Microsoft 365 na każdy dzień roku

Po niespełna 10 latach obecności na rynku sztandarowy zestaw narzędziowy Microsoftu, który zna chyba każdy użytkownik komputera pod nazwą Office 365 (beta ruszyła w październiku 2010 roku), zmienia oficjalnie swoją nazwę. Na stronach producenta w wersji abonamentowej od teraz można zakupić już tylko Microsoft 365 w różnych wariantach - konsumenta interesować będzie Microsoft 365 Personal i Family, ale zmiana dotyczy też wersji biznesowych, które jeszcze funkcjonują jako Office 365. Dla przypomnienia pudełkowy Office debiutował prawie 30 lat temu.

Ta zmiana to nie tylko odzwierciedlenie lat rozwoju i stopniowego wprowadzania nowych funkcji w pudełkowym oprogramowaniu (ono wciąż będzie dostępne jako Office, ale o uboższej funkcjonalności niż Microsoft 365) a także w ramach modelu abonamentowego. To także odzwierciedlenie tego jak zmieniliśmy się my, nasze potrzeby i komputery, z których korzystamy.

Zaczęło się od Office, bo taki był kiedyś świat komputerów

W połowie lat 90. XX wieku pecety były tak naprawdę zaawansowanymi maszynami do pisania, kalkulatorami i katalogami informacji. Można było je wykorzystać do rozrywki, ale to bardziej z perspektywy użytkownika domowego. Istniały już wtedy niewielkie laptopy, stanowiąc jednocześnie synonim urządzenia dla zamożnego biznesmena. W domach królowały wielkie wieże stacjonarnych maszyn.

W pierwszej dekadzie XXI wieku rozwinął się świat społeczności cyfrowych, który sprawił, że komputer zaczął pełnić rolę podstawowego narzędzia do komunikacji. Z czasem tę rolę przejęły smartfony, lecz komputery nie poddały się. Dziś żyjemy w czasach, które zmuszają nas do kompletnej zmiany przyzwyczajeń. Musimy (a nie tylko chcemy) pracować zdalnie, a wszelkie sprawy domowe coraz częściej realizujemy w sposób cyfrowy.

Z pomocą komputerów, które już bardzo często są laptopami - Microsoft również ma w swojej ofercie takie urządzenia jak Surface Laptop 3 czy Surface Book 2 (urządzenie typu 2 w 1 o bardzo wysokiej wydajności). Te dziś są tak łatwo dostępne dla domowego użytkownika, jak kiedyś były dla wziętego biznesmena. I choć problem cyfrowego wykluczenia i niedoboru sprzętu wciąż istnieje, to dziś jest czymś normalnym, że w domu mamy dwa, a nawet więcej komputerów.

Kosztowna, ale praktyczna wersja komputera z duzym wyświetlaczem - Microsoft Surface Studio

Microsoft 365 - to już nie jest produkt tylko dla biura, choćby było ono w domu

Kiedyś mówiło się domowe biuro na wykorzystanie pakietu Office w domowym zaciszu. Dziś tenże Office, powszechnie używany jako Office 365, jest już tak rozbudowany, że błędem byłoby nazywać go w ten sposób. I dlatego dokonała się zmiana jego nazwy na Microsoft 365. Ta nazwa pokazuje jak głęboka nastąpiła integracja oprogramowania niegdyś biurowego, z systemem operacyjnym i narzędziami wcześniej z nim nie kojarzonymi.

Poza tym to już nie pakiet biurowy, a wszechstronny zestaw aplikacji dedykowany zarówno użytkownikom domowym jak i biznesowym. O zatarciu się granicy pomiędzy tymi światami świadczy udostępnienie narzędzia Microsoft Teams użytkownikom domowym, wcześniej obecnego tylko dla subskrybentów pakietów dla firm. Z kolei kwestia tego czy Microsoft Teams stanie się w przyszłości darmowym rozwiązaniem dla konsumenta, wciąż jest otwarta.

Narzędzie w teorii biznesowe, które szybko zrobiło ogromną karierę w edukacji i zastosowaniach domowych, gdy tylko komputery i urządzenia do projekcji obrazu stały się popularne - Microsoft Powerpoint

Gdzieś na granicy świata firmowych i prywatnych potrzeb, znajdują się zastosowania edukacyjne Microsoft 365. Doskonale sprawdzające się w dobie zdalnej nauki, gdy klasa jest środowiskiem rozproszonym tak jak pracownicy w firmowym zespole, a nauczyciel pełni role administratora takiej grupy niczym szef projektu w biurze.

Bogactwo narzędzi Microsoft 365 wykracza poza początkowe zastosowania

W Microsoft 365, oprócz standardowych aplikacji Word, Excel, Powerpoint, Access (mniej znane narzędzie relacyjnej bazy danych) i Outlook (pojawił się dopiero w 1997 roku)) znajdziemy także takie rozwiązania jak:

• sieciowe odpowiedniki Word, Excel i Powerpoint oraz Outlook.com, które pozwalają na pracę z dowolnego komputera na świecie,
• OneDrive czyli sieciowy dysk, który integruje się jako przestrzeń do przechowywania danych on-line z innymi aplikacjami pakietu,
• funkcje jednoczesnej współpracy nad dokumentami,
• Bookings do zarządzania procesem rezerwacji różnego typu usług (hotel, dentysta itp...),
• Sway do wizualnego tworzenia prezentacji i biuletynów bezpośrednio w chmurze,
• Forms do tworzenia interaktywnych formularzy,
• PowerApps, czyli skierowana do użytkowników biznesowych platforma do wygodnego tworzenia prostych aplikacji,
• Teams czyli komunikator tekstowo-wizualny rozbudowany o funcje współpracy w grupie i dzielenia się zasobami,
• OneNote czyli wygodna aplikacja notatnika zgodnego z różnymi typami wprowadzanych danych,
• Family Safety (Bezpieczeństwo Rodzinne) do zarządzania bezpieczeństwem użytkowników na wielu płaszczyznach (bezpieczeństwo aplikacji, fizyczne),
• przeglądarka internetowa Edge, wcześniej traktowana jako oddzielne narzędzie w systemie Windows,
• rozbudowane narzędzia administracyjne do zarządzania uprawnieniami dostępu do zasobów w ramach Microsoft 365.

Jak widać osoby, które kojarzyły wcześniej Office 365, a dziś Microsoft 365, wyłