Podstawy funkcjonowania systemów BI i ich wykorzystywanie w firmach różnej wielkości

Systemy BI stanowią jeden z najważniejszych elementów całej infrastruktury IT w przedsiębiorstwach. Wynika to z faktu, że obecnie w biznesie podstawową wartością są informacje. To na ich podstawie podejmowane się decyzje, które wpływają bezpośrednio na rozwój firmy, a czasem wręcz decydują o jej dalszym funkcjonowaniu na rynku.

autor: Daniel Mordarski

Rozwiązania klasy Business Intelligence są obecne w biznesie od wielu lat. Przez ten czas były one stale rozwijane, tak aby skutecznie wspierać procesy decyzyjne w firmach. Niestety część podmiotów, szczególnie w sektorze MŚP, nadal nie uświadamia sobie jakie korzyści daje obecnie wykorzystanie tego analityczno-raportującego oprogramowania. Warto, aby uległo to zmianie, gdyż systemy BI mogą stać się istotnym elementem firmowej infrastruktury IT.

Od czego się zaczęło

Kiedy pierwsze systemy klasy Business Intelligence pojawiały się na rynku, stawiano przed nimi zupełnie inne cele niż obecnie. Aplikacje BI stanowiły dodatek dla najważniejszych z punktu widzenia przedsiębiorstw systemów, w których składowano dane. Były to w szczególności Enterprise Resource Planning (ERP) do administrowania szeroko rozumianymi zasobami przedsiębiorstw oraz Customer Relationship Management (CRM) do zarządzania relacjami z klientami. Praca z tymi systemami opierała się tylko na umiejętnym wykorzystywaniu dostępnych raportów, a nie na dynamicznej analizie zaobserwowanych zjawisk. Zmiany zachodzące na rynku, które wpłynęły na konieczność podejmowania przez firmy szybkich i trafnych decyzji, sprawiły, że takie rozwiązania przestały być jednak wystarczające.

Duża wartość informacji

Nasze społeczeństwo często określane jest mianem „społeczeństwa informacyjnego”. Wynika to z tego, że dostęp do informacji ma obecnie bardzo dużą wartość biznesową. Nawet sama nazwa „Business Intelligence” nie wywodzi się, jak niektórzy to tłumaczą, od sformułowana „inteligencji w biznesie”. Intelligence oznacza wywiad, można więc powiedzieć, że cel systemów BI w przedsiębiorstwie jest podobny do zadań wywiadu w operacjach wojskowych – pozyskiwanie i gromadzenie danych. Sprzyja temu fakt, że obecnie dostępne technologie pozwalają na przechowywanie i szybkie przetwarzanie coraz to większych zbiorów danych. Dodatkowo zaawansowane narzędzia ETL (Extract, Transform and Load), wspomagające proces zbierania informacji, umożliwiają budowanie bardziej skomplikowanych metod ich weryfikacji.

Systemy BI stanowią pewnego rodzaju klamrę dla wszystkich aplikacji w firmie. Przedsiębiorstwa charakteryzują się coraz większą różnorodnością systemów informatycznych. Dysponując dużą ilością danych nie są w stanie wyodrębnić z nich cennych informacji. Systemy BI spinają te aplikacje, stając się jednocześnie centralną hurtownią danych.

Możliwość dostępu do wszystkich potrzebnych informacji sprawia więc, że oprogramowanie klasy BI staje się głównym narzędziem wspierania kadry menadżerskiej w wielu działach firmy. Są to przede wszystkim kierownicy pionów finansowych, handlowych, IT, jak również członkowie zarządów. System ułatwia im podejmowanie trafnych decyzji i pozwala na szybką reakcję w sytuacjach kryzysowych. Dodatkowo mają oni możliwość skutecznego planowania działań, dzięki zdobytej wiedzy na temat potencjalnych klientów czy konkurencji.

