Home Office - jak zrobić to dobrze?

Jakie praca zdalna ma wady i zalety? To duże zmiany, …które mogą ci się spodobać

Rozprzestrzeniający się koronawirus sprawia, że coraz więcej osób opuszcza biura i musi zmierzyć się z czymś zupełnie nowym: pracą z domu. Jesteś wśród nich? Wiedz więc, że ta stanowi pewne wyzwanie i ma swoje minusy, ale jeśli dobrze podejdziesz do tematu, możesz odkryć olbrzymią gamę plusów i pokochać taką formę wykonywania służbowych obowiązków. 

Praca w domu to olbrzymie wyzwanie...

Praca zdalna wymaga od Ciebie dobrego zarządzania czasem i dużych pokładów samodyscypliny. To, że jesteś w domu, nie oznacza, że nie jesteś w pracy, a skoro tak, to nie możesz sobie pozwolić na to, by odrywać się od wykonywania obowiązków i spędzania długich godzin na YouTubie. Do tej pory stale miał na Ciebie oko Twój przełożony. Teraz go nie ma i kontrolować musisz się sama lub sam. 

Problematyczne może być też samo oddzielenie pracy od życia prywatnego, a także odcięcie się od wszelkiego typu rozpraszaczy: nagle w Twoim służbowym środowisku znajduje się partner albo dzieci, a Ty musisz pamiętać, że jesteś w pracy. W innym razie obowiązki mogą Ci się rozciągać na calusieńki dzień. Musisz się cały czas pilnować, co nie jest łatwe, także dlatego, że wokół nie ma Twoich kolegów z pracy.

Skoro już o nich wspomnieliśmy. Dużym problemem dla wielu osób zaczynających pracę zdalną, jest brak stałego kontaktu z innymi ludźmi. Człowiek jest zwierzęciem stadnym, więc jeśli nie zadbasz o relacje ze znajomymi (i nieznajomymi) poza pracą, szybko możesz stracić zapał i satysfakcję z życia. W obecnej sytuacji jest to poważnie utrudnione, ale to nie musi być kontakt fizyczny, bo kluczowe jest to, że by był jakikolwiek. Wreszcie, samodzielnie też musisz ogarnąć swoje stanowisko pracy. Przygotuj się na to, że klimatyzowane biuro z optymalnie dobranymi meblami i sprzętem zamieniasz na swoje mieszkanie i tylko od Ciebie zależy, czy będzie Ci się w nim równie dobrze pracować. 

... ale ma też mnóstwo plusów

Ale jeśli potrafisz sama lub sam o siebie zadbać, to te minusy będą dla Ciebie niczym. Docenisz to, jak wygodna jest ta forma, nawet pomimo tego, że jest też wymagająca. A co takiego w sobie ma? Przede wszystkim praca zdalna daje Ci dużą swobodę. To Ty decydujesz, jak się ubierasz i kiedy dokładnie wykonujesz swoje zadania. Ty też ustalasz, kiedy czas na przerwę (a może i na drzemkę), a dzięki temu możesz w ciągu dnia pójść załatwić swoje sprawy, na przykład na poczcie czy w urzędzie (choć te sprawy urzędowe załatwisz już przez internet), na co w przypadku pracy stacjonarnej często trzeba brać urlop lub kilka godzin do odrobienia. Choć w obecnej sytuacji radzimy oczywiście: #zostańwdomu. 

Wykonując pracę we własnym mieszkaniu możesz też liczyć na olbrzymie oszczędności, bo nie tracisz ani czasu, ani pieniędzy na dojazdy do biura. A skoro masz więcej czasu, to możesz go poświęcić na swoje hobby albo dla rodziny – zwiększysz tym samym swoje zadowolenie z życia i motywację do działania. Poczucie, że ma się więcej kontroli nad swoim planem dnia, może być cudowne.

Bo, oczywiście, w biurze to przełożeni dbają o to, by wszystko działało jak należy, ale, ostatecznie, gdzie będzie Ci lepiej niż w domu? Ważne tylko, by ten dom był odpowiednio dostosowany... 

