Wykorzystanie i ewolucja systemów rozwiązań klasy ERP

Planowanie analiza zasobów oraz optymalizacja procesów biznesowych – to codzienność w firmie i dlatego w celu podjęcia trafnych decyzji przez zarządzających tak ważne są właściwe analiza i wykorzystanie informacji, które może zapewnić zintegrowany system zarządzania ERP.

autor Mariusz Papiernik

Systemy ERP, wspierają kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem, optymalizując procesy biznesowe zachodzące wewnątrz organizacji, jak i w jej  otoczeniu. Obecnie rozwiązania zaliczane do grupy Enterprise Resource Planning składają się z dziesiątek modułów, stworzonych w taki sposób, żeby mogły funkcjonować zarówno razem, jak i niezależnie od pozostałych. Dlatego też duża część z nich, ze względu na swoją uniwersalność, znajduje swoje zastosowanie niemal we wszystkich branżach. Często jednak proponowane są takie rozwiązania, które kieruje się wyłącznie do określonego sektora, czy dopasowywane do potrzeb konkretnego odbiorcy.

W zależności od przyjętej terminologii, można w różny sposób podzielić zakres funkcjonalny systemów ERP. W dużym uproszczeniu przyjmuje się podział na cztery kluczowe obszary, jakimi są finanse, logistyka, produkcja i zasoby ludzkie. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że o ile obszary zasobów ludzkich, płac i kadr oraz w pewnej części finansów, szczegolnie z obszaru księgowości, nie muszą się znacząco różnić w zależności od branży, o tyle w przypadku logistyki, czy też produkcji występują poważne różnice pomiędzy sektorami, czy nawet konkretnymi podmiotami. Dlatego też ważnym jest, aby oferta systemów ERP w tych obszarach była dopasowana do specyfiki konkretnego biznesu.

Rozwiązania standardowe

Oferta systemów ERP, proponująca przedsiębiorcy rozwiązania standardowe, jest o tyle wygodna, że zdejmuje  z kupującego wszelkiego rodzaju ryzyka prawne, ponieważ kolejne wersje aktualizowanego systemu automatycznie dostosowywane są do zmieniającego się ustawodawstwa. Drugi element, to istotne zmniejszenie ryzyka technologicznego, ponieważ „rozwiązania pudełkowe”, ze względu na standaryzację, charakteryzuje stabilność pracy. Trzeba jednak pamiętać, że rozwiązania te o ile, dają znaczne możliwości dopasowania narzędzi do realiów określonej organizacji, o tyle nie mogą zapewnić, że każda funkcja będzie dostępna, a sposób wsparcia określonego procesu biznesowego będzie zaimplementowany dokładnie tak, jak tego oczekuje odbiorca końcowy. Mimo wszystko jednak, rozwiązania standardowe są warte zainteresowania, ponieważ charakteryzuje je pośredni dostęp do najlepszych, znanych na rynku praktyk.

Rozwiązania dedykowane

Budowa przewagi konkurencyjnej wymaga od zarządzających określenia kilku kluczowych unikalnych aspektów działalności firmy. Dlatego w obszarach, które są wyjątkowe dla danej organizacji i stanowią o jej sile, standardowe rozwiązania nie będą wstanie zaspokoić, specyficznych dla danej firmy, potrzeb. Jeżeli mamy bowiem do czynienia z przedsiębiorstwem charakteryzującym się wysoką skalą unikalności modelu biznesowego, szanse na znalezienie predefiniowanego rozwiązania, dopasowanego do jej potrzeb, są niemal niemożliwe. W takich przypadkach konieczne jest  wprowadzenie rozwiązania technologicznego, które zaproponuje budowę dedykowanego systemu ERP wspierającego zarządzanie. Oznacza to, że jeżeli o przewadze danej organizacji rynku stanowi efektywność sieci sprzedaży i procesów logistycznych, niezbędna będzie budowa dedykowanego oprogramowania wspierającego procesy biznesowe w tym konkretnym obszarze. Takie rozwiązanie zintegrowane z systemami wspierającymi pozostałe aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa, przyniesie rzeczywistą wartość dla całego biznesu.

Przygotowanie do wdrożenia

Kluczem do sprawnej realizacji każdego wdrożenia systemu ERP,  jest po stronie firmy wdrażającej zbudowanie odpowiedniego zespołu, który będzie zarządzać projektem, oraz wybór osoby odpowiedzialnej po stronie klienta. Ścisła kooperacja tych dwóch stron pozwoli zakończyć cały proces z powodzeniem. Należy również pamiętać, że dokonując wyboru rozwiązania, przedsiębiorca związuje się z jego producentem lub dostawcą oprogramowania na dłuższy czas, dlatego tak istotne jest poznanie firmy, która wdroży w organizacji nową technologię. Zawsze należy zwrócić uwagę na jej doświadczenie, czy referencje otrzymane od klientów. Bardzo ważna jest również wielkość budżetu, którego przedsiębiorca planuje przeznaczyć na informatyzację, gdyż stanowi on istotny parametr każdej oferty wdrożeń rozwiązań IT. Właściwie zaplanowany budżet na zakup i wdrożenie pozwoli na określenie możliwości i  zakresu prac dostawcy oprogramowania przy jego wprowadzaniu, co w konsekwencji przynieść może zamawiającemu same wymierne korzyści.  

Trendy Mobile ERP - zarządzanie z tabletu lub smartfonu

Współczesne wysoce zinformatyzowane przedsiębiorstwa chętnie podejmują próby łączenia nowoczesnych technologii, tych wykorzystywanych w życiu codziennym, z charakterystycznymi dla biznesu rozwiązaniami informatycznymi klasy ERP, CRM, czy Business Intelligence, odpowiedzialnymi za pozyskiwanie i przepływ informacji w firmie. Posiadają one ogromne ilości danych, będących elementem ich otoczenia biznesowego i mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie oraz pozycję biznesową danej firmy. Taka sytuacja wymusza na zarządzających szukanie coraz to nowych rozwiązań niespotykanych dotychczas na tak dużą skalę, wykorzystujących narzędzia i technologie już istniejące. Obecnie, kanały mobilne w obszarze systemów ERP, skupione są głównie na udostępnianiu aplikacji dla pracowników, wspierając przede wszystkim ich działania sprzedażowe. Jednak dynamiczny rozwój trendu Mobile ERP pozwoli w większym niż dotychczas stopniu przekazywać w sposób niezwłoczny podstawowe informacje i dane biznesowe do rozbudowanych oraz zintegrowanych systemów zarządzania ERP. Ponieważ urządzenia mobilne każdy posiadacz danych i informacji w firmie, może mieć przy sobie, to niezależnie czy informacje będą pochodzić z linii produkcyjnej, czy też otoczenia biznesowego, każdorazowo natychmiast zostaną przekazane do systemu, a dzięki temu przełożą się one na funkcjonowanie oraz pozycje biznesową przedsiębiorstwa. Wpłyną bezpośrednio na budowanie przewagi konkurencyjnej, realizowanej zarówno na płaszczyźnie, szybkiego i niezwłocznego pozyskania samych informacji, ale także analizy i ich prezentacji, która przełoży się na możliwość szybkiego podjęcia trafnych decyzji biznesowych.