Nie tylko dla dużych

Nie tylko rola systemów BI ewoluowała w perspektywie ostatnich 5-6 lat, ale także zmienili się ich beneficjenci. Kiedyś były to duże firmy, najczęściej z branży finansowej lub ubezpieczeniowej, wyznaczające standardy w zakresie raportowania czy mniej lub bardziej złożonej analityki. Teraz funkcjonalności te są dostępne również dla małych i średnich podmiotów, zatrudniających nawet kilka – kilkanaście osób. Wiąże się to z jednej strony ze zwiększoną świadomością przedsiębiorstw o biznesowej wartości informacji, a z drugiej z coraz niższymi kosztami zakupu i utrzymania takich systemów. Dodatkowo, szeroka oferta produktów dostępnych na rynku pozwala dobrać rozwiązanie o odpowiednich funkcjonalnościach i w przystępnej cenie. Poza tym wcześniej wdrożenia BI były „pisane na miarę” dla każdego klienta. Obecnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw można skorzystać z gotowych modeli, którymi dysponują firmy wdrażające, dzięki czemu koszty inwestycji są jeszcze niższe. Oczywiście wdrożenia przygotowane pod danego klienta są stale realizowane jako narzędzia dedykowane. Warto zauważyć, że dzięki doświadczeniu zdobytemu przez firmy wdrożeniowe realizacje te odbywają się na bardzo wysokim poziomie.

Nowe kierunki rozwoju

Obecnie dostawcy systemów BI oferują bardzo zaawansowane i zróżnicowane oprogramowanie. Czy oznacza to, że osiągnięte zostało maksimum możliwości tych rozwiązań? Oczywiście, że nie. Nadal wyznaczane są nowe standardy pracy z danymi, które mocno wykraczają poza zwykłe analizy czy raportowanie. Można wyznaczyć dwa główne kierunki rozwoju.

Pierwszy związany jest z kolekcjonowaniem coraz to nowych danych. Chodzi tu o podłączanie kolejnych źródeł informacji dostarczanych przez wybrane systemy przedsiębiorstwa. Mogą być one również pozyskiwane z zewnątrz – od firm zajmujących się ich przetwarzaniem, bezpośrednio z rynku (np. z udziałem partnerów realizujących inne, komplementarne w stosunku do danego przedsiębiorstwa usługi, jak płatności kartami czy programy lojalnościowe), czy wreszcie od samej firmy za pomocą portali społecznościowych. Warto tutaj zaznaczyć, że trend gromadzenia coraz większych zasobów informacji nie dotyczy jedynie danych strukturalnych, ale również zdjęć, nagrań, filmów, komentarzy, tweetów itp. Zatem przed systemami informatycznymi stoją kolejne wyzwania, by ze wszystkich tych danych wyciągnąć jak najwięcej wiedzy.

Drugi kierunek rozwoju to zaawansowane analizy, budowa modeli planistycznych, prognostycznych czy data mining. Skoro bowiem firmy posiadają więcej danych, można budować modele, które trafniej odpowiedzą na pytanie „Co się stanie?”. I tutaj znowu warto sięgnąć do historii, bowiem większość modeli planistycznych to dzieło naukowców nie z ostatniej dekady. Często pochodzą one z lat siedemdziesiątych czy osiemdziesiątych poprzedniego wieku. Czemu więc dopiero teraz są wykorzystywane? Odpowiedź jest prosta – pozwolił na to rozwój technologii. Kiedyś te same modele budowane były na o wiele mniejszych próbkach danych, więc i wyniki były mniej trafne. Poza tym ich przygotowanie zajmowało wiele godzin lub nawet dni. Obecne rozwiązania pozwalają wykonywać te operacje w ciągu kilku sekund czy minut. Można więc zbudować dużo więcej modeli, a następnie wybrać te, które najlepiej sprawdzają się w danych warunkach biznesowych.

Oba kierunki rozwoju składają się na modne ostatnio stwierdzenie Big Data. Dobrze, że powstał osobny zwrot, żeby opisać to zjawisko. Nie należy jednak rozumieć go jako coś nowego, co poddaje w wątpliwość sens istnienia tradycyjnych systemów BI. Jest to po prostu naturalna konsekwencja rozwiązań tej klasy i z pewnością nie wyprze z rynku swojego poprzednika.

