Jaką kasę fiskalną wybrać. Porady dla kupujących na 2018

Kasa fiskalna jest narzędziem koniecznym niemal w każdej firmie, która kieruje swoją ofertę na rynek konsumencki. Stopniowo zmniejsza się liczba przedsiębiorstw, które mogą uniknąć jej stosowania korzystając z limitu 20 tys. obrotu. Zakres zwolnień został wprawdzie przedłużony do końca 2017 roku, jednak rząd zapowiada, że od 2018 ma wejść obowiązkowa archiwizacja paragonów online, co może być okazją do dalszego zmniejszania zakresu firm, które jeszcze z limitu obrotu korzystają.

Wprowadzenie archiwizacji paragonów online spowoduje, że łączność z internetem stanie się nieodłączną cechą kasy fiskalnej i wiele firm zostanie zmuszonych do wymiany tego urządzenia na nowsze. Chociaż miłośnicy nowoczesnych technologii mogą już dzisiaj zdecydować się na tablet fiskalny, pamiętając jednak przy tym, że ta oferta na rynku jest póki co dosyć skromna, a ceny stosunkowo wysokie.

Generalnie rynek oferuje bogaty wybór różnych rodzajów urządzeń fiskalnych. Dostępnych jest mnóstwo modeli kas małych i mobilnych, atrakcyjnych dla mniejszych firm, które wystawiają stosunkowo niewielką liczbę paragonów fiskalnych, i które chcą spełnić wymagania fiskusa jak najmniejszym kosztem. Większe przedsiębiorstwa również mogą wybierać spośród wielu średnich i systemowych kas fiskalnych oraz drukarek fiskalnych. Dla nich głównym kryterium zakupu kasy będzie jej integracja z pozostałymi elementami systemu sprzedaży, jak system magazynowy czy księgowy.

Na kolejnych stronach poradnika szczegółowo omawiamy cechy i parametry kas fiskalnych w poszczególnych kategoriach funkcjonalnych,

• Kasa fiskalna wygodna i tania
• Kasa mobilna – poręczna i wytrzymała
• Drukarka fiskalna plus komputer zamiast kasy
• Kasa średnia - wysoki standard

a także pod względem ich przydatności

• kasa fiskalna dla osób prowadzących jednoosobową działalność produkcyjną czy usługową, lub też mały sklepik
• kasa fiskalna dla sklepów internetowych
• kasa fiskalna dla gabinetów lekarskich, kancelarii prawniczych
• kasa fisakalna do gastornomii albo restauracji

Cechy, które zostaną szczegółowo omówione w podziale kas na kategorie to:

• rozmiar
• wytrzymałość
• wielkość wyświetlacza
• szybkość drukowania
• długość taśmy
• liczba klawiszy oraz liczba klawiszy funkcyjnych
• funkcje kasjerskie
• system wymiany papieru
• czas pracy na bateriach
• rozmiar pamięci wewnętrznej
• ilość klawiszy funkcyjnych
• dostępność i wielkość bazy PLU
• współpraca z innymi urządzeniami
• waga
• drukarka
• komputer
• ilość i rodzaj złączy
• obsługa kart rabatowych i systemów lojalnościowych
• system zarządzania uprawnieniami operatorów
• ... no i cena

Wskazówki na co zwrócić uwagę przy wyborze kasy w każdej kategorii:

• konstrukcyjne - gabaryty, rozmiar wyświetlacza, klawisze
• eksploatacyjne - długość taśmy, szybkość drukowania, wielkość bazy PLU, żywotność baterii
• funkcjonalne

Osobny rozdział, kiedy najtańsza kasa, a kiedy warto dopłacić. Połączenie kasy fiskalnej z czytnikiem kart. Najnowsze modele kas są oparte o dotykowy tablet z systemem Android.

Kiedy najtańsza kasa, a za co warto dopłacić

Oferta na rynku jest bardzo bogata: od najprostszych urządzeń za 600 zł do najbardziej nowoczesnych rozwiązań, jak tablet fiskalny za 2700 zł brutto. Jak wybrać odpowiednie urządzenie, jeśli nie specjalnie zależy nam na cenie? Na pewno największe znaczenie ma rodzaj prowadzonej działalności, a zwłaszcza jej wielkość:

• ilość wystawianych paragonów fiskalnych,
• wielkość asortymentu,
• ilość osób, które będą się tym zajmowały, itp.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, w której paragon będzie wystawiany kilka czy kilkanaście razy w miesiącu najtańsza kasa fiskalna może być najlepszym rozwiązaniem. Jednak nawet wtedy możemy być zmuszeni do gromadzenia elektronicznej wersji kopii paragonów.

Jeśli kupimy najtańszą kasę fiskalną, która nie ma możliwości gromadzenia i wysyłania wersji elektronicznej, zostaniemy zmuszeni do zakupu kolejnego urządzenia. Może więc lepiej od razu kupić nieco bardziej zaawansowany technologicznie model? Zwłaszcza, że z ulgi na zakup kasy fiskalnej można skorzystać tylko raz - można odliczyć od podatku 90% wartości kasy, ale nie więcej niż 700 zł. Warto to dobrze przemyśleć, gdyż urządzenie nowszej generacji, za które zapłacimy więcej, może mieć inne atrakcyjne cechy: może być mniejsze, lżejsze czy bardziej niezawodne.

Z pewnością warto nieco więcej zapłacić za urządzenie, które daje możliwość rozbudowy i będzie dopasowywać się do rozwijającej się firmy. Dla wielu firm istotne będzie możliwość wprowadzenia dodatkowych kodów kreskowych oprócz towarów figurujących w bazie PLU. Dla każdego atrakcyjna będzie kasa z wrzutowym system wymiany papieru.

Urządzenie fiskalne może być też narzędziem tworzenia wizerunku oraz budowania prestiżu. Nowsze kasy dają możliwość wydrukowania grafiki na paragonie fiskalnym. Można tam zamieścić logo lub jakiś zabawny obrazek, dzięki któremu wspomnienie zakupu zostanie na dłużej zapamiętane i będzie budziło miłe skojarzenia. Nowoczesna i elegancka kasa fiskalna z pewnością wywoła pozytywne wrażenie w gabinecie lekarskim czy kancelarii prawniczej.

Najbardziej innowacyjne modele kas są oparte o dotykowy tablet z systemem Android. Dla osób przyzwyczajonych do posługiwania się tabletem czy smartfonem praca z takim urządzeniem będzie daleko bardziej komfortowa i efektywna. Tablet fiskalny to nie tylko dotykowy ekran, który można skonfigurować zgodnie z oczekiwaniami użytkownika, ale też szereg funkcjonalności niedostępnych nawet w kasach fiskalnych średniej wielkości. Nie tylko pozwala na tworzenie elektronicznej kopii paragonów, ale za pomocą łącza wi-fi umożliwia przechowywanie ich w chmurze, czyli z mobilnym dostępem z każdego miejsca, do którego dociera internet. A to oznacza, że w ten sam sposób można programować urządzenie, analizować sprzedaż i stany magazynowe.