Wielu przedsiębiorców lekceważy kwestie bezpieczeństwa danych przechowywanych w komputerach.
Wielu przedsiębiorców lekceważy kwestie bezpieczeństwa w firmie, bezpieczeńśtwa danych przechowywanych w komputerach. Jeśli firma nie ma działu informatyki lub komputerami nie opiekuje się wykwalifikowany do tego celu pracownik, to warto pomyśleć o tym samodzielnie. Skutki awarii, czy poważniejsze kłopoty, gdy ważne dane zostaną utracone lub wykradzione, mogą nie tylko uderzyć po kieszeni. Takie problemy mogą znacząco podkopać reputację firmy.
Legalne oprogramowanie to podstawa
Podstawową sprawą jest konieczność posiadania legalnego oprogramowania, zaczynając od systemu operacyjnego, po najmniejsze aplikacje, a także – jeśli jest to wymagane lub dopuszczane w firmie – legalnej muzyki, filmów czy zdjęć. Jeśli firma nie dysponuje wielkim budżetem na park maszynowy i oprogramowanie, można posiłkować się wieloma bezpłatnymi wersjami systemów i aplikacji, które mogą być wykorzystane w biurze (odpowiednia licencja).
Jako że większość prac biurowych wykonuje się na komputerach, które mają dostęp do sieci, to podstawowym oprogramowaniem, oprócz systemu operacyjnego, powinny być aplikacje antywirusowe oraz firewalle. Dzięki nim zabezpieczymy się przed niepożądanymi infekcjami, a często też przed destrukcyjnym oprogramowaniem, które może przysporzyć nie tylko problemów z dostępem do danych, ale spowodować wymierne straty finansowe.
Bezpłatne antywirusy (np. AVG) są w porządku, ale płatne pakiety, jak choćby Norton 360, pozwolą na znacznie większą kontrolę danych przychodzących i wychodzących z firmy. Dodatkowo można dzięki nim zablokować dostęp do witryn, gdzie pracownicy nie powinni zaglądać w czasie pracy.
Bezpieczne hasła i backup
Trzeba także wymóc na pracownikach korzystanie z mocnych haseł, zarówno jeśli chodzi o dostęp do systemu, jak i aplikacji, gdzie każdy z użytkowników przechowuje lub obrabia dane, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce – przykładami mogą być bazy danych, aplikacje z danymi poufnymi, czy choćby poczta elektroniczna. Hasła najlepiej uzgodnić z pracownikami i mieć je zapisane w zaszyfrowanych plikach tekstowych, a te zarchiwizowane w razie nieprzewidzianej awarii.
Tutaj dochodzimy do kolejnego ważnego czynnika warunkującego względne bezpieczeństwo danych w firmie, czyli archiwizacji danych. Jeśli firma pracuje wykorzystując ważną bazę danych umieszczoną na serwerze, czy też ma dane przechowywane na dyskach komputerów pracowników, to koniecznością jest takie dobranie sposobów i częstotliwości wykonania kopii zapasowych, aby ew. utrata danych wiązała się z jak najłatwiejszym ich odzyskaniem.
Bywa, że gdy projekty wykonuje się przez miesiąc, to konieczność powrotu do zapisanych kilka dni temu danych nie stwarza problemu, lecz jeśli projekty wykonuje się niemal z dnia na dzień, to powrót do sytuacji sprzed tygodnia może okazać się fatalny w skutkach. Z pomocą przychodzi obecnie nowoczesna technologia i oferuje przechowywanie sporej ilości danych w chmurze, czyli na wirtualnych serwerach dostępnych przez internet. Co więcej, backup danych może być dokonywany na bieżąco. Mankamentem takiego rozwiązania jest obciążenie połączenia internetowego i konieczność ciągłego dostępu do niego.
