Czy warto outsourcingować system klasy ERP?

Polska staje się zagłębiem outsourcingowym. Firmy coraz chętniej korzystają nie tylko z outsourcingu technologii, ale i całych zespołów. Czy w przypadku systemów ERP takie rozwiązanie jest również uzasadnione?

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili – powiedział kiedyś Henry Ford. Dziś technologia pozwala na outsourcing praktycznie każdej działalności i przedsiębiorstwa skwapliwie z tej możliwości korzystają. Przykładem może być jedna z firm odzieżowych, która podwykonawcom zleca nie tylko produkcję, ale także sprzedaż i logistykę. Sama zajmuje się wyłącznie budowaniem marki. Nie inaczej jest w obszarze IT – zakres outsourcingu jest dziś w zasadzie nieograniczony. Można wydzierżawić nie tylko serwery, ale także sieć, oprogramowanie czy zespół programistów koncentrując się wyłącznie na zarządzaniu obszarem IT.

Nisza, ale trend jest rosnący

Według różnych analiz rynkowych już ponad połowa polskich firm przyznaje się do tego, że za administrację części lub całości systemów IT odpowiada outsourcer. Zauważalna jest tendencja do coraz większego outsourcingu mimo pojawiających się niekiedy krytycznych opinii, że ten model zabija innowacyjność. Co piąta – a według bardziej optymistycznych prognoz nawet co trzecia firma zakłada w perspektywie kilku najbliższych lat oddanie części lub całości usług w outsourcing. Dotyczy to zarówno zespołów – rekrutacja nowych pracowników staje się coraz  trudniejszym zadaniem – jak i technologii, co wynika ze starzenia się platformy sprzętowej.

Systemy ERP nie są tutaj wyjątkiem. Wymiana systemu albo jego aktualizacja do nowszej wersji jest zawsze kwestią czasu. I firmy mają tego świadomość. Szukając alternatywnych – do stacjonarnych wdrożeń – modeli dostarczania aplikacji, traktują często outsourcing jako metodę na obniżenie kosztów. To jednak nieporozumienie. – Outsourcing gwarantuje przejrzyste, z góry określone koszty, ale nie jest sposobem na ich ograniczenie. Przeciwnie, są one często wyższe niż w przypadku wdrożenia on premise. Siła outsourcingu leży jednak gdzie indziej – w bezpieczeństwie technologicznym, osobowym i infrastrukturalnym – tłumaczy Arkadiusz Bała, dyrektor ds. współpracy z partnerami w BPSC, firmie dostarczającej system ERP Impuls EVO.

Ten brak zrozumienia jest jednym z powodów dla których outsourcing rozwiązań wspomagających zarządzanie firmą nie jest szczególnie popularny. – O outsourcing pyta niemal każda firma, ale ostatecznie decyduje się na skorzystanie z tego modelu 10-15% firm. – przyznaje Jakub Kamza, dyrektor handlowy w Przedsiębiorstwie Usługowo-Handlowym Zastosowań Elektronicznej Techniki Obliczeniowej ZETO Poznań. Niewiele, ale też trzeba pamiętać, że ERP to rozwiązanie dość specyficzne.

Czego boją się przedsiębiorcy

Systemy tej klasy  obejmują całokształt realizowanych w przedsiębiorstwach procesów, a co za tym idzie przetwarzają dane o kondycji, wynikach i know-how firmy. Również te chronione tajemnicą przemysłową czy handlową. Pojawiają się więc obawy czy outsourcing jest bezpieczny. Ale są one bezpodstawne – Większość naruszeń dostępu do danych ma swoje źródło wewnątrz firm, także kontrola jakości i terminowości przetwarzania, zapewnienie niezawodności wbrew pozorom może być łatwiejsze w przypadku usługi świadczonej przez outsourcera niż przez własny personel.  – przekonuje Jakub Kamza, dyrektor handlowy ZETO w Poznaniu.

Również nieuzasadnione są obawy dotyczące przywiązania do jednego konkretnego dostawcy rozwiązań. Choć duże systemy przenosi się trudniej to nie jest niczym nadzwyczajnym oddanie działającego ERP w outsourcing. Innymi słowy przeniesienie się jest jak najbardziej wykonalne. Wątpliwości pojawiają się także w kontekście niedoskonałości sieci internetowych. W przypadku firm produkcyjnych dla których koncentracja na działalności operacyjnej wymusza potrzebę zagwarantowania 100% dostępności danych, może być to wyzwanie.  Zwłaszcza, że najczęściej outsourcing ERP łączy się ze zdalnym dostępem do zasobów outsourcera. Ale w przypadku firm o innym profilu już nie powinien to być problem.

ERP w chmurze

Mimo tych obaw outsourcing jednak zyskuje na popularności, głównie za sprawą chmury, która jest kolejnym etapem ewolucji tego modelu udostępniania aplikacji. - Duże i kosztowne systemy ERP w korporacjach i firmach wielooddziałowych coraz częściej umieszczane są w tzw. „chmurze”. Rośnie świadomość informatyczna właścicieli systemów ERP, którzy przestają się bać cloud computingu, w konsekwencji coraz więcej systemów trafia do chmury.- tłumaczy Jakub Kamza z ZETO Poznań.