Różne firmy, ale te same potrzeby

Nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z małym przedsiębiorstwem produkującym mrożonki czy dużym bankiem – zarówno jedna jak i druga firma, aby skutecznie prowadzić i rozwijać swoją działalność, powinna położyć nacisk na dwie kwestie: czas dostępu do informacji oraz zakres posiadanych danych.

Pierwsza, czyli szybkość dostępu do informacji, sprawiła, że wdrażane dziś rozwiązania BI potrzebują zaledwie kilku sekund na wygenerowanie raportu czy analizy, a nie tak jak kiedyś kilku minut lub nawet godzin. Na pierwszy rzut oka mogłoby się to wydawać mało istotne. Warto jednak zauważyć, że wcześniej raporty przeliczane były najczęściej raz dziennie (w nocy) i na tych danych pracowano cały następny dzień. A jeżeli firma mogłaby wygenerować raport na żądanie, co trwałoby, np. 15 sekund? Pozwoliłoby to na dynamiczną reakcję na to, co dzieje się, np. ze sprzedażą, na forach dyskusyjnych czy portalach społecznościowych itp.

Druga kwestia to zakres posiadanych danych. Przykładem może być klient. Jeżeli firma ma we wszystkich swoich systemach pełną informację na temat aktywności klienta, to jest to już komfortowa dla niej sytuacja. Ale jeżeli dodatkowo wie, np. jakie akcje klient „polubił” na portalach, gdzie ostatnio był lub gdzie zamierza być – analizując tweety, czy wreszcie jakich ma znajomych przeglądając siatki powiązań? Łatwiej będzie jej wtedy zachęcić go do innych, dodatkowych aktywności. Możliwe stanie się też przygotowywanie dedykowanych akcji marketingowych.

Wiążąc te dwie kwestie można sobie wyobrazić sytuację, w której np. klient robi zakupy w sklepie i w momencie dodawania produktów do paragonu system jednocześnie analizuje dodatkowe informacje, które o nim posiada oraz schematy zachowań innych klientów o podobnym profilu czy koszyku produktów. Na tej podstawie oprogramowanie może, na odwrocie paragonu, wydrukować kupon zniżkowy na dodatkowy produkt, który z dużym prawdopodobieństwem zainteresuje klienta. Takie działania z jednej strony maksymalizują przychody ze sprzedaży w krótkiej perspektywie czasu, a z drugiej – co ważniejsze – budują silniejsze relacje z klientem, który zamiast losowo wybranej oferty dostaje predefiniowaną, spełniającą jego oczekiwania propozycję. Warto zauważyć, że takie rozwiązania już działają.

Dobre wdrożenie kluczem do sukcesu

Oczywiście opisana w powyższym przykładzie złożoność procesów biznesowych, które mają być obsługiwane przez system BI, wiąże się zawsze z wdrożeniem, a nie jedynie instalacją gotowego, pudełkowego rozwiązania. W tym miejscu należy zaznaczyć, że taka realizacja to zawsze przedsięwzięcie dwóch stron – wykonawcy (może to być firma zewnętrzna lub dział w przedsiębiorstwie) oraz zamawiającego (firmy lub jej jednostki, będącej beneficjentem rozwiązania). Jedynie dobre przygotowanie obu podmiotów umożliwia, ale jeszcze nie gwarantuje, szybkie osiągnięcie pierwszych wartości biznesowych, a docelowo zakończenie projektu sukcesem. Co jest jeszcze potrzebne? Precyzyjnie określone cele, jakie stawia się przed wdrażanym rozwiązaniem oraz nadanie im właściwych priorytetów. Dzięki temu harmonogram realizacji można ułożyć w taki sposób, żeby pierwsze efekty nastąpiły jak najszybciej. Przyśpieszy to zwrot z inwestycji, a zapał do wdrożenia w obu zespołach będzie utrzymywał się na wysokim poziomie. Nie ma bowiem nic bardziej demotywującego, niż kilku czy kilkunastomiesięczna praca, której efektów nie widać. Reasumując – to, co jest potrzebne, aby z sukcesem wdrożyć rozwiązanie BI, to na pewno wytężona praca. Jeżeli do wysiłku obu zespołów dodane zostanie jeszcze doświadczenie wdrażającego, to pozostaje już tylko oczekiwać na zadowalające efekty.