Zwrot ku MŚP – oprogramowanie dla małych średnich firm

Duże przedsiębiorstwa w większości zrealizowały już strategiczne projekty IT, a sektor MŚP ma pod tym względem ma jeszcze spore zaległości. Producenci „dużych systemów” dostosowują je więc do potrzeb mniejszych firm – zarówno jeśli chodzi o funkcjonalność, jak i koszty wdrożenia.

autor: Maryla Pawlik

Był 2009 rok. Spowolnienie gospodarcze zaczynało dawać się we znaki dużym przedsiębiorstwom. Wbrew pogarszającej się koniunkturze, małe i średnie firmy stosunkowo dobrze radziły sobie na rynku. Częściej niż duże przedsiębiorstwa realizowały projekty informatyczne, traktując kryzys jako okazję do tańszej modernizacji zaplecza IT i odrobienia różnic technologicznych jakie dzieliły je od najlepiej zinformatyzowanych przedsiębiorstw. Ubiegły rok nie przyniósł pod tym względem znaczących zmian. Sektor MŚP dalej inwestuje w IT, a w najbliższych latach wszystko wskazuje na to, że inwestował będzie jeszcze więcej. To spółki dobrze zarządzane, świadome technologicznie i szybko rozwijające się, mające jednocześnie duże potrzeby w zakresie informatyzacji i pozytywnie oceniające swoją sytuację. Z badania „Skaner MŚP” zrealizowanego na grupie 600 przedstawicieli MŚP wynika, że co druga firma z tego sektora planuje w I kwartale br. inwestycje. Co ciekawe, jest to stosunkowo trwała tendencja obserwowana u mniej więcej połowy badanych.

Małe firmy, duże potrzeby

Przez długi czas postrzegano firmy z sektora MŚP jako te, które mało wymagają i mają zupełnie inne potrzeby informatyczne niż duże przedsiębiorstwa. Ostatnie lata zweryfikowały tę tezę. Po pierwsze, małe firmy często generują przychody wyższe niż przedsiębiorstwa zatrudniające kilkaset osób. Po drugie, choć skala procesów biznesowych w sektorze MŚP jest mniejsza niż w przedsiębiorstwach dużych, to procesy te są zasadniczo podobne. Analogiczny jest też wpływ optymalizacji tych procesów na działanie organizacji. W praktyce oznacza to, że rozważając wybór systemu ERP dla swojej firmy trzeba – analogicznie jak ma to miejsce w dużych przedsiębiorstwach – spojrzeć na procesy zachodzące w firmie jako na całość, wykraczając poza kompetencje jednego działu czy funkcji biznesowej. Patrząc np. na zarządzanie magazynami trzeba wziąć pod uwagę także pakowanie towarów, rozmieszczanie ich, ładowanie na samochody, etc. Dopiero wówczas potencjał przedsiębiorstwa zostanie wykorzystany w pełni.

De facto decyzja o zakupie systemu informatycznego klasy ERP powinna wiązać się więc nie tyle z wielkością przedsiębiorstwa, co z jego potrzebami w sferze zarządzania. W przypadku średniej, szybko rozwijającej się firmy, nie zawsze wybór systemu dedykowanego MŚP będzie najlepszym rozwiązaniem. Po analizie potrzeb może się okazać, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie rozbudowanego systemu ERP, który rośnie wraz z firmą.  Skalowalność „dużego systemu” to dla średnich przedsiębiorstw nie tylko gwarancja rozwijania sfery IT w przyszłości, ale również szansa na takie zaplanowanie tego procesu, aby sukcesywnie, etapami obejmować wdrożeniem kolejne obszary. Co najważniejsze z punktu widzenia mniejszych firm – skalowalność systemu umożliwia jego łatwą rozbudowę wraz z rozwojem działalności i wymaganiami użytkowników a sama inwestycja jest rozłożona w czasie.

Wymagania rosną

Oferowanie „dużych systemów” mniejszym firmom jest uzasadnione ich rosnącymi potrzebami, a także świadomością informatyczną. Coraz więcej zapytań ze strony sektora MŚP dotyczy choćby automatyzacji procesów w obszarze produkcji czy logistyki. Rośnie zainteresowanie ekranami dotykowymi, obsługą procesów etykietowania czy w sferze księgowej – elektroniczną akceptacją faktur kosztowych. Co ciekawe, dążenie do automatyzacji jest szczególnie zauważalne w małych przedsiębiorstwach, gdzie zasoby personalne są ograniczone. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się także wdrożenia systemów ERP z wykorzystaniem technologii RFID. Wyraźnie widać, że sektor MSP poszukuje rozwiązań kompleksowych, poszerzanych o dodatkowe funkcjonalności – np. o zarządzanie projektami czy system wagowy.

Potrzeby MŚP przekładają się też na kierunek ewolucji systemów ERP. Zdecydowanie ważniejszy niż jeszcze 5-10 lat temu staje się interfejs użytkownika. Systemy ERP oferowane w ostatnich latach zapewniały użytkownikom przede wszystkim możliwość dostępu do rosnącej ilości obszarów funkcjonalnych, teraz zauważyć można trend do podnoszenia poziomu ergonomii oprogramowania. Łatwość dostępu do systemu wpływa na optymalne wykorzystanie funkcji systemu, przyspieszenie procesów biznesowych, poprawę jakości podejmowanych decyzji, a w konsekwencji na lepsze wyniki finansowe firm.