Następnie zadbaj o szybki Internet, narzędzia poprawiające efektywność i odpowiedni sprzęt

Zrób sobie Home Office – punkt 1: szybki Internet

Z domu (w mniejszym lub większym wymiarze) pracuje już prawie co piąty Polak. Choć w dużej mierze, to nie tylko ze względu na plusy, o których przed momentem wspomnieliśmy, ta forma zyskuje na popularności. Sprawa jest prosta – jest tak przede wszystkim dlatego, że… jest to w ogóle możliwe. A jest możliwe, bo wreszcie szybki i niezawodny Internet jest czymś, na co z powodzeniem możesz liczyć w swoim mieszkaniu – i to nie tylko w największych miastach. 

Jakie są cechy dobrego Internetu? Oczywiście kluczowe jest to, by zapewniał odpowiednią szybkość przesyłu danych, ale nie mniej istotna jest niezawodność. W końcu jeśli masz wykonywać swoją pracę, to musisz mieć do tego narzędzia – nagłe i przeciągające się braki dostępu to nie to, czego należy oczekiwać. Sprawdź jak szybki masz internet.

Jeżeli Ty lub któryś z Twoich domowników prowadzicie teraz firmę z domu, warto postawić na ofertę skierowaną specjalnie dla Firm. Przykładowo Internet 400 od UPC Biznes pozwala Ci liczyć na Internet światłowodowy rozpędzający się do 400 Mb/s, a w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek awarii masz pisemną deklarację operatora, że dokona naprawy w ciągu maksymalnie 12 godzin. Dodatkowo, dzięki usłudze Internet Backup, możesz zapewnić sobie dostęp do internetu zawsze, nawet w przypadku awarii – bardzo fajne rozwiązanie. Ponadto, w ofercie dla firm znajdziesz standardowo 60 dni na testowanie usług oraz dedykowaną infolinię. Wspomniany wcześniej pakiet Internetu do 400 Mb/s kosztuje 54,99 zł netto, możesz też wybrać pakiet Internetu z telewizją i zapewnić wszystkim domownikom rozrywkę podczas spędzania czasu w domu.

Punkt 2: programy i narzędzia, z których będziesz korzystać

Szybki Internet już załatwiony, teraz nadszedł czas, by go wykorzystać. Przejdźmy zatem do programów i narzędzi, dzięki którym będziesz mogła lub mógł pracować w domu wygodnie i wydajnie. Jeśli pracujesz z tekstem, z tabelkami albo z bazami danych, to oczywiście kluczowy będzie pakiet biurowy – w wielu przypadkach wystarczy darmowy LibreOffice, ale jeśli na tych samych plikach będziecie pracować w zespole, to lepiej wybrać któryś z pakietów online. Dominują dwa: Microsoft Office 365 oraz Google Docs.

Skoro wspomnieliśmy już o pracy w zespole, to przejdźmy do komunikacji – zadbanie o dobre narzędzia do niej w przypadku, gdy poszczególne osoby znajdują się w różnych miejscach, jest niezwykle istotne. Do zastosowań biznesowych najlepiej sprawdzają się takie rozwiązania jak Microsoft Teams czy Google Hangouts. Pozwalają na przeprowadzenie wirtualnego szkolenia czy też spotkanie się online. Sprawdź najlepsze komunikatory internetowe.  

Z kolei w organizacji pracy i zarządzaniu projektami pomogą Ci takie narzędzia jak Trello czy Slack, w przeglądaniu i udostępnianiu plików – chmurowy dysk jak Google Drive czy Dropbox, a w zdalnej obsłudze – TeamViewer czy AnyDesk. Chcesz dowiedzieć się więcej i poznać jeszcze więcej praktycznych aplikacji? Sprawdź jakie narzędzia ci pomogą, gdy przechodzisz na pracę zdalną.

Najważniejsze natomiast jest to, by zadbać o aktualny system operacyjny i skuteczne oprogramowanie antywirusowe, ponieważ stanowi to (niemal) gwarancję bezproblemowej i bezpiecznej pracy. Sprawdź podstawowe zasady bezpieczeństwa pracy zdalnej.

Punkt 3: dobry komputer i wszystko, co do niego podepniesz

Nie ma sensu rozpisywać się na temat tego, jaki powinien być dobry komputer do pracy, ponieważ jest zbyt wiele zmiennych – dużo zależy od tego czym się zajmujesz i jakiej wydajności potrzebujesz, a także od tego, ile pieniędzy możesz wydać. Jeśli klikniesz link z początku tego akapitu, znajdziesz jednak wiele artykułów z polecanymi pecetami i wskazówkami, dzięki którym – wierzymy – jego wybór będzie dla Ciebie dużo prostszy.

