkcji. Samo tylko wdrożenie systemu ERP wymaga dużego zaangażowania personelu. Z tego powodu nie zaleca się, aby w jego trakcie angażować się w inne znaczące przedsięwzięcia. Firma zdecydowała się na ten krok, bo nowa hala produkcyjna i nowa technologia produkcji były ściśle powiązane ze zmianą profilu działalności. Musiało to zostać odzwierciedlone w zmienionym systemie ERP.

Wcześniej Curtis sprzedawał własne leki w formie tabletek hurtowniom farmaceutycznym. Docelowo natomiast firma miała się zająć produkcją kapsułek i to wyłącznie na zlecenie. Curtis mógł wprawdzie poczekać z wdrożeniem systemu Microsoft Dynamics NAV do zakończenia budowy zakładu, jednak oznaczałoby to dodatkowe koszty. Stary system musiałby na jakiś czas zostać dostosowany do nowej produkcji.

Efekty wdrożenia

Dzięki nowemu rozwiązaniu Curtis zwiększył produkcję – starsze rozwiązania IT uniemożliwiałyby to. Najbardziej zauważalne korzyści organizacyjne dotyczyły usprawnienia gospodarki materiałowej, czyli śledzenia dostępności partii materiałów. System przechowuje informacje o zleceniach produkcyjnych, którym nadawane są określone statusy: planowane, potwierdzone, zlecone.

Wielkim plusem jest też nowoczesny sposób rozliczania kosztów, zwłaszcza możliwość przypisania ich do poszczególnych centrów kosztu. Wcześniej było to realizowane na dość ogólnym poziomie. Kolejną ważną korzyścią było zoptymalizowanie systemu kontroli jakości. Przed wdrożeniem firma nie realizowała jej w takim zakresie, jak po. Kontrola jest ewidencjonowana w systemie i powiązana z produkcją, magazynem, sprzedażą i zakupami. Gwarantuje to pełne sprawdzanie partii i stanów magazynowych. Wszystkie zlecenia i ich wyniki są rejestrowane.

Curtis ma teraz mniej papierowej dokumentacji - zaletą jest też to, że usprawnienia objęły też dokumenty, które muszą być drukowane. Wykorzystano tu szablony Microsoft Word. Pobierane są do nich dane z Microsoft Dynamics NAV. Dokumenty nie wymagają więc ręcznego przygotowania. Dodatkowo wszystkie dokumenty są importowane do systemu. Integracja Microsoft Office umożliwia też podłączanie dokumentów do zamówień, zapasów czy wpisów kontroli jakości. Mogą to być zeskanowane certyfikaty, dokumentacja papierowa itd.

MPM agd przed wdrożeniem

Firma MPM agd, dawniej MPM Product, powstała w 1989 roku. Produkuje sprzęt gospodarstwa domowego sprzedawany na terenie całego kraju. Do momentu wdrożenia systemu Comarch ERP XL, firma korzystała ze starego oprogramowania działającego pod DOS-em. Firma przygotowywała się do przetwarzania większych wolumenów transakcyjnych, dążyła też do poprawy jakości pracy przez zmianę funkcjonalności, wydajności i usprawnieniu raportowania. Po trzecie – chciała polepszyć komfort pracy pracowników.

W firmie MPM agd jednym z celów wdrożenia systemu ERP było usprawnienie raportowania i analiz, dlatego też firma ta zdecydował się wdrożyć moduły Business Intelligence i Księgę Raportów.

Prac integratorskich podjęła się firma T2S, która stworzyła szereg rozwiązań dodatkowych specjalnie dla MPM. Ze względu na rodzaj działalności najważniejsze i największe zmiany dotyczyły procesów handlowo-magazynowych oraz relacji B2B – z dostawcami i odbiorcami. Pozostałe obszary są przetwarzane przez system z wykorzystaniem standardowych funkcji.

Elektroniczna wymiana danych

Dla usprawnienia współpracy z odbiorcami wdrożono elektroniczną wymianę danych, która jest możliwa dzięki platformie Comarch EDI. Dane dotyczące transakcji, od złożenia zamówienia sprzedaży aż do wystawienia faktur sprzedaży, są wymieniane automatycznie pomiędzy systemem ERP MPM agd i jej odbiorcami. Platforma została rozszerzona o funkcje elektronicznej wymiany ręcznych korekt faktur sprzedaży. Dodatkowo stworzoną przez T2S funkcjonalnością jest blokowanie możliwości rezerwacji towaru, jeśli ilość wskazana przez odbiorcę przekracza stan towaru w wybranych magazynach.

Oferta MPM agd została udostępniona w sieci. Z myślą o sieciach detalicznych uruchomiono samoobsługowy moduł Pulpit Kontrahenta, dzięki któremu odbiorcy po zalogowaniu mogą dokonywać zamówień przez Internet. Wdrożono moduł e-Sklep. W obszarze gospodarki magazynowej kluczowym czynnikiem było wprowadzenie unikalności palet oraz zachowanie adresów magazynowych w składzie celnym. Unikalność palet została osiągnięta za pomocą dodatku programistycznego. Uzupełnieniem tej funkcji jest przygotowany wzór etykiety paletowej z unikalnym numerem, który jednoznacznie identyfikuje produkt składowany w magazynie.

Proces wdrożenia modułu Business Intelligence podzielono na dwa etapy. Pierwszym była implementacja narzędzi dla menedżerów i specjalistów, odpowiedzialnych za strategię i analizę w obszarze logistyki. Drugi etap wdrożenia Business Intelligence polegał na udostępnieniu obszaru wyników operacyjnych kierownictwu wyższego szczebla.

Korzyści wynikające z wdrożenia

Wdrożone rozwiązanie przyczyniło się do zdynamizowania procesu inwentaryzacji, której czas uległ skróceniu o 30 proc. Jednym z celów wdrożenia ERP było usprawnienie raportowania i analiz, dlatego też MPM agd zdecydował się wdrożyć moduły Business Intelligence i Księga Raportów. Dzięki Business Intelligence osoby uprawnione mogą otrzymać dokładne informacje na temat przychodów i kosztów, zarówno całej firmy, jak i jej pododdziałów.

Wdrożenie usprawniło księgowość – kiedyś generowanie raportu trwało godzinę, po wdrożeniu systemu ERP sprawozdanie można przygotować w ciągu kilku minut. Natomiast operacje magazynowe usprawniono dzięki zastosowaniu kolektorów danych wraz z aplikacją Comarch ERP Mobile Magazyn Online. Z kolei zastosowanie modułu Modelowanie Procesów zwiększyło możliwości automatyzacji wybranych procesów handlowo-magazynowych.