Nadchodzi czas e-papieru

Dla większości pracowników naciśnięcie przycisku „drukuj” jest czynnością naturalną i wielokrotnie wykonywaną w ciągu dnia. Nie zastanawiają się oni, jakie są jej skutki dla firmowego budżetu i środowiska naturalnego. Warto więc, aby przedsiębiorstwa podjęły działania, które zmienią nawyki osób zatrudnionych, a także pozwolą zoptymalizować koszty drukowania oraz ograniczą jego szkodliwe oddziaływanie na otoczenie.

autor: Michał Pertek

W przeliczeniu na pracownika polskie przedsiębiorstwo wykorzystuje miesięcznie 1,3 ryzy papieru A4, czyli blisko 650 kartek. W skali roku jest to ok. 7,7 tys [1]. Statystyki te pokazują, że firmy w Polsce wciąż nie potrafią skutecznie ograniczać liczby drukowanych dokumentów. Ma to negatywny wpływ nie tylko na ich budżet, ale również na pracowników oraz środowisko naturalne.

Proste rozwiązania są skuteczne i nic nie kosztują

Drukowanie jednostronne czy dwustronne? Wąskie czy szerokie marginesy? Czy to ma w ogóle istotny wpływ na liczbę drukowanych dokumentów? Jak pokazują wyniki badania KPMG pt. „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” w firmach miesięcznie marnowanych jest ok. 464 mln kartek papieru A4. Ponad połowa respondentów jako główną przyczynę tej sytuacji wskazała drukowanie jednostronne zamiast dwustronnego. Warto więc, aby firmy wprowadziły odpowiednią „kulturę drukowania”, która pozwoli na ograniczenie strat papieru oraz optymalizację kosztów wydruku. Przede wszystkim drukowanie dwustronne oraz w odcieniach szarość powinno być ustawione jako sposób domyślny.

Ponadto edytowanie dokumentów – korzystnie z mniejszych czcionek lub marginesów. Administratorzy biur powinni także odpowiednio zarządzać dostępem do urządzeń drukujących. Nie każdy pracownik potrzebuje bowiem możliwości wydruku w kolorze czy wysyłania faksów. Warto również, aby firmy wprowadzały limity wydruków dla pracowników. Pozwoli to na uświadomienie im, jak wiele ich wykonują. Dzięki temu pracownicy zadadzą sobie pytanie – czy rzeczywiście muszą dany dokument wydrukować lub skopiować? W wielu sytuacjach odpowiedź będzie brzmiała: nie. Powodem może być to, że np. komentarze do tekstu można nanieść w formacie Word, w trybie widocznych zmian, a zamiast wykonywania kopii wystarczy dokument zeskanować.

Czas na zmiany

Wprowadzenie odpowiedniej „kultury drukowania” w firmie jest bardzo istotne, jednak dla wielu przedsiębiorstw takie działanie może okazać się niewystarczające. Powinny więc one skorzystać z wsparcia profesjonalistów, którzy pomogą im zoptymalizować koszty wydruku. Tacy specjaliści, to przede wszystkim producenci sprzętu drukującego, którzy swoją pracę rozpoczynają od przeprowadzenia w danej firmie analizy wydatków, które ponosi ona na wydruki. Dodatkowo dokonują audytu liczby oraz rodzaju drukowanych dokumentów. Na tej podstawie dostawca przygotowuje odpowiednio sprofilowaną ofertę, która uwzględnia liczbę oraz rodzaj urządzeń, które są najbardziej optymalne dla przedsiębiorstwa.

Producent sprzętu wraz z klientem opracowują także strategię dotyczącą drukarek, materiałów eksploatacyjnych oraz przeszkolenia personelu, która jest następnie wdrażana. Ostatni etap to kontrola wprowadzonej strategii i jej ewentualne modyfikacje. Współpraca z firmą zewnętrzną pozwala więc na efektywne zoptymalizowanie kosztów wydruku, jednak wymaga ona od firmy zainwestowania znacznych środków finansowych. Przedsiębiorstwom, które nie dysponują takim budżetem z pomocą mogą przyjść nowe technologie.