Dobry monitor to kolejny punkt na liście. Powinien oferować wysoką rozdzielczość, zapewniając Ci dużą przestrzeń roboczą, dzięki której wielozadaniowość nie będzie problemem. Sprawdź więc polecane monitory 4K, a jeśli zajmujesz się grafiką lub innymi projektami tego typu, to zerknij na ranking monitorów dla grafików i fotografów.

Monitor to pozycja obowiązkowa, gdy masz stacjonarnego peceta, ale przyda Ci się także wtedy, gdy korzystasz laptopa. Dodatkowy ekran pomoże Ci zadbać o odpowiednią pozycję przed komputerem, ale też otworzy drzwi do efektywniejszej pracy. 

Wspominaliśmy już wcześniej, że komunikacja jest istotnym elementem pracy zdalnej. O ile masz laptopa, to kamerkę masz pewnie wbudowaną. W przypadku „blaszaka” będziesz jeszcze musieć dokupić kamerkę internetową. W obu przypadkach będziesz potrzebować też słuchawek z mikrofonem. Najlepiej takich, które 1) wyciszą szumy z otoczenia, byś mogła lub mógł skupić się na rozmowie, 2) będą miały wygodną konstrukcję pokrytą materiałami zapewniającymi odpowiednią wentylację i 3) są wyposażone w mikrofon przekazujący reszcie krystalicznie czysty głos.

Co jeszcze może Ci się przydać? Ano na przykład klawiatura z mechanicznymi przełącznikami zwiększającymi komfort pisania, podpórką pod nadgarstki odciążającą tę części Twojego ciała i podświetleniem, pozwalającym Ci pracować po zmroku. Przyda się też wygodna myszka. Jej konstrukcja powinna być dostosowana do Twojej dominującej dłoni, a sensor – precyzyjnie działać na różnych powierzchniach. Dobrze też, gdy oferuje dodatkowe przyciski, dzięki którym możesz szybciej realizować zadania. Zobacz polecane myszki.

Ciekawym pomysłem jest myszka pionowa, gwarantująca naturalne ułożenie dłoni. Sprawdź nasz krótki test ergonomicznej myszki Logitech MX Vertical.

Choć w dużej mierze zależy to od typu pracy, jaką wykonujesz, w wielu przypadkach może Ci się przydać także drukarka. Najlepiej taka, która pozwoli Ci też skanować i kopiować dokumenty. Sprawdź najlepsze drukarki wielofunkcyjne do biura.

Wreszcie, przyda Ci się też dobry router – to znaczy taki, który pozwoli Ci odczuć prędkość i niezawodność, za jaką płacisz. Wypada jednak zwrócić uwagę na to, że w wybranych ofertach nie musisz obawiać się o ten sprzęt, bo dostajesz go gratis. Tak jest na przykład we wspomnianym już wcześniej abonamencie Biznes Internet od UPC – otrzymujesz modem Connect Box z dwupasmowym Wi-Fi. 

Teraz będziesz też swoim behapowcem – pamiętaj więc o ergonomii i bezpieczeństwie

Bezpieczeństwo… 

Dopiero co o tym wspominaliśmy, ale podkreślmy to raz jeszcze: przy wyborze sprzętu do komputera koniecznie musisz zadbać o to, by spełniał on ergonomiczne wymagania. Myszka powinna ci zapewniać jak najbardziej naturalne ułożenie dłoni, klawiatura – podpórkę pod nadgarstki, a słuchawki – odpowiednią wentylację. Z kolei monitor powinien mieć regulowaną stopkę, żeby bez trudu można było ustawić go we właściwy sposób. 

Odpowiednie ustawienie monitora to jedno. Zadbaj również o biurko mające właściwą wysokość i dość przestrzeni na blacie, a także o fotel. Najlepiej, jeśli będzie to profesjonalny fotel biurowy albo też fotel gamingowy. Krótko mówiąc: żeby można było ustawić wysokość, kąt nachylenia i ułożenie podłokietników. Jeśli nie wiesz jak się za to zabrać, dowiedz się jak siedzieć przy komputerze i dlaczego robisz to źle.  

