Przechodzisz na pracę zdalną? Sprawdź, jakie narzędzia Ci w tym pomogą

W sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo podejmie decyzję o konieczności oddelegowania części pracowników na tryb pracy zdalnej, musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN). Jest to szczególnie ważne z uwagi na konieczność zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Podstawowymi narzędziami potrzebnymi do efektywnego i prostego przejścia w tryb pracy home office są nowoczesne rozwiązania, które:

• posiadają funkcje tworzenia i współdzielenia dokumentów online;
• udostępniają możliwość przechowywania plików i dokumentów w chmurze;
• zapewniają swobodną komunikację pomiędzy pracownikami.

Poniżej znajdziesz opisane narzędzia i aplikacje wspierające pracę zdalną w biznesie oraz administracji.

Praca z dokumentami - offline musi przejść w online

Wiele firm wciąż korzysta z rozwiązań “pudełkowych”, które nie posiadają możliwości pracy online. Nowe odsłony znanych pakietów biurowych, które rozpowszechniają pracę zdalną to m.in. Office 365 czy G Suite. Kluczowe funkcje w obu pakietach to m.in. dostęp do plików i dokumentów z dowolnego urządzenia, możliwość jednoczesnej pracy na plikach z innymi pracownikami oraz stały kontakt za pośrednictwem czatów i wideokonferencji. Oba rozwiązania są wyposażone w pełen pakiet programów biurowych, takich jak m.in. tworzenie dokumentów (Word, Dokumenty Google), tworzenie arkuszy kalkulacyjnych (Excel, Arkusze Google), tworzenie prezentacji (PowerPoint, Prezentacje Google).

Zarówno Office 365, jak i G Suite zawierają przestrzeń wirtualną w chmurze przypisaną do każdego użytkownika, w której utworzy, przechowa, zmieni pliki bez konieczności fizycznego ich posiadania na dysku twardym. Pracownicy mogą mieć do niej dostęp ze sprzętu służbowego i prywatnego z każdego miejsca za pośrednictwem komputera, smartfona czy tabletu z dostępem do Internetu.

Zamień spotkania na wideokonferencję

Ważnym aspektem funkcjonowania biznesu jest komunikacja. Wiele firm obawia się pracy zdalnej ze względu na ryzyko pogorszenia komunikacji w zespole. Jednak komunikatory biznesowe są w stanie w pełni sprostać potrzebom nie tylko małych i średnich firm, ale również dużych korporacji i urzędów administracji publicznej. Zapewniają cały zestaw narzędzi komunikacyjnych, od czatu i rozmów audio, po szybką wymianę plików oraz wideokonferencje.

Takimi rozwiązaniami są coraz popularniejszy Microsoft Teams zawarty w pakiecie Office 365 oraz Google Hangouts od Google.

Dzięki obu rozwiązaniom odbędziesz rozmowy w formie chatu lub wideokonferencji z dowolnym pracownikiem w firmie, prześlesz pliki dokumentów lub obrazy czy umówisz i skonfigurujesz spotkania w kalendarzu. Co więcej z komunikatorów skorzystasz zarówno na komputerze, w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych.

Microsoft Teams to multiplatformowe narzędzie komunikacji biznesowej, stworzone m.in dla potrzeb pracy zdalnej.
 

Ciekawą alternatywą dla Hangouts jest Google Meet, dzięki któremu zorganizujesz szkolenia zdalne dla większej liczby użytkowników. To świetne narzędzie dla szkoleniowców lub trenerów organizujących takie wydarzenia.

Google Hangouts to czat, komunikator oraz narzędzie do wideokonferencji, wbudowane w pakiet G Suite.

Wszystkie dokumenty pod ręką

Podczas gdy pracownicy są rozlokowani poza siedzibą firmy, ważną kwestią jest zapewnienie bezpiecznej przestrzeni do wymiany dokumentów oraz ich przechowywania. Z pomocą przychodzą rozwiązania dysków w chmurze, które stały się nierozłączną częścią pakietów biznesowych od Microsoft i Google. Firma z Redmond do Office 365 dołącza dysk OneDrive, który zapewnia bezpośrednią możliwość tworzenia dokumentów Word, Excel czy PowerPoint.

