Zintegrowane systemy informatyczne zarządzania (ZSIS) – praktyczne wprowadzenie

Narzędzia ERP wywodzą się z klasy systemów MRP (Material Requirements Planning, Planowanie zapotrzebowania materiałowego) oraz MRP II (Manufacturing Resource Planning, Planowanie zasobów produkcyjnych). Pierwotnie systemy te wspierały procesy związane z opracowywaniem zakupów materiałów do produkcji i śledzeniem stanu zapasów (MRP) oraz planowaniem zdolności produkcyjnych (MRP II).

Wraz z upływem czasu, oprogramowanie MRP/MRP II zaczęło obrastać w dodatkowe moduły, obejmujące pozostałe obszary funkcjonowania przedsiębiorstw: handel i dystrybucja, gospodarka magazynowa, finanse i księgowość, środki trwałe oraz kadry i płace. Sam skrót ERP jest rozwinięciem angielskich słów Enterprise Resource Planning, co tłumaczone jest, jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie ERP należy do klasy systemów transakcyjnych, które pozwalają na rejestrowanie i przetwarzanie informacji o zdarzeniach gospodarczych takich jak rozchód surowców, wydanie towaru, ewidencja zleceń produkcyjnych czy wystawienie faktury. Systemy ERP pozwalają odwzorować procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie, przepływ informacji i dokumentów. Pracownicy, zgodnie ze swoimi uprawnieniami, mają wgląd w dane tworzone w różnych obszarach przedsiębiorstwa.

Na rynku znajdziemy rozwiązania ERP dedykowane dla firm o różnej wielkości. Dla wielu przedsiębiorstw ERP stanowi podstawowe i jedyne narzędzie, które wspomaga zarządzanie procesami biznesowymi. Firmy, które do tej pory wybierały luźno powiązane ze sobą aplikacje finansowo-księgowe (FK), do prowadzenia sprzedaży i gospodarki magazynowej czy programy kadrowo-płacowe, coraz częściej stawiają na zintegrowane systemy zarządzania klasy ERP. Więcej o funkcjach ERP piszemy w oddzielnym artykule.

Oprogramowanie SFA

SFA (Sales Force Automation) to klasa systemów informatycznych wspomagających prowadzenie sprzedaży. Rozwiązania te łączą w sobie funkcje zarządzania sprzedażą, skierowane do dyrektorów handlowych, kierowników regionalnych i analityków oraz mobilne narzędzia wsparcia sprzedaży dedykowane dla handlowców. Pulpity menedżerskie umożliwiają szybki wgląd w bieżące wyniki sprzedażowe prezentowane w formie tabel, wykresów czy map. Oprogramowanie SFA umożliwia zbieranie, przetwarzanie i śledzenie stanu realizacji zamówień, gromadzenie danych o klientach, udostępnianie informacji produktowej oraz cenników a także wgląd w stany magazynowe.

Elementem systemów SFA są aplikacje mobilne na smartfony lub tablety, które wspomagają zadania realizowane przez pracowników terenowych. Oprócz funkcji związanych ze zbieraniem zamówień, narzędzia SFA służą do planowania działań handlowców (trasówki, plany sprzedaży, zadania promocyjne) oraz kontrolowania ich pracy (rozliczanie wizyt, gromadzenie informacji o złożonych zamówieniach, śledzenie pojazdów).

Customer Relationship Management

Pojęcie Zarządzanie relacjami z klientami (CRM, Customer Relationship Management) odnosi się do strategii działania oraz zestawu procedur, które pozwalają na sprawną obsługę oraz skuteczną komunikację z klientami firmy. Koncepcja ta zakłada zintegrowanie i ujednolicenie działań promocyjnych i sprzedażowych w skoordynowany proces, którego celem jest stały kontakt z klientem i jego pełne zadowolenie.

Oprogramowanie CRM wspiera procesy marketingowe i sprzedażowe - od przygotowania oferty, złożenia zamówienia po jego zafakturowanie.

Zadania te wspomagane są przez dedykowane systemy informatyczne klasy CRM. Oprogramowanie CRM wspiera procesy marketingowe i sprzedażowe - od przygotowania oferty, złożenia zamówienia po jego zafakturowanie. Wbudowane kalendarze, funkcje przypomnień oraz listy zadań do wykonania usprawniają procesy związane z obsługą klientów – tych obecnych, ale i przyszłych.

Systemy te umożliwiają gromadzenie i przetwarzanie danych kontaktowych, informacji o firmach oraz różnego rodzaju dokumentów (umowy, kalkulacje, cenniki). Oprogramowanie CRM rejestruje historię kontaktów, złożone oferty oraz transakcje z klientem. Aplikacja może zostać wyposażona w funkcje zbierania, agregowania i analizowania danych z rynku (ankiety). Narzędzia CRM wspomagają również zadania związane z czasem pracy pracowników działów sprzedaży i marketingu, w tym tworzenie planów sprzedaży i analizę poziomu ich realizacji.

Business Intelligence

Systemy analityki biznesowej (Business Intelligence, BI) ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych na poziomie strategicznym i operacyjnym. Wdrożenie systemu BI wymaga utworzenia hurtowni danych, która jest zasilana usystematyzowanymi i nieusystematyzowanymi danymi, pochodzących z różnego rodzaju systemów transakcyjnych (ERP, CRM, MES), baz danych oraz innych źródeł np. plików lub stron internetowych.

Systemy analityki biznesowej BI ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych na poziomie strategicznym i operacyjnym.

Systemy BI przeznaczone są dla menedżerów i analityków, którzy potrzebują wygodnych narzędzi do przekształcania luźno ze sobą powiązanych danych w usystematyzowaną wiedzę na temat przeszłego i obecnego stanu przedsiębiorstwa. BI zastępuje tabele przestawne Excela umożliwiając prezentacje danych w formie skonsolidowanych lub szczegółowych zestawień i wykresów, dostępnych z poziomu interaktywnych kokpitów menedżerskich. Raporty mogą być automatycznie generowane i wysyłane na skrzynkę poczty e-mail. Analiza what-if (co by było, gdyby?) służy do budowania scenariuszy, które umożliwiają zbadać wrażliwość określonych parametrów na zmiany ich wartości np. obliczania rentowności produkcji na podstawie wahań kursów walut.

Oprócz funkcji analitycznych, oprogramowanie BI dostarcza narzędzia wspomagające procesy budżetowania (tworzenie i śledzeniu stanu realizacji budżetów) oraz wyliczania kluczowych wskaźników efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI), które pozwalają ocenić stopień realizacji podstawionych celów organizacji.