ERP w dobie kryzysu

Rok 2013 był w Polsce rokiem trudny dla producentów i firm wdrażających systemy informatyczne, w tym systemy klasy ERP. W dużej mierze wynikało to z niepewności dotyczącej sytuacji gospodarczej, która zaczęła się poprawiać d połowy zeszłego roku. W kontekście stymulacji wdrożeń systemów ERP istotną rolę odgrywały też środki na informatyzację przedsiębiorstw płynące z funduszy unijnych. Jednym z tego typu programów było Działanie 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w latach 2007-2013, które miało na celu wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu. W ramach tego działania firmy z sektora mikro, małych oraz średnich przedsiębiorstw mogły pozyskać dofinansowanie unijne na wdrożenie rozwiązań informatycznych służących do elektronicznej współpracy z innymi firmami, m.in. dotyczyło to wdrażania systemów ERP. Co ciekawe, największe zainteresowanie tym programem unijnym liczone udziałem w całkowitej liczbie złożonych wniosków wyrażały firmy z województwa mazowieckiego (27,4%), podkarpackiego (12,1%), śląskiego (9,7%), wielkopolskiego (8,1%) i lubelskiego (7,0%).

Program ten przyczynił się do zachowania tempa rozwoju we wdrażaniu systemów ERP w małych i średnich firmach. Skutki spowolnienia odczuli zaś dostawcy systemów ERP przeznaczonych dla sektora korporacyjnego, gdyż firmy te bardzo szybko ale również ostro zareagowały na spadek tempa wzrostu gospodarczego, poprzez obniżenie poziomu wydatków na rozwiązania informatyczne.

W latach 2012-2013 widać też było zmiany na polskim rynku wyrażające się tym, że użytkownicy w sposób zdecydowanie bardziej krytyczny oceniają poszczególne rozwiązania funkcjonalne systemów ERP. Wielu użytkowników jedynie aktualizowało używane oprogramowanie oraz co najwyżej poszerzało swoje platformy ERP o konieczne do funkcjonowania firmy dodatkowe moduły.

Sposób wdrożenia

W kontekście rosnących wymagań stawianych systemom ERP użytkownicy zdecydowanie bardziej selekcjonują dostawców rozwiązań IT. Przede wszystkim zwraca się uwagę na możliwość wykonania wizyty referencyjnej. Wizyta tego typu stanowi ważne źródło informacji o samej firmie jak i rozwiązaniu, które oferuje. Nie bez znaczenia są referencje w branży klienta zarówno w zakresie zadowolenia z konkretnego systemu informatycznego, jak i doświadczenia firmy. Szczególnie ważne są doświadczenia z wdrożeń w firmach o podobnej wielkości i podobnym profilu działalności, gdyż znajomość procesów biznesowych danego sektora może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

Od dostawców oczekuje się wsparcia po starcie systemu. Jak wiadomo w pierwszym okresie po wdrożeniu projektu pojawia się mnóstwo pytań, dlatego taka pomoc jest konieczna. Zyskuje się więc wyższy poziom bezpieczeństwa sprawnego uruchomienia systemu, a co najważniejsze, płynne przejście do pracy w nowym narzędziu. Potencjalni klienci zwracają uwagę na metodykę prowadzenia projektów i czy dostawca może przedstawić dokument opisujący jej opis. Metodyka jest kluczowym elementem powodzenia projektu wdrożenia czy uruchomienia systemu klasy ERP.

Zwraca się również uwagę na bariery, które stoją na przeszkodzie nabycia i wdrożenia systemu ERP. W pierwszej kolejności ważne pozostaje właściwe uświadomienie potrzeby, bowiem przyszli użytkownicy muszą bardzo dobrze rozumieć istotę nie tylko stosowania systemów informatycznych ale również celów biznesowych osiąganych dzięki stosowaniu systemów informatycznych.

Niejednokrotnie barierą we wdrażaniu systemów ERP jest niewłaściwa umiejętność formułowania celów, miar i nieodpowiednie wydzielenie środków przeznaczonych na inwestycje. Kluczową rolę odgrywa również umiejętność zarządzania lub współzarządzania projektami o charakterze złożonym. Bardzo często systemy ERP wymagają od przedsiębiorców większego nacisku na działania w zakresie planowania swojego biznesu. Chodzi w tym przypadku o działania zarówno o charakterze długo- jak i krótkofalowym, również w kontekście zarządzania produkcją. Nie mniej ważna pozostaje bariera wynikająca ze złego przeszkolenia pracowników i kadry kierowniczej w zakresie obsługi ERP. Istotna jest też świadomość kosztów inwestycji w system klasy ERP.

