Efektywne zarządzanie finansami

Firma MAWI od prawie 30 lat prowadzi działalność na rynku fotografii szkolnej. W zakresie obsługi finansowo-księgowej spółka korzystała jeszcze z rozwiązań „DOS-owych”. Używany przez firmę MAWI system umożliwiał wykonywanie koniecznych operacji księgowych, ale nie przystawał już do rynkowej rzeczywistości.

autor: Elżbieta Słonecka

Od wielu lat oprogramowanie na platformie DOS, wypartej przez środowisko Windows, nie jest już rozwijane i udoskonalane. Skutkiem tego wymiana systemu na technologicznie nowszy stała się dla spółki MAWI koniecznością.

— Taka zmiana jednak wiązałaby się z istotnymi dla spółki kosztami. Inwestycja w system finansowo-księgowy na platformie Windows skutkowałaby nie tylko kosztami zakupu nowych licencji oraz koniecznych usług wdrożeniowych, ale także wymagałaby inwestycji w infrastrukturę sprzętową, choćby w zakresie konieczności poniesienia kosztów zakupu i utrzymania nowego serwera. Fakt, iż wszystkie te wydatki musielibyśmy ponieść w krótkiej perspektywie czasu, powodował, iż opóźnialiśmy termin decyzji o zmianie systemu na nowy — mówi Elżbieta Słonecka, Dyrektor finansowy w MAWI sp. z o.o.

Spółka MAWI potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby jej rezygnację z archaicznego technologicznie programu „DOS-owego” na rzecz nowoczesnego systemu, przy możliwie najniższych kosztach nowej inwestycji.

Współpraca z Macrologic

MAWI od kilkunastu lat z powodzeniem korzysta z rozwiązania do obsługi finansowo-księgowej, oferowanego przez firmę Macrologic.  W ramach zawartych umów licencyjnych Macrologic aktualizuje oprogramowanie zgodnie ze zlecanymi pracami, wprowadzając zmiany wymagane przez ustawodawcę. Z uwagi na pozytywne doświadczenia z pracy w systemie spółka podjęła decyzję o kontynuacji i rozwoju zakresu współpracy z obecnym dostawcą oprogramowania finansowo-księgowego.

Macrologic przeprowadził wdrożenie szybko i sprawnie oraz zapewnił instruktaż dla operatorów z obsługi systemu. Konsultanci Macrologic przenieśli do nowego systemu funkcjonalności poprzedniego rozwiązania; wszystkie sprawozdania zdefiniowano zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami spółki.

Xpertis w chmurze

Po rozpoznaniu sytuacji i potrzeb klienta Macrologic zaproponował spółce MAWI nowoczesne rozwiązanie gwarantujące jej korzystanie z najnowszych funkcjonalności, jakie posiada oferowany system w wersji standardowej. W efekcie spółka MAWI rozpoczęła użytkowanie rozwiązania Xpertis Finanse i księgowość oraz Xpertis Fakturowanie, udostępnionych w modelu cloud computing.

— Wykorzystywanie systemu Xpertis w modelu usługowym pozwoliło nam wyeliminować koszty charakterystyczne dla systemów działających lokalnie. Wydatki  początkowe projektu były relatywnie niskie — nie musieliśmy ponosić kosztów wymiany sprzętu IT (zakup serwera, na którym zostałoby zainstalowane nowe oprogramowanie) oraz zakupu licencji. Płacimy tylko za to, z czego korzystamy, a rozliczanie kosztów użytkowania oprogramowania jako kosztów usług jest dla nas korzystne w odniesieniu zarówno do planowania, jak i rozliczania wydatków — mówi Elżbieta Słonecka, Dyrektor finansowy w firmie MAWI.

Zarząd spółki nie musi obawiać się już o bezpieczeństwo danych. — W rozwiązaniu chmurowym zabezpieczenie danych (backup), jak również zapewnienie dostępności i wydajności systemu leży po stronie Macrologic. Dzięki temu możemy skupić się na podstawowej działalności biznesowej, nie obawiając się utraty cennych danych firmowych — mówi Elżbieta Słonecka. Istotnym atutem nowego rozwiązania jest również możliwość pracy w systemie z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Dzięki temu teraz dyrektor finansowy spółki w wygodny dla siebie sposób, w każdej chwili i z każdej lokalizacji ma dostęp do danych firmowych.

Xpertis w chmurze gwarantuje spółce MAWI korzystanie zawsze z najnowszej wersji systemu. — Nie musimy martwić się o konieczność dokonywania upgrade’u systemu, ponieważ Macrologic wprowadza wszelkie modyfikacje wymagane przepisami prawa (np. wynikające ze zmian w ustawie o VAT) na bieżąco. Wszelkie zmiany w systemie wprowadzane są automatycznie, a my mamy gwarancję pracy na oprogramowaniu zawsze aktualnym w zakresie obowiązującego prawa — dodaje Elżbieta Słonecka.

W odniesieniu do cech funkcjonalnych nowe rozwiązanie zostało rozwinięte o moduł Xpertis Fakturowanie, który umożliwia automatyczną dekretację dokumentów księgowych (np. faktur zakupu) do programu finansowo-księgowego. Dzięki temu spółka wyeliminowała ryzyko pomyłek związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów  oraz usprawniła realizację zadań działu księgowości.