Delegacje, rezerwacje, zapotrzebowania

Funkcjonalność modułu „Delegacji” skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania jej przez przełożonego oraz rozliczania kosztów. Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp. Jeśli w jest to wymagane, wniosek może zostać automatycznie przekazany do przełożonego lub innej osoby, która zatwierdza możliwość odbycia podróży służbowej.

2 godz. – tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie jednej podróży służbowej.

Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty. Może też dołączyć skany faktur i inne konieczne dokumenty. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób. Formularz delegacji umożliwia również przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów. Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi. Jeśli firma korzysta również z modułu Samochody, koszt paliwa automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego auta (prywatnego lub służbowego).

Moduł „Rezerwacje” pozwala na sprawne zarządzanie zasobami używanymi przez pracowników: salkami szkoleniowymi, rzutnikami, zestawami GPS itp. W każdej chwili wiadomo, jaki zasób jest wolny, kto dokonał rezerwacji oraz jak wyglądało jego wykorzystanie w przeszłości. Moduł „Rezerwacje” pozwala nie tylko rezerwować zasoby firmowe w imieniu własnym bądź współpracowników, ale również daje możliwość oceny, w jaki sposób konkretne zasoby czy urządzenia są wykorzystane w firmie - np. łatwo sprawdzić ile dni w roku korzystano z rzutnika, czy opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, czy może biorąc pod uwagę jego zajętość, tańsze byłoby korzystanie z hoteli.

Co ważne, wszyscy pracownicy w każdej chwili mają dostęp do informacji o wolnych zasobach, a jeśli ich potrzebują, to mogą je rezerwować nawet będąc w domu, 24 godz. przez 7 dni w tygodniu. System wysyła e-mailowe powiadomienia o dokonaniu bądź zmianie rezerwacji, a rezerwacje dokonywane są z dokładnością do 5 minut bądź doby. Przydatna jest też opcja grupowania zasobów ułatwiająca wyszukiwanie elementów, które chcemy zarezerwować.

10% – średnio tyle czasu przeznaczonego na spotkanie biznesowe zajmują kwestie organizacyjne (np. znalezienie i przygotowanie odpowiedniej sali, zlokalizowanie i podłączenie rzutnika itp.).

Moduł „Zapotrzebowań” pozwala na pełną obsługę procesu składania i akceptacji zapotrzebowań. BeeOffice informuje decydenta – którego zna ze struktury organizacyjnej – o pojawieniu się nowego zapotrzebowania wymagającego podjęcia decyzji: akceptacji, bądź odrzucenia. W każdej chwili możliwy jest wgląd w aktualny status oraz sprawdzenie dla dowolnego zapotrzebowania, kto i kiedy je złożył, kto wykonał kolejne kroki na ścieżce akceptacji. Oczywiście dostępna jest informacja o wartości zapotrzebowań za dany okres lub dla danego zespołu/osoby w złotych również dla zapotrzebowań wprowadzanych w walutach – automatyczne przeliczanie kursów walut.

Urządzenia, samochody i licencje IT

System BeeOffice gromadzi w jednym miejscu pełną informację o urządzeniach wykorzystywanych przez pracowników, historii ich wydań i zwrotów. Dodatkowo daje możliwość generowania i drukowania dedykowanych dokumentów wydania i zwrotu konkretnych urządzeń. Moduł „Urządzenia” pozwala na obsługę procesu zarządzania firmowym sprzętem przekazywanym użytkownikom, np. laptopami, telefonami, kartami wejściowymi. Istnieje możliwość wydruku protokołów przekazania, zwrotu lub zniszczenia urządzenia, a informacja o urządzeniach nieprzypisanych do pracowników, czyli takich, które powinny znajdować się w magazynie jest natychmiast dostępna.

Całe zarządzania urządzeniami jest uporządkowane dzięki wykorzystaniu jednoznacznych definicji typów urządzeń. Możliwe są definiowanie własnych cech urządzeń w celu dodatkowej kategoryzacji oraz eksport informacji o urządzeniach do plików Excela do dalszych szczegółowych analiz.

Średnio 1200 na rok rozliczeń aut służbowych i prywatnych dokonuje się w firmie z 50 samochodami używanymi w celach służbowych.

Moduł „Samochody” jest nie tylko baza informacji o autach firmowych, ale przede wszystkim narzędziem do automatycznego rozliczania zużytego przez nie paliwa na podstawie informacji wprowadzonych przez pracowników do delegacji. BeeOffice pozwala na zarządzanie przypisaniem i przekazywaniem aut firmowych pracownikom, gromadzi informacje opisujące dane auto, automatyczne pobiera informacje o ilości zużytego w danej delegacji paliwa na podstawie danych o spalaniu w definicji auta i liczbie przejechanych kilometrów, automatyczne liczy ryczałt (kilometrówki) za wykorzystanie auta prywatnego do celów służbowych. Istnieje możliwość importu danych o tankowaniu aut służbowych z kart paliwowych.

Ostatni ze standardowo dostępnych modułów to moduł „Licencje IT”. Przeznaczony jest on do zarządzania dostępnymi w firmie licencjami na oprogramowanie. W BeeOffice definiowana jest lista dostępnych licencji, ich zakupy, wydania i zwroty. W każdej chwili można sprawdzić, kto daną licencję posiada, kto ją wydał oraz ile i jakich licencji IT jest wykorzystywanych w firmie.

Zatrudniając nowego pracownika, łatwo ocenić czy należy zakupić nową licencję, czy można skorzystać z już wcześniej zakupionych, otrzymanych w ramach partnerstwa lub przypisanych do komputera.

Przykładowe korzyści płynące z zastosowania BeeOffice

• system rezerwacji sal, urządzeń i innych współdzielonych zasobów pozwala na lepszą organizacja pracy, uniknięcie sporów pomiędzy pracownikami, a także oszczędności zakupowe (np. decyzja czy należy kupić nowy rzutnik, na podstawie danych historycznych o wykorzystaniu dostępnego sprzętu)
• obsługa akceptacji zapotrzebowań na zakupy pozwala na lepszą kontrola kosztów zakupów i ustalenie jednoznacznej ścieżki akceptacji tych kosztów
• e-wnioski urlopowe i elektroniczne rozliczenie delegacji pozwalają na zmniejszenie liczby papierów i szybszy przepływ informacji – zarówno do przełożonego (o nowych wnioskach), jak i pracowników (o rozliczeniu delegacji czy zgodzie na urlop)
• zarządzanie licencjami na oprogramowanie IT pozwala na wprowadzenie porządku w posiadanych licencjach i zapewnienia legalność wykorzystywanego w firmie oprogramowania. Jest to także sposób na uniknięcie zakupów niepotrzebnych licencji