Choć technicznie w chmurze można udostępnić w zasadzie wszystko, w przypadku zintegrowanych systemów dla biznesu część oprogramowania zawsze wykorzystywana jest w formule stacjonarnej, część udostępniana jest poprzez internet, trzecią część stanowią mobilne aplikacje natywne, które spełniają swoje funkcje niezależnie od dostępu do sieci. Wdrożenie systemu ERP w modelu outsourcingowym nie powinno się specjalnie różnić od wdrożenia tradycyjnego. Techniczne różnice pomiędzy wdrożeniem w modelu outsourcingu a tradycyjnym nie powinny mieć większego znaczenia, z ewentualna niewielką przewagą outsourcera, który może mieć większe doświadczenie i być bardziej elastyczny w dopasowaniu rozwiązań technicznych.

Systemy ERP udostępniane są przede wszystkim w chmurze prywatnej bądź hybrydowej. - Specyfika systemów tej klasy i zakres obsługiwanych przez nie procesów w przedsiębiorstwie sprawia, że chmura publiczna – nie jest rekomendowanym przez nas rozwiązaniem. Szczególnie, ze względu na brak pełnej kontroli nad miejscem przechowywania (a czasem również przetwarzania) danych, jak również braku jednoznacznej interpretacji regulacji prawnych w tym zakresie. Chmurę prywatną – jako optymalny model udostępniania tak zaawansowanego oprogramowania dla biznesu - definiujemy jako wyznaczenie na potrzeby klienta ściśle określonych zasobów data center, we wskazanej lokalizacji, w oparciu o odrębną umowę. – argumentuje Arkadiusz Bała z BPSC.

Pełen outsorcing ERP - tzn. oddanie zarówno części serwerowej, jak i administracji całym systemem firmie zewnętrznej jest najbardziej popularny. Można wydzielić tu trzy elementy: hosting platformy, administrację platformą systemową i administrację systemem ERP.

Outsourcing ERP – warto?

Umieszczenie danych oraz oprogramowania w zasobach zewnętrznego, sprawdzonego dostawcy, który przejmuje na siebie obowiązki związane z bezpieczeństwem, wsparciem technicznym, archiwizacją czy zabezpieczeniem infrastruktury awaryjnej to zdecydowanie korzystne rozwiązanie. Oczywiście istotne znaczenie ma tutaj skala działalności. Dla małych firm korzystanie z chmury prywatnej może wiązać się z kosztami nie do zaakceptowania. W ich przypadku rozwiązania chmury publicznej oraz dostęp dzięki niej do prostego oprogramowania są wręcz idealne.

Outsourcing pozwala zminimalizować zainteresowanie procesami mało istotnymi dla firmy przerzucając je na outsourcera. Jeżeli outsourcowany proces (np. IT) jest w firmie tylko koniecznym dodatkiem, to nie ma sensu zatrudniać do jego obsługi własnych sił. Korzyści to przede wszystkim możliwość korzystania z pracy wykwalifikowanych specjalistów (firma outsourcingowa może pozwolić sobie na zatrudnienie droższych specjalistów, bo dzieli ich pracę między kilku klientów), to z kolei powinno pozwolić na korzystanie z lepszych, bardziej wydajnych rozwiązań. Inna korzyścią jest niezależność świadczenia usług od zmian zatrudnienia (w zakresie outsourcowanej działalności) – to outsourcer zapewnia niezbędny personel. I kolejny ważny atut - możliwość zaplanowania wydatków na tę działalność poprzez podpisanie terminowych kontraktów. W przypadku systemów ERP kluczowe jest wprowadzanie poprawek i nowych wersji a to jest często kłopotliwe i wymagające specjalistycznej wiedzy. Outsourcer z reguły zapewnia tę usługę „w cenie”.

– W przypadku outsourcingu można negocjować funkcjonalność, koszty i wymagania a nawet czas wdrożenia  oraz parametry SLA. Dodatkowo w dużej części znane są koszty wprowadzenia a potem eksploatacji rozwiązania. Tradycyjne podejście nie musi dawać gorszych rezultatów jednak na pewno trudniejsze jest zarządzanie zespołami realizacyjnymi niż egzekwowanie postanowień umowy. – tłumaczy Jakub Kamza z poznańskiego ZETO.  

Z punktu widzenia dostawcy ERP szczególnie ciekawym obszarem rozwiązań jest SaaS. Ten model gwarantuje korzyści nie tylko klientom, daje także dostawcy możliwość poszerzenia palety modeli dostarczania rozwiązań. Nawet zaawansowane rozwiązania SaaS nie wymagają żmudnej edukacji klientów, pozwalają udostępnić system znacznie szybciej niż ma to miejsce w  tradycyjnym modelu klient-serwer.