Chmura pomaga w wymianie e-faktur i e-dokumentów

W dyskusjach o zaletach Chmury i płynących z niej korzyściach często pomija się jeden ważny aspekt. Chodzi o możliwość tworzenia interfejsów między kontrahentami i systemami informatycznymi. Serwis miedzyfirmami.pl, który pełni rolę elektronicznego listonosza, jest przykładem interfejsu, z którego pomocą można przesyłać i wymieniać się dokumentami elektronicznymi oraz e-fakturami.

autor: Aneta Jarczyńska

Możliwości Chmury nie ograniczają się wyłącznie do przetwarzania informacji poza infrastrukturą sprzętową użytkownika i do archiwizowania danych na zewnętrznych serwerach. Chmura to przede wszystkim możliwość modyfikowania i optymalizacji szeregu procesów biznesowych. Zależnie od potrzeb, dzięki zastosowaniu nowych modeli biznesowych można działać szybciej, taniej, lepiej, szerzej, czy po prostu – inaczej.

Elektroniczne faktury

Oprócz tego, sieć daje jeszcze coś więcej: pozwala uruchamiać interfejsy, które w konkretnym obszarze wspierają integrację, zarówno systemów wykorzystywanych przez różnych przedsiębiorców, jak i procesów, które po obu stronach interfejsu mogą być zupełnie inaczej zorganizowane. W Polsce jednym z przykładów takiego interfejsu jest serwis miedzyfirmami.pl, który został stworzony z myślą o wspieraniu wymiany dokumentów elektronicznych i e-faktur między podmiotami gospodarczymi.

Serwis miedzyfirmami.pl jest przykładem odpowiedzi na zmieniające się prawo, realne potrzeby przedsiębiorców oraz postęp technologiczny.

Elektroniczna forma fakturowania, m.in. ze względu na ograniczenia wynikające z obowiązujących przepisów, upowszechniała się w Polsce wolniej niż w innych krajach UE. Jednak od roku 2011 zaczęto liberalizować przepisy regulujące kwestie stosowania e-faktur w biznesie. Obecnie są one równoważne fakturom papierowym, a przedsiębiorcy mogą się nimi posługiwać z zapewnieniem łatwych do dotrzymania warunków formalnych i technologicznych. Co więcej, zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej, elektroniczna forma fakturowania ma do roku 2020 stać się dominująca w całej UE.

Te pozytywne zmiany bezpośrednio przekładają się na ograniczenie kosztów w tysiącach przedsiębiorstw. Wg wyliczeń, samo przejście na obieg elektroniczny w zakresie stosowania e-faktur przynosi wymierne, nieraz bardzo duże oszczędności. Wystarczy porównać koszty – obsługa wszystkich czynności przy wystawieniu, przesłaniu i zaksięgowaniu faktury papierowej waha się od 4 do 10 zł. W przypadku e-faktur może być to kilkanaście groszy. Przy odpowiedniej skali przedsiębiorstwa mówimy o oszczędnościach rzędu wielu tysięcy złotych, a w skali całego kraju są to już miliardy złotych. Oprócz tego uwzględnić należy jeszcze kwestie ekologii.

Sęk w tym, że obieg e-faktur i ich upowszechnianie to nie tylko kwestia przepisów, ale też złożonych systemów informatycznych.

Z perspektywy przedsiębiorstwa faktura wiąże się co najmniej z dwoma strategicznymi obszarami działalności: sprzedażą (faktura przychodowa) i zakupami (faktura kosztowa). Oba typy dokumentów powstają przy okazji różnych procesów biznesowych. W pierwszym przypadku przedsiębiorstwo jest nadawcą dokumentu, w drugim – adresatem. Procesy te, w zależności od firmy oraz jej skali obsługiwane są przez bardzo różne systemy informatyczne, o różnym poziomie zaawansowania, działające w różnych technologiach itd. Co więcej, same procedury związane z obsługą faktur w danej strukturze organizacyjnej mogą być różne. Do tego, choć na razie najbardziej rozpowszechnionym formatem jest PDF, dochodzi jeszcze kwestia braku uniwersalnego, jednolitego dla wszystkich standardu e-faktury. Unia Europejska dopiero nad nim pracuje.

Cloud computing a wymiana dokumentów

W takiej sytuacji z pomocą przychodzą możliwości, jakie daje Chmura. W pierwszej połowie 2012 roku wystartował serwis miedzyfirmami.pl. Z jednej strony oferuje on usługę: pozwala przesłać do dowolnego kontrahenta dowolny dokument elektroniczny. Z drugiej strony, pozwala zintegrować pełen proces wymiany faktur elektronicznych między kontrahentami, tak aby działania związane z ich obsługą były ograniczone do minimum, a księgowania w pełni zautomatyzowane. Funkcja przesyłania dokumentów pozornie przypomina e-mail, ale w tym przypadku ścieżce przesyłu i odbioru dokumentów towarzyszy szereg zdarzeń, które uwiarygodniają nadawcę oraz sam dokument, a także służą powiadomieniu nadawcy i odbiorcy o tym, że dany plik został wysłany, że czeka do odbioru, został odebrany lub odrzucony. Ten ciąg zdarzeń oraz sposób, w jaki e-faktura trafia od kontrahenta A do kontrahenta B opracowany został z myślą o dopełnieniu warunków wynikających z polskich i unijnych przepisów – przede wszystkim o zapewnieniu integralności treści i autentyczności pochodzenia danej e-faktury.

Serwis zapewnia bezpieczeństwo i poufność przesyłanych danych, a jednocześnie oferuje bogaty zestaw personalizowanych powiadomień o statusie wysłanych dokumentów. Z perspektywy przedsiębiorcy istotne wydaje się kilka aspektów. Po pierwsze, gwarancja poparta interpretacjami organów skarbowych, że wysłana przez miedzyfirmami.pl e-faktura uznana jest za doręczoną w momencie automatycznego wysłania przez serwis powiadomienia do nadawcy o wysyłce. Korzyścią jest tu zatem możliwość dokonania wysyłki e-faktury potwierdzonej przez odbiorcę zaledwie w kilka sekund. Cecha ta ma pozytywny wpływ zarówno na terminowość zapłaty za fakturę, jest też pomocna w ewentualnych procesach windykacyjnych. Po drugie, twórcy miedzyfirmami.pl udostępniają API, dzięki któremu przedsiębiorca może we własnym zakresie integrować użytkowane przez siebie oprogramowanie (np. finansowo-księgowe) z serwisem.

Docelowo zatem serwis może pełnić rolę interfejsu w automatycznym procesie wymiany e-faktur między programem obsługującym sprzedaż w Firmie A oraz programem finansowo-księgowym w Firmie B, nawet jeśli oba systemy nie komunikują się ze sobą, pochodzą od innych dostawców i działają w różnych technologiach.

Przykład międzyfirmami.pl pokazuje, jak wykształcają się nowe usługi i modele współpracy biznesowej w obliczu zmieniających się czynników rynkowych. W tym przypadku o uruchomieniu serwisu zaważyło kilka czynników: liberalizacja przepisów w zakresie wymiany e-faktur, praktyczna potrzeba usprawniania powtarzalnych procesów biznesowych połączona z potrzebą poszukiwania źródeł oszczędności oraz nieunikniony trend – niebawem papierowa forma faktury odejdzie do lamusa.