Spełnić wymagania MŚP

Dostosowywanie „dużych systemów” do potrzeb MŚP polega też na maksymalnym uproszczeniu i skróceniu czasu wdrożenia do kilku-kilkunastu tygodni. Jest to możliwe dzięki wyłączeniu pewnych funkcjonalności dużych systemów ERP, które nie są priorytetowe dla firm z sektora MŚP. Metodologia wdrożenia „dużego systemu” ERP u klienta sektora MŚP daje możliwość stosowania poszczególnych funkcji wybiórczo, niejako w oderwaniu od reszty systemu. Wdrożenie jest w tym przypadku bardziej funkcjonalne i stanowiskowe niż procesowe. Takie podejście jest możliwe m.in. dzięki mniej skomplikowanym i rozbudowanym strukturom organizacyjnym przedsiębiorstw MŚP. Często zdarza się, że na jednym stanowisku pracy wykonywanych jest za pośrednictwem systemu informatycznego wiele wzajemnie niekorelujących ze sobą czynności. Przy ocenie potrzeb wdrożeniowych bierze się więc pod uwagę nie wielkość klienta, lecz jego potrzeby i stopień skomplikowania potencjalnego projektu wdrożeniowego.

Takie podejście pozwala ograniczać też koszty. Zakładając, że wdrożenie systemu ERP w większej firmie obejmującej około 50 użytkowników i standardowy obszar funkcjonalny, to koszt wahający się od kilkuset tysięcy do miliona złotych, zastosowanie metodyki wdrożenia dedykowanej mniej skomplikowanym projektom wdrożeniowym – charakterystycznym dla średnich przedsiębiorstw – oznacza oszczędności na poziomie kilkudziesięciu procent. Wynika to przede wszystkim z zastosowania uproszczonej metodyki wdrożenia oraz mniejszych oczekiwań wobec poszczególnych funkcjonalności systemu. Jest to koszt akceptowalny dla większości średnich firm.

Skąd wziąć fundusze?

Gdyby był on wciąż jednak zbyt wysoki, warto rozważyć zakup systemu ERP w modelu outsourcingowym lub SaaS. Koszt pozyskania rozwiązania informatycznego w takim modelu jest relatywnie niski w stosunku do osiąganych korzyści i co może bardziej istotne – rozłożony w czasie. To bardzo dobre rozwiązanie zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw, których budżety nie pozwalają na zakup „stacjonarnej” licencji systemu ERP. Warto jednak zauważyć, że choć w zasadzie wszyscy znaczący dostawcy oprogramowania są już dziś gotowi na oferowanie swoich rozwiązań w modelu SaaS albo już je w tym modelu udostępniają, to najczęściej jako rozwiązanie hybrydowe, będące uzupełnieniem tradycyjnego modelu dostarczania aplikacji.

W przypadku stacjonarnych wdrożeń, warto rozważyć skorzystanie z funduszy unijnych, choć tutaj trzeba uzbroić się w cierpliwość – programy na najbliższe 7 lat nie zostały jeszcze ogłoszone. Choć proces uzyskania dofinansowania unijnego wygląda na bardzo skomplikowany i jest bardzo sformalizowany, na stronach każdego programu unijnego dostępne są jednak materiały pomocnicze. Ułatwiają one wypełnienie formularzy i objaśniają krok po kroku jak należy dane dokumenty wypełnić, by nie tylko otrzymać, ale i odpowiednio rozliczyć otrzymane środki. Niepodważalną i największą zaletą dofinansowania inwestycji ze środków unijnych jest fakt, że nie jest to pożyczka, którą trzeba zwrócić – środki otrzymywane są bezzwrotnie.

Alternatywną formą finansowania wdrożenia systemu ERP jest leasing, który pozwala na rozłożenie ciężaru inwestycji w czasie. To o tyle ważne, że firmy spłacają stałe raty, w określonym i dogodnym dla nich terminie. Pozwala to na lepsze zarządzanie płynnością finansową firmy i sprawia, że tak kosztowna inwestycja, jaką jest wdrożenie systemu ERP, nie jest aż tak odczuwalna finansowo. Samo rozłożenie płatności na raty, jest również korzystne z punktu widzenia podatkowego – ratę leasingową można odliczyć od podatku i dzięki temu obniżyć koszty całej inwestycji. 

Klient może też zaciągnąć na wdrożenie systemu ERP pożyczkę. Taką możliwość udostępnia np. firma ORIX. W tym przypadku klient od samego początku staje się właścicielem licencji systemu na podstawie umowy sprzedaży oraz faktury wystawianej bezpośrednio na niego. ORIX dokonuje płatności za licencję na podstawie podpisanej umowy pożyczki z klientem oraz kopii faktury za licencję. Pożyczka jest odpowiedzią na ograniczenia dotyczące finansowania kosztów konsultingu (usługi wdrożeniowej), który bardzo często jest główną pozycją kosztową projektu wdrożenia ERP. Klient może otrzymać otwarty limit do wysokości kosztu całego wdrożenia netto.