Jaka płatna poczta? Google Apps for Work

W sierpniu 2016 mija okrągła rocznica uruchomienia Google Apps. W 10 lat powstał jeden z największych i najpopularniejszych na świecie zestawów aplikacji do pracy biurowej w chmurze. Czy możemy już dziś powiedzieć, że Google Apps for Work to najlepsza płatna poczta i dysk do przechowywania danych?

Gmail i towarzyszące jej usługi to jedna z najlepszych, bezpłatnych ofert na świecie. Jedna z najlepszych, nie jedyna, więc nie łapcie mnie za słowo i nie kierujcie natychmiast do okienka „skomentuj” ;). Brakuje jej kilku funkcji do doskonałości, a właśnie dlatego ten artykuł jest o płatnym Gmail, czyli Google Apps for Work, a nie o bezpłatnym Gmail. Artykuł nie jest też porównaniem z (zapewne) konkurencyjnym bezpłatnym Microsoft Outlook, OneDrive i jego dokumentami. O nim będzie osobny, kolejny artykuł.

Cechy wspólne, czyli po co płacić?

Bezpłatny Gmail to rzecz jasna nie tylko poczta, ale także Dysk do przechowywania danych, Kalendarz, Kontakty, Hangouts, ale przede wszystkim świetny pakiet biurowy w chmurze: Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze i Rysunki. Natomiast to co czyni naprawdę wielką tę usługę, to wygodne korzystanie ze wszystkich aplikacji na smartfonie lub tablecie, w dedykowanych aplikacjach mobilnych. Aplikacje Gmail lub Inbox by Gmail na smartfony, to nowoczesne, wygodne i przyjemne usługi. Co to tego chyba nikt nie ma wątpliwości.

To, czego nie widać – i to dosłownie - to także sprawnie działające filtry spamowe i brak reklam. Nie sądzę, aby użytkownicy innych bezpłatnych skrzynek pocztowych mogli pochwalić się brakiem spamu lub reklam. Używam gmail od 2007 roku, podawałem ten adres w wielu usługach oraz stronach i jestem pod wrażeniem jego obecnej odporności na spam.

E-maile wysyłane między użytkownikami Google są szyfrowane podczas przesyłania, z użyciem protokołu TLS. To może być ważna cecha, z punktu widzenia pomysłu, który opisuje w dalszej części. Jeśli interesuje Cię jak rozpoznać, czy wiadomości przychodzące na gmail, lub wysyłane z gmail na inne adresy, są szyfrowane, zerknij na stronę szyfrowanie poczty. W skrócie: jeśli nie widzisz małej czerwonej kłódki, wszystko jest OK.

Dla większości użytkowników Gmail i posiadaczy smartfonów z Android, stało się to zapewne oczywiste i naturalne. A mają to wszystko za darmo. OK, nic nie ma za darmo, ale jeśli porównać to choćby z abonamentem RTV, to za gmail autentycznie nic nie musimy płacić.

Dokumenty nawet w wersji bezpłatnej, oferują funkcję wspólnej pracy, synchronizowania zmian (z wersji offline), historii zmian z możliwością przywrócenia dowolnej wersji (nieograniczona), komentowania, udostępniania z różnymi uprawnieniami, lub chronienia arkuszy i zakresów w arkuszu.

Podejrzewam, że nie jednego użytkownika Office mogą zadziwić w Arkuszach Google obecne możliwości tworzenia tabeli przestawnych i edytora raportów. Nie było tak od samego początku.

Zmierzam do tego, że w zasadzie już bezpłatny gmail jest świetnym i kompleksowym narzędziem do półprofesjonalnego zastosowania. Oczywiście pod warunkiem pogodzenia się z faktem, że zawartość naszej skrzynki może być skanowana przez algorytmy w poszukiwaniu fraz określających nasze zainteresowania, styl życia, zainteresowania zakupowe, czyli wszystko co potrzebne, aby optymalnie działały inne usługi Google, np.: Ad.sense.

Płatny gmail, czyli Google Apps for Work

Co zyskamy w płatnym Google Apps for Work i czy warto za niego zapłacić tylko dla samej skrzynki pocztowej? Wyprzedzając fakty odpowiem od razu: tak warto, a nawet głównie z powodu skrzynki  i adresu e’mail.

