BeeOffice – sposób na zarządzanie zespołem i biurem z chmury

System BeeOffice to dostępny przez przeglądarkę internetową pakiet przydatnych w codziennej pracy narzędzi wspomagających zarządzanie biurem i zespołem pracowników. BeeOffice pozwala na usprawnienie i usystematyzowanie tych czynności, które dotychczas w małej firmie były obsługiwane „ustnie”, „papierkowo” lub też w mailach, plikach Excela czy katalogach sieciowych.

autor: Jakub Żurek

BeeOffice to pracujące w chmurze w modelu SaaS (Software as a Service) oprogramowanie służące do obsługi większość procesów administracyjnych w firmie. BeeOffice pracuje w środowisku prywatnej chmury obliczeniowej w oparciu o infrastrukturę Centrum Przetwarzania Danych Grupy BCC. Aplikacja służy do zarządzania typowymi sprawami biurowymi i procesami, które zazwyczaj nie wymagają jeszcze zastosowania oprogramowania klasy ERP, a w wielu firmach, niezależnie od wielkości, procesy te nie są informatyzowane ze względu na swoją pozorną „błahość” i zarządza się nimi zwykle prowadząc wpisy w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach lub notując zdarzenia w zeszycie. Chodzi tu o takie zdarzenia jak rezerwacja samochodu służbowego, sali konferencyjnej czy rzutnika, rozliczenia delegacji, składanie wniosków urlopowych, itp. Innymi słowy, BeeOffice jest oprogramowaniem pozwalającym na zarządzanie zasobami biurowymi i zespołem ludzkim w procesach, które nie są rejestrowane w firmowym systemie ERP, HR, CRM czy wewnątrz firmowym intranecie.

Kim jest Kowalski i gdzie pracuje Nowak?

Jednym z elementów, który nie zawsze uwzględniany w firmowych zasobach IT jest przedstawiony w sposób czytelny schemat struktury firmy powiązany z listą pracowników poszczególnych działów wraz z opisem powiązań służbowych i zakresem odpowiedzialności, czyli innymi słowy, firmowe „who is who”. Najczęściej w firmowych sieciach dostępne są nic nie mówiące spisy telefonów i adresów e-maili do poszczególnych osób. System BeeOffice pozwala na przejrzyste zobrazowanie struktury firmy wraz z opisaniem stanowisk, pracujących na nich osób i udostępnieniem fotografii, ułatwiającej choćby znalezienie kolegi z innego działu, którego nie mieliśmy okazji wcześniej osobiście poznać.

Centralnym elementem systemu BeeOffice jest właśnie wspomniana przed chwilą struktura organizacyjna i lista pracowników znajdująca się w module „Pracownicy i struktura”. Na podstawie zawartych w tym module informacji BeeOffice rozpoznaje zależności przełożeni-podwładni, co pozwala na automatyczne znajdowanie właściwych ścieżek akceptacji (np. dla wniosków zakupowych). Wybór innych modułów i funkcji zależy od potrzeb i preferencji firmy. Nieużywane funkcje można „ukryć” – nie będą widoczne dla użytkowników, którzy z nich nie korzystają. Jednak w każdej chwili, można je udostępnić użytkownikom BeeOffice.

2 godz./tydzień – tyle czasu poświęca pracownik dużej firmy na zidentyfikowanie i dotarcie do właściwych osób w firmie, do których powinien się zwrócić z danymi sprawami.

Jak można zauważyć, moduł „Pracownicy i struktura” pełni dwojaką funkcję w systemie – z jednej strony jest jądrem aplikacji, niezbędnym do uruchomienia pozostałych modułów BeeOffice (ponieważ tutaj składowane są informacje o pracownikach i relacjach między nimi), z drugiej strony stanowi funkcjonalność, która sama w sobie jest bardzo przydatna w organizacji. Moduł ten jest też odzwierciedleniem struktury organizacyjnej, a jednocześnie zbiorem informacji o ludziach, którzy ją tworzą. Każdy pracownik ma tu przypisane stanowisko, funkcje oraz informacje takie jak numery telefonów czy pokoju. Każde stanowisko ma przypisanego pracownika, dzięki czemu zawsze wiadomo, kto jest kim w firmie, pod kogo podlega i jak się z nim skontaktować.