Wydruk na e-papierze

Obecnie jednym z podstawowym sposobów komunikacji jest e-mail. W związku z tym korzystanie z dokumentów w wersji elektronicznej może okazać się skutecznym sposobem na oszczędności. Aby zabezpieczyć dokumenty przed zmianami, firmy mogą wykorzystywać programy np. PDF Creator, popularnie nazywane wirtualnymi drukarkami. Takie rozwiązanie nie zastąpi jednak tradycyjnej drukarki. Skutecznym substytutem mogą się natomiast okazać e-drukarki. Urządzenia te dopiero od niedawna są dostępne polskim rynku.

Cechą charakterystyczną tego sprzętu jest to, że nie wykonuje on wydruku przy użyciu tradycyjnego papieru. W tym przypadku jest to e-papier, ponieważ „wydruk” stanowi wyświetlany na ekranie dotykowym specjalnego urządzenia dokument. Czas wykonania e-wydruku jest zdecydowanie krótszy niż w przypadku tradycyjnego procesu drukowania. Gotowy dokument można nie tylko odczytać, ale także dowolnie edytować poprzez naniesienie notatek czy podpisów. Następnie można go zachować w pamięci urządzenia lub ponownie przesłać na PC.

Urządzenia te nie wymagają więc zakupu papieru czy tonera. Ponieważ nie podświetlają obrazu, zużywają małą ilość prądu i nie męczą oczu użytkownika. Są także przyjazne dla środowiska, a przede wszystkim dla pracowników. Nie produkują bowiem żadnych zanieczyszczeń w przeciwieństwie do drukarek laserowych, które emitują szkodliwe pyłki. Taki produkt uboczny tradycyjnego procesu drukowania może podrażniać drogi oddechowe, skórę oraz oczy pracowników. E-drukarki to także oszczędność powierzchni biurowej, bowiem nie jest już ona zajmowana przez, charakteryzujące się dużymi rozmiarami, kserokopiarki.

Przykładem takiej nowoczesnej e-drukarki lub może ściślej e-papieru jest EnerGenie E-paper printer ePP2 firmy Gamebird (patrz: ilustracja 1.). W urządzeniu zastosowano 9,7-calowy, dotykowy wyświetlacz E-Ink o rozdzielczości 1600×1200 pikseli (200 DPI) oraz dołączono specjalny rysik do robienia notatek i rysunków na „wydrukach”. E-papier wyposażono w 800-megahercowy procesor, 256 pamięci RAM i 4 GB pamięci flash. Dokumenty, które można spowrotem wysłać do komputera da się również składować na zewnętrznej pamięci microSD (obsługa kart do 32 GB). E-inkowy wyświetlacz pozwala na 10 tys. odświeżeń na jednym naładowaniu akumulatora. EnerGenie E-paper printer ePP2 automatycznie jest rozpoznawany jako drukarka USB.

Przepisy prawne, a drukowanie

Rozwój nowych technologii ułatwia użytkownikom korzystanie z dokumentów w wersji elektronicznej. Również działania polskich ustawodawców zachęcają firmy do rezygnacji z formy papierowej. Już od 2001 roku dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym są tak samo ważne, jak te podpisane ręcznie. Dotyczy to zarówno umów biznesowych, handlowych jak i dokumentów przesyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędu Skarbowego. Ponadto od roku przedsiębiorcy mogą wysyłać swoim kontrahentom faktury drogą mailową. Muszą tylko wcześniej podpisać z nimi porozumienie.

Możliwości, które pozwalają na optymalizację kosztów wydruku jest wiele – wprowadzenie nowej „kultury drukowania”, wymiana i dostosowanie parametrów urządzeń drukujących do potrzeb firmy czy wykorzystanie zupełnie nowych technologii i standardów. Warto więc, aby przedsiębiorstwa z nich korzystały, co będzie miało pozytywny wpływ nie tylko na ich firmowe budżety, ale również pracowników i otoczenie.

Literatura:

[1] Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce, KPMG, 2012