Google Apps dla Firm

Google Apps to pakiet biurowy działający w chmurze, który umożliwia sprawną komunikację i wspólną pracę nad dokumentami. Gdziekolwiek jesteś, z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, zawsze masz dostęp do swojej poczty, aplikacji i danych.

W skład usług Google Apps dla Firm wchodzi poczta Gmail z funkcjonalnym kalendarzem, pakiet narzędzi biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji), aplikację do prowadzenia spotkań wideo online Hangouts, obszary robocze dla pracy w grupie Witryny oraz opcjonalną możliwość archiwizacji i zaawansowaną funkcję wyszukiwania o nazwie e-Discovery w ramach usługi Vault. W Google Apps dla Firm każdy użytkownik ma do dyspozycji 30 GB miejsca na pocztę i swoje dane przechowywane na dysku internetowym. Pojemność tą można zwiększyć za dodatkową opłatą – patrz ramka: „Cztery euro za użytkownika”.

Niezawodna poczta i kalendarz

Firmowa poczta w Google bazuje na usłudze Gmail – tej samej, która została doceniona przez miliony użytkowników za funkcjonalny i szybki program pocztowy obsługiwany przez przeglądarkę, filtry antyspamowe, błyskawiczną wyszukiwarkę wiadomości oraz bogate funkcje porządkowania poczty. Wraz z Google Apps dla Firm dostajemy możliwość zarejestrowania adresu e-mail we własnej domenie internetowej. Posiadanie adresu we własnej domenie ułatwia jego zapamiętanie przez współpracowników i klientów, ale ma również bardzo ważne znaczenie z powodów wizerunkowych. To jeden ze sposobów na budowanie tożsamości firmy. Korespondencja wysyłania z „firmowej skrzynki” zawsze wygląda profesjonalnie.

To jednak nie wszystko. Wtyczka Gmail Offline dla Chrome pozwala na czytanie i pisanie wiadomości nawet wówczas, gdy komputer nie jest połączony z Internetem. Po nawiązaniu połączenia, program zsynchronizuje zawartość skrzynki odbiorczej i wyśle przygotowane wcześniej e-maile. Można przekazać dostęp do swojego konta drugiej osobie, jeśli ktoś inny zajmuje się w firmie zarządzaniem skrzynkami e-mail lub użytkownik idzie np. na dłuższy urlop. Warto zwrócić również uwagę na ścisłą integrację poczty Gmail z Kalendarzem. Jeśli w treści e-maila użytkownik dostanie informację o ważnym wydarzeniu, wówczas może szybko (jednym kliknięciem) utworzyć nowe zdarzenie w kalendarzu.

Zestaw narzędzi biurowych w aplikacjach Google dla firm uzupełnia funkcjonalny Kalendarz, który ułatwia organizowanie własnego czasu i czasu współpracowników. Narzędzie to wyposażono w funkcję inteligentnego planowania spotkań, która podpowiada termin pasujący wszystkim jego uczestnikom. Kalendarz można opublikować w Internecie, tak aby klienci i osoby z zewnątrz mogły samodzielnie wskazać dogodny termin i miejsce spotkania, szkolenia czy wspólnej podróży.

Dokumenty i dysk

W Google Apps dla Firm dostępny jest w pełni funkcjonalny edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do tworzenia prezentacji, które to narzędzia pozwalają na efektywną pracę w grupach. Dokumenty tworzone w aplikacjach Google zapisywane są na dysku internetowym w chmurze i są dostępne w każdej chwili z dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową.

Aplikacje Google umożliwiają wspólną pracę nad dokumentami w zespołach roboczych. Wszyscy pracownicy mogą jednocześnie wprowadzać zmiany w pliku, a każda osoba z zespołu ma natychmiastowy dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, mechanizm śledzenia zmian pozwala w dowolnym momencie przywrócić dokument do wcześniejszej wersji. Edytor formularzy ułatwia zbieranie danych od współpracowników i klientów, a następnie ich analizę w arkuszu kalkulacyjnym.

Możliwe jest również importowanie dokumentów utworzone w programach z pakietu Microsoft Office, Adobe Illustrator i Adobe Photoshop oraz 30 innych popularnych formatach i typach plików. Aplikacje biurowe Google umożliwiają edycję dokumentów na smartfonie z systemem Android lub dowolnym innym urządzeniu mobilnym wyposażonym w przeglądarkę internetową, swobodne drukowanie ich przy użyciu usługi Google Cloud Print, a także zapis dokumentu do popularnych formatów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji oraz PDF.