Mówiąc o kosztach wdrożenia należy mieć na uwadze fakt, że niektóre systemy ERP zaprojektowano z myślą o wdrożeniu w dużych korporacjach, a więc zaimplementowanie ich w firmach o średniej wielkości jest kosztowne i skomplikowane. Stąd też kierunek rozwoju, w którym dąży się do stworzenia systemów dla średnich firm, jest kluczowym elementem rozwoju współczesnego oprogramowania ERP. Jedną z tendencji umożliwiających łatwe i niezbyt kosztowe wdrożenie systemu ERP w firmie jest skorzystanie z systemu ERP w chmurze. Co więcej, system ERP wdrożony w chmurze pozwala zredukować koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo na funkcjonowanie infrastruktury IT o około 10-20%.

Klucz do sukcesu – ERP w małych firmach

Na chwilę obecną zarówno rozwój jak i tempo sprzedaży systemów ERP w sposób zdecydowany zależy od zainteresowania nimi małych i średnich firm. Wiele dużych firm wdrożenie odpowiedniego systemu wspomagającego zarządzanie organizacją ma już za sobą. Mniejsze firmy chcą aby system ERP wspomagał najważniejsze obszary działalności, z kolei średnie przedsiębiorstwa oczekują integracji oprogramowania ze specjalistycznymi aplikacjami o strukturze zintegrowanej. Duże firmy oczekują zaś modułów odpowiedzialnych za wspomaganie działań logistycznych i analityki związanej z finansami firmy.

Największą popularnością wśród małych i średnich firm cieszą się obecnie moduły do obsługi kadrowo-płacowej, zaś większe przedsiębiorstwa szukają narzędzi analitycznych i modułów EPM (ang. Enterprise Performance Management). W przypadku systemów do zarządzania efektywnością najczęściej wykorzystywane są aplikacje dużych dostawców. Rosnącym zainteresowaniem cieszy się też integracja w systemie ERP funkcjonalności związanych z obsługą dostawców oraz zarządzania relacjami z klientami CRM (ang. Customer Relationship Management)

Kierunki rozwoju systemów ERP

Systemy ERP przechodzą ciągłe zmiany. Przede wszystkim dąży się do zmiany architektury pakietów na systemy, które składają się z rdzenia zawierającego podstawową, minimalną funkcjonalność oraz szeregu łatwych do zaimplementowania modułów. Oprócz tego istotną rolę zaczynają odgrywać komponenty doinstalowywane do systemu ERP pochodzą od zewnętrznych producentów.

Obsługa systemu ERP coraz częściej odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej, a dostęp do systemu może być realizowany zdalnie za pośrednictwem Internetu. W takim rozwiązaniu zarówno system, jak i bazy danych oraz sprzęt mogą znajdować się w odległym centrum obliczeniowym. Istotną rolę w systemach ERP zaczynają również odgrywać platformy oraz technologie umożliwiające prowadzenie handlu elektronicznego oraz mechanizmy, które optymalizują produkcję w ramach logistycznego łańcucha dostaw. Jednym z kierunków rozwoju nowoczesnych systemów ERP jest także uwzględnianie rozwiązań istotnych z punktu widzenia systemów zarezerwowanych dla branż, które wcześniej były obsługiwane przez specjalistyczne oprogramowanie. Chodzi tu przede wszystkim o firmy budowlane, banki, przedsiębiorstwa ubezpieczeniowe czy firmy związane z niewielką produkcją spożywczą.

Z pewnością przyszłość systemów ERP związana jest również z poprawą prostoty i intuicyjności ich obsługi oraz dostosowania do możliwości wykorzystania urządzeń mobilnych takich jak smartfony  czy tablety, co wiąże się w coraz większym stopniu z usługami oferowanymi w modelu Cloud Computing. Te elementy ułatwiają w znaczący sposób wymianę danych z kontrahentami i klientami, ale firm będą musiały nauczyć się jak w pełni wykorzystać potencjał takiego połączenia w systemie ERP.