Jakość skanowania
Urządzenia wielofunkcyjne przeznaczone są przede wszystkim do celów biurowych. Dlatego też stosowane w nich mechanizmy skanujące są porównywalne do tych, stosowanych w domowo-biurowych skanerach płaskich. Ich możliwości pod względem parametrów optycznych są zatem niższe niż dla typowych skanerów fotograficznych, niemniej znakomicie nadają się do większości zastosowań biurowych, a nawet dość dobrze sprawdzają się w agencjach reklamowych czy studiach graficznych. W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że w biurowych urządzeniach wielofunkcyjnych rzadko spotyka się skanery wyposażone w przystawkę do slajdów. Montowane są one jedynie w niektórych fotograficznych urządzeniach wielofunkcyjnych.
Wbudowany w urządzenie wielofunkcyjne skaner pozwala na przenoszenie skanowanych dokumentów do komputera. Zazwyczaj dostępne są formaty graficzne (np. JPG, TIFF) ale również PDF. Oprogramowanie skanera pozwala też często na rozpoznawanie tekstu za pomocą zainstalowanego wraz ze sterownikami oprogramowania OCR. Możliwe jest też od razu dołączanie zeskanowanego dokumentu do wysyłanego e-maila. Decydując się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego warto też zadbać o wyposażenie skanera w automatyczny podajnik do dokumentów.
Jeśli chodzi o możliwości skanera, to najczęściej są to kolorowe moduły skanujące. Do rzadkości należą skanery czarnobiałe. Maksymalna rozdzielczość skanerów montowanych w biurowych kombajnach to zwykle 1200, 2400 lub 4800 dpi. Wyższe spotyka się w urządzeniach fotograficznych.
Skaner w połączeniu z drukarką w kombajnach bardzo często wykorzystywany jest jako kserokopiarka. Można powiedzieć, że w wielu biurach ta funkcja używana jest nawet częściej niż pozostałe. Obsługa urządzenia wielofunkcyjnego jako kserokopiarki jest bardzo prosta i, co ważne, nie wymaga podłączenia kombajnu do komputera. Dokumenty kseruje się używając bądź to przycisków, bądź wbudowanego ekranu LCD, w taki sam sposób jak na tradycyjnej kserokopiarce. Oczywiście urządzenia kolorowe pozwalają na uzyskanie barwnych kopii skanowanych dokumentów.
Rozmiar wydruku i skanera
Większość wielofunkcyjnych urządzeń pozwala na uzyskanie wydruku formatu A4 i takiej też wielkości zastosowany jest w nich skaner. Zazwyczaj wystarcza to na potrzeby większości firm. Jeżeli wymagane jest jednak skanowanie i drukowanie dokumentów w większym formacie, to można skorzystać z urządzeń drukujących i skanujących w formacie A3.
Część urządzeń wielofunkcyjnych wyposażonych jest w wyświetlacze LCD, w czytniki kart pamięci oraz złącza USB. Pozwalają one na drukowanie zdjęć bezpośrednio z kart pamięci lub aparatu fotograficznego. Na ekranie LCD można wówczas dopasować format wydruku czy sposób ułożenia zdjęć na papierze.
Najtańsze modele tej wielkości, które korzystają z druku atramentowego można nabyć za niecałe 600 zł.
Warto pamiętać, że urządzenia laserowe, pozwalające na drukowanie w kolorze na papierze formatu A3 są obecnie drogie. Ich ceny zaczynają się od 9000 zł. Dużo bardziej atrakcyjne cenowo są urządzenia laserowe monochromatyczne o formacie wydruku i skanowania A3. Najtańsze z nich można nabyć za nieco ponad 2000 zł. W pełni zastępują one typowe kserokopiarki, chociaż są od nich nieco wolniejsze i droższe w eksploatacji.
Wyposażenie dodatkowe
Grupa urządzeń wielofunkcyjnych obejmuje dwie kategorie sprzętu – 3w1 oraz 4w1. Najtańsze modele urządzeń wielofunkcyjnych, czy to atramentowych czy laserowych, pełnią trzy funkcje (3w1): skanera, drukarki i kserokopiarki. Wiele z nich można jednak dostać w nieco droższych odmianach, które są wyposażone w dodatkowe moduły. Najczęściej pozwalają one na automatyczne skanowanie wielu dokumentów (podajnik kartek) oraz wykonywanie wydruków dwustronnych (duplekser). Obie te funkcje są bardzo przydatne w firmach przetwarzających duże ilości dokumentów papierowych, a więc zajmujących się księgowością, szkoleniami, doradztwem itp. Dodatki te znacząco przyspieszają i ułatwiają pracę.
Druga grupa kombajnów to urządzenia 4w1. Sprzęt ten wyposażony jest dodatkowo w moduł umożliwiający odbieranie i wysyłanie faksów. Faks przyda się w firmach, które wymieniają się dokumentami z wieloma instytucjami, urzędami lub kontrahentami, którzy wymagają przesłania dokumentów właśnie w postaci faksu.