Nietrudno zlekceważyć właściwą postawę przed komputerem i wygodne peryferia, gdy za plecami nie stoi przełożony, a wokół nie ma kolegów. Nie warto jednak – dla własnego dobra. Nieodpowiedzialnym podejściem do tematu zafundujesz sobie bóle nóg, kolan, przedramion i nadgarstków, skurcze mięśni, a przede wszystkim bóle pleców i kręgosłupa. Uwierz – nie chcesz tego.

… i Higiena Pracy

Dobrze jest też obudzić w sobie wewnętrznego behapowca, gdy przychodzi do higieny, a konkretnie: czystości stanowiska pracy. Akcesoria, które pomogą ci w jego utrzymaniu, można zasadniczo podzielić na dwie kategorie: pierwszą stanowić będą teczki, segregatory i pudła, a więc wszystko, czego potrzebujesz, by mieć porządek w dokumentach. A warto go mieć, bo dzięki temu nie tylko nie zgubisz ważnych papierów i nie narazisz na kłopoty swojej firmy, ale też łatwiej i szybciej odnajdziesz informacje, których potrzebujesz.

Drugą grupę akcesoriów stanowią środki czyszczące. To wszelkiego rodzaju ściereczki i chusteczki, (którymi przetrzesz blaty i urządzenia, włącznie z ich ekranami) oraz sprężone powietrze (którym usuniesz zalegający kurz i okruchy z obudowy czy klawiatury). O czystość warto zadbać przede wszystkim ze względu na higienę i zdrowie – sprzęt w naszym domowym biurze będzie siedliskiem bakterii, a regularne sprzątanie pozwoli się ich skutecznie pozbywać. 

Szeroko rozumiany porządek na biurku sprawi, że będziesz wykonywać swoje zadania efektywniej, a do tego będziesz mieć większą motywację do pracy. W badaniach potwierdzono, że ma to olbrzymie znaczenie – przede wszystkim, gdy nie ma się za plecami swojego przełożonego. Wpływ na to, czy pracujemy w domu wydajnie, czy nie, ma nawet nasz ubiór. Nie pracuj więc w piżamie, lecz ubierz się tak, jakbyś wychodziła lub wychodził do biura. No, może troszeczkę luźniej – w końcu jesteś u siebie.

Na koniec mamy 10 złotych rad – jak przestawić się z pracy w biurze na pracę w domu

1. Pamiętaj, że pracujesz. Wstań o tej samej godzinie, co zawsze albo ustal nową porę, ale każdego dnia jej pilnuj.
2. Nie pracuj w piżamie. Ubierz się tak jak do pracy w biurze albo załóż przynajmniej jeansy i koszulę.
3. Zadbaj o to, by mieć spokój. Niech wszyscy w domu wiedzą, że pracujesz i w tym czasie nie można Ci przeszkadzać. 
4. Przygotuj swoje miejsce pracy i dbaj o porządek. To, że nie widzi Cię szef, nie znaczy, że reguły przestają obowiązywać. 
5. Zadbaj o właściwą temperaturę i wilgotność powietrza. W domu może być tak komfortowo jak w klimatyzowanym biurze.
6. Wyłącz rozpraszacze. Jeśli Twój smartfon nie jest Ci potrzebny do pracy, to może być wyłączony (albo wyciszony).
7. Możesz też zainstalować w przeglądarce filtr rodzicielski i zablokować (na czas pracy) Facebooka i YouTube’a. 
8. Jeśli szef nie ustala Ci deadline’ów, rób to samodzielnie. Pamiętaj o dyscyplinie, pomimo elastyczności.
9. Pamiętaj też o planowaniu. Zaplanuj i pracę, i przerwy. Zadbaj o to, by rozgraniczać pracę i czas wolny. 
10. Nie przestawaj rozmawiać z resztą zespołu. Choć nie możesz twarzą w twarz, wciąż masz przecież komunikatory.

Przyjemnej pracy! :-)

Czytaj dalej o pracy zdalnej: 

• Koronawirus motywuje do pracy zdalnej. Co trzeba wiedzieć?
• Przez koronawirusa zostajemy w domu. Google rusza na pomoc pracownikom i uczniom
• Rewolucja w czasach pandemii – czy to przełom w zdalnej opiece lekarskiej?