Struktura organizacyjna prezentowana jest w formie przejrzystego edytowalnego i i interakcyjnego drzewka. Istnieje możliwość wyszukiwania oraz przypisania pracowników do zespołów i stanowisk w strukturze firmy. Wyświetlana jest też lista alfabetyczna z podstawowymi informacjami o wszystkich pracownikach w postaci jednej zwartej tabeli oraz dająca możliwość sortowania wyświetlanych danych oraz wyszukiwania po nazwisku, nazwie stanowiska lub ich fragmencie, a także po zdefiniowanych etykietach. Program pozwala na przejścia do widoku i edycji danych szczegółowych wybranego pracownika bezpośrednio z tabeli oraz na podgląd miejsca danego pracownika w strukturze firmy.

W programie przechowywane są takie informacje jak lokalizacja, numeru telefonu, urządzeń oddanych do dyspozycji, wykorzystywanych licencji IT, danych HR, załączników itp. Odpowiednie dane dostępne do wglądu lub edycji tylko dla uprawnionych pracowników, a dla lepszego odzwierciedlenia struktury firmy istnieje możliwość nadawania własnych nazw stanowiskom, działom itp. Istnieje też możliwość zdefiniowania dowolnej liczby dodatkowych cech użytkownika w formie kolorowych etykiet z możliwością wyszukiwania i filtrowania po nich pracowników. Całość może być wyeksportowana do arkuszy Excela. Istnieje również możliwość integracji z systemami ERP, HR czy FK, które są już wykorzystywane w danej firmie.

Terminarz i urlopy

Pozostałe dostępne standardowo moduły w pakiecie BeeOffice to „Terminarz”, „Urlopy”, „Delegacje”, „Rezerwacje”, „Zapotrzebowania”, „Urządzenia”, „Samochody” oraz „Licencje IT”. Pierwszy z nich, „Terminarz” to narzędzie do zarządzania aktywnościami pracowników. Umożliwia planowanie zadań, wgląd w poszczególne aktywności oraz rozliczanie czasu poświęconego na konkretne projekty, działania czy klientów. Funkcja pozwalająca na określanie własnych działań jak na kontrolę działań pozostałych pracowników.

W module „Terminarz” istnieje możliwość dowolnego definiowania zadań (projektów, klientów) i ich grupowania w celu łatwego odzwierciedlenia różnych rodzajów działalności, wyboru stopnia szczegółowości okien czasowych – planowanie pracy na dni lub godziny (w zależności od stosowanego w zespole modelu planowania i rozliczania czasu pracy), filtrowania danych umożliwiające wybranie odpowiednich osób i przedziału czasowego, które będą pokazywane w tabeli. Wszystkie informacje są przedstawiane na pomocą interakcyjnej tabeli z aktywnościami pracowników w zadanym okresie (przeszłymi, bieżącymi i planowanymi), a bezpośrednio z tabeli można wejść w opcję podglądu i edycji szczegółów danej aktywności.

5-10% – tyle czasu pracy każdy z nas poświęca na ustalenie miejsca przebywania i terminu dostępności współpracowników.

Edycję podstawowych informacji da się dokonać z poziomu terminarza i wglądu w rozszerzone informacje o wybranym zadaniu bezpośrednio pod nim. Istnieje możliwość przypisania do poszczególnych zadań, projektów, klientów takich atrybutów jak: osoba odpowiedzialna, czas trwania, numer MPK itp. W systemie następuje automatyczne przypisanie czasu poświęconego na zadania do wskazanych MPK. Przełożeni mogą mieć przydzielone uprawnienia do planowania działań w terminarzach podwładnych, a integracja z modułem „Urlopów” pozwala na łatwą weryfikację, czy dana osoba jest w pracy, czy na urlopie. Ponadto system blokuje wniosek urlopowy w przypadku kolizji w czasie z zaplanowanymi już działaniami, a przed akceptacją wniosku urlopowego przełożony ma przejrzystą informację o osobach dostępnych „na zastępstwo”. Mechanizm akceptacji umożliwia też zablokowanie edycji przeszłych okresów, na przykład po rozliczeniu pracy w danym okresie.

Moduł „Urlopów” umożliwia obsługę całego procesu akceptacji i kontroli wykorzystania urlopów online, bez konieczności używania dokumentów papierowych. Dzięki modułowi „Urlopu” z systemu BeeOffice firma lub zespół ma możliwość tworzenia, wyświetlania i modyfikacji planu urlopów w formie prostej tabelki. Dane o urlopach są dostępne dla wszystkich uprawnionych w „Terminarzu”. Każdy pracownik może szybko sprawdzić, ile urlopu i jakiego typu już wykorzystał, a ile dni wolnego pozostało mu do dyspozycji. Proces akceptacji przebiega automatycznie, zgodnie ze zdefiniowanym mechanizmem workflow, a przełożony otrzymuje informację o wniosku czekającym na zatwierdzenie.