Z kolei Google Drive to przestrzeń wirtualna, która jest elementem biznesowego pakietu G Suite. Dysk oczywiście oferuje współdzielenie dokumentów przez pracowników, tworzenie ich oraz pokazuje historię zapisanych zmian w czasie rzeczywistym. Od niedawna Google Drive wspiera również formaty dokumentów Office 365.

Na rynku istnieją jeszcze takie rozwiązania jak Dropbox Business, który ewoluował ze zwykłego dysku chmurowego do przestrzeni dopasowanej do współpracy zespołowej. Dropbox w wersji biznesowej oferuje 5 TB przestrzeni, pełną kompatybilność dla dokumentów Office 365 oraz G Suite, a dodatkowo posiada funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Dropbox Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.

Zdalna obsługa wewnątrz firmy

TeamViewer jest najpopularniejszym narzędziem do obsługi zdalnej pulpitu drugiego użytkownika. Program idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywają poza siedzibą firmy. To rozwiązanie pozwoli na zachowanie dostępu do sprzętu służbowego nawet w przypadku problemów technicznych, pozwalając m.in. zdalnie naprawić problem techniczny, zainstalować nowe oprogramowanie (np. Firmowy VPN) czy wpisać hasło administratorskie.

TeamViewer pozwoli również firmom świadczącym usługi IT na kontynuację ich pracy bez konieczności przyjeżdżania do siedziby klienta – co w obecnym czasie może się okazać bardzo istotną przewagą.

Podpisywanie dokumentów? Też może być zdalne

Koronawirus przyczynił się do tego, że w znacznym stopniu zostały ograniczone możliwości udziału w spotkaniach, konferencjach i innych dużych wydarzeniach. W przypadku wielu firm może to oznaczać zastój spowodowany również blokadą przepływu dokumentów. Na szczęście od kliku lat coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się cyfrowy podpis kwalifikowany. Właściciel zdalnego podpisu kwalifikowanego może podpisać dokument elektronicznie - posiadanym certyfikatem kwalifikowanym. Mobilnym podpisem elektronicznym w chmurze można podpisać m.in. umowy, regulaminy, dokumenty księgowe oraz wszystkie inne dokumenty wymagające tradycyjnego podpisu.

Dokument elektroniczny podpisany podpisem kwalifikowanym z punktu widzenia prawa ma takie same właściwości, jak podpis złożony na papierze. Jego największą zaletą jest to, że można go natychmiastowo przesłać w dowolne miejsce na świecie, działa na równi z podpisem odręcznym oraz to, że podpis można złożyć zdalnie, wystarczy komputer lub urządzenie mobilne (smartfon/tablet) i ważny certyfikat kwalifikowany (np. SimplySign).

Test na efektywność pracy zdalnej

Nie ulega wątpliwości, że sytuacja związana z epidemią koronawirusa Sars cov2 jest dużym sprawdzianem dla każdej firmy, która opierała się wcześniej na pracy stacjonarnej w biurze lub wynajętej przestrzeni. Przejście na tryb zdalny wymaga od nich – jeżeli nie opracowały wcześniej odpowiednich procedur – sprawnej reorganizacji i użycia nowych narzędzi. Warto jednak pamiętać, że praca zdalna to dzisiaj nowoczesne podejście do służbowych obowiązków, a coraz większa część małych przedsiębiorców pracuje właśnie w domu. Użycie odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej w przypadku większych firm rozwiąże zdecydowaną większość problemów komunikacyjnych, poza fizyczną obecnością i rozmową twarzą w twarz.

Może cię również zainteresować:

• Koronawirus - wszyscy przypominają o myciu rąk, my zwracamy uwagę na telefony
• Samsung zdezynfekuje Twojego smartfona przy pomocy promieni UV-C
• Przez koronawirusa pracujesz zdalnie? Oto jak robić to bezpiecznie
• Koronawirus motywuje do pracy zdalnej. Co trzeba wiedzieć?