Office 2016 w firmie: nowe funkcje, których warto nie przegapić

Mam wrażenie, że na oprogramowaniu Microsoft ciąży jakaś klątwa, która sprawia, że przy premierze nowej generacji softu użytkownicy bronią się na każdy możliwy sposób przed aktualizacją. Dotyczy to zarówno kolejnych odsłon Windows (może poza Vistą), jak i pakietu Office. W przypadku klienta indywidualnego do niedawna można było to tłumaczyć zaporowymi cenami i kiepską polityką dystrybutora. Rzadko też udawało się Microsoftowi podbić serca klienta biznesowego, a ewolucja funkcjonalności zazwyczaj była niedostrzegalna dla przeciętnego użytkownika. W efekcie, w wielu firmach, które zdecydowały się na produkty giganta z Redmont wciąż królują przestarzałe edycje. Czy zatem warto w ogóle sięgać po Office 2016 dla firm? Przyjrzyjmy się jego możliwościom.

Co-authoring i zabawa w chmurze dla całego zespołu

Nowy pakiet biurowy Microsoft przynosi więcej zmian niż nowości. Najciekawsze rozwiązanie zauważą subskrybenci Office 365, którym Word pozwoli na pracę zespołową i co-authoring. Mówiąc wprost, kilka osób może w tym czasie edytować ten sam dokument. Kiedy twój kolega wprowadza zmiany, widzisz to na ekranie swojego komputera. Możliwości wykorzystania jest mnóstwo. W biurze, osoby pracujące razem nad raportem nie będą musiały zaśmiecać sobie skrzynek kolejnymi wersjami. W redakcji, redaktor błyskawicznie naniesie poprawki na artykuł dziennikarza. W połączeniu z wbudowanym w Office Skype to doskonałe narzędzie do prowadzenia konferencji, lub do pracy zdalnej. Jestem przekonany, że to będzie najpopularniejszy mechanizm nowego pakietu. Niestety na razie w ten sposób obsłużymy tylko Worda.

Błyskawiczne dzielenie się plikami

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że do poziomu banału sprowadzono udostępnianie plików Worda, Excela i PowerPointa. Aby te znalazły się w chmurze wystarczy jedno kliknięcie. Dokładnie tyle samo wysiłku wymaga sprawdzenie informacji za pomocą opcji „smart lookup” z menu kontekstowego. Program natychmiast pobierze z Binga informacje na temat zaznaczonego tekstu.

Służbowa poczta: grupy i porządek

Tymczasem w Outlooku pojawiła się funkcja "groups". Oględnie mówiąc, jest to narzędzie usprawniające masowe wysyłanie e-maili. Świetnie sprawdzi się to, kiedy różne zespoły pracują nad różnymi projektami. Każdy z nich może mieć wspólną skrzynkę, kalendarz i notatki z OneNote.

Warto też zwrócić uwagę na funkcję „clutter”, która była dostępna już w poprzedniej edycji, a wciąż jest mało popularna. To inteligentny algorytm, który filtruje ważne dla użytkownika wiadomości. 

Ciekawostką jest też usprawnione dodawanie załączników. Outlook automatycznie odnajduje ostatnio otwierane przez programy pakietu pliki, dzięki czemu bałaganiarze nie będą musieli przekopywać całego dysku w poszukiwaniu potrzebnego dokumentu. To tak oczywiste rozwiązanie, że zastanawiam się, czemu nie wprowadzono go wcześniej.

Office 365 Planner

Użytkownicy Office 365 uzyskali dostęp do Plannera na początku tego roku. To odpowiedź Microsoftu na programy takie jak Trello czy Basecamp. Krótko mówiąc to narzędzie do zarządzania zespołem, tworzenia planów, przydzielania zadań, udostępniania plików oraz komunikacji. Realizowane projekty przybierają formę intuicyjnych tablic ("boards"), na których poszczególne zadania widoczne są jako karty ("cards"). Planner nie wymaga ciągłego śledzenia. Jeżeli wprowadzone zostaną zmiany, program poinformuje cię o tym.

Excel jest jasnowidzem

Użytkowników Excela ucieszy poszerzona gama wykresów (dostępnych także w pozostałych programach), ale prawdziwym hitem tej wersji jest funkcja prognozowania („forecasting”).  Program wykorzystuje wprowadzone wartości (np. przychody w kolejnych miesiącach) aby oszacować prawdopodobne wartości w przyszłości. Poza podstawową prognozą Excel podaje także dwie granice ufności.

Czy warto używać Office 2016?

Pierwsze godziny pracy z nowym Office 2016 stanowiła dla mnie zabawa w kotka i myszkę, w poszukiwaniu nowych możliwości. To pakiet, który czerpie najlepsze wzorce z aplikacji webowych i wprowadza pracę biurową na zupełnie nowy poziom. Współczesny MS Word to nie tylko wirtualna maszyna do pisania, ale całe cyfrowe biuro.

Trzeba jednak zaznaczyć, że korzystanie z niego bez dostępu do Office 365 mija się po prostu z celem, ponieważ najlepsze funkcje są uzależnione od tej platformy. Nowe funkcjonalności udowadniają także, że chmura w firmie nie jest już tylko trendem, ale stała się standardem. Pozostaje trzymać kciuki, aby polskie firmy nadążyły za tymi zmianami.

Więcej o nowym Office 2016 już wkrótce.