W bezpłatnym gmail mamy do dyspozycji tylko jeden adres e’mail i zawsze będzie się kończył jako @gmail.com. W płatnym gmail możemy skonfigurować dowolną nazwę domeny, czyli np.: biuro@benchmark.pl, a ponadto ustawić dowolną ilość aliasów – czyli dodatkowych adresów email do jednej skrzynki (jednego użytkownika), np.: mateusz.k@benchmark.pl.

Warunkiem jest jednak wykupienie dowolnej nazwy domeny u operatorów (np.: nazwa.pl czy home.pl), którą następnie skonfigurujemy tak, aby działała z usługami Google. Z pomocą odpowiedniego poradnika można to zrobić w pół godziny. Planujemy przygotować krótki poradnik w formie screencastu.

W ramach jednego abonamentu (€ 3,33/mc) otrzymujemy konto dla jednego użytkownika, z łączną przestrzenią 30GB – na pocztę i dysk. A więc dwa razy więcej niż w bezpłatnym gmail.

Google Apps for Work to przede wszystkim konsola administracyjna, umożliwiająca zakup kolejnych licencji i dodawanie kont użytkowników, oraz zarządzania tymi kontami. W małej, kilkuosobowej firmie, konfiguracja i zapanowanie nad wszystkimi ustawieniami jest w miarę prostę i intuicyjne.

Bezpieczeństwo i prywatność płatnego gmail

W odróżnieniu od bezpłatnego gmail, poczta użytkownika w Google Apps for Work nie jest już skanowana (przynajmniej tak zapewnia Google), a dane nie są udostępnianie osobom i firmom trzecim. Migrując do innej usługi, klient ma pewność, że zabiera ze są wszystkie swoje dane. To akurat nie powinno dziwić, bo w wielu usługach klasy biznesowej jest to standardem.

Zasady i regulaminy opisujące prywatność danych w usługach „for Work” zawarte są na stronie How Google handles your data, choć niestety nie w języku polskim.

Przełączanie pomiędzy Gmail i Google Apps for Work

Chodzi mi w tym przypadku o jednoczesne korzystanie z dwóch kont, w jednym oknie przeglądarki lub na smartfonie. Rozwiązane jest to bardzo zgrabnie, a przełączenie w pocztę gmail lub dysk pomiędzy kontami jest szybkie i wygodne. Można być w tym samym czasie zalogowanym na kilka różnych kont gmail.

Czy chcę płacić za pocztę?

Dla samodzielnego przedsiębiorcy, roczny koszt 180 zł (€ 40) + koszt domeny (~100 netto) jest wydatkiem do zaakceptowania. Łatwiej też docenić zalety całego pakietu i korzyści z możliwości pracy mobilnej oraz dostępności do danych.

W małej firmie, np. 10 osobowej, roczny wydatek wynosiłby już 1800 zł. W poszukiwaniu oszczędności i tańszej usługi płatnej poczty, niektóre z zalet np.: dokumenty w chmurze, wygodne aplikacje na smartfon lub tablet, mogą zejść na plan dalszy.

Jeśli szczególnie zależy nam na jakiejś funkcjonalności, np.: wspólnej pracy na jednym arkuszu lub kalendarzu, dobrym pomysłem może być stworzenie hybrydy. Jedno lub kilka kont płatnych, dla twórców i właścicieli arkuszy, podczas gdy pozostali pracownicy mają dostęp z kont bezpłatnych gmail. To rozwiązanie nie jest jednak wskazane dla dokumentów zawierających ważne dane firmowe, ale chyba i tak lepsze, niż używanie tylko darmowych kont gmail.

Mimo wszystko, porównując oferty na pocztę firmową u dużych, krajowych operatorów – np.: midiPoczta czy Business email w cenie około 180 zł/rok, Google Apps for Work wcale nie wychodzi drogo. Czasami kuszą większą pojemnością (30GB vs 50GB), bardziej lub mniej przydatnymi funkcjami, jednak żadna z tych ofert nie oferuje tak dobrego pakietu biurowego do pracy on-line.

Odpowadając na pytanie: Czy Google Apps for Work to najlepsza płatna poczta i dysk do przechowywania danych?, własne doświadczenia oraz wiele opinii w necie może wskazywać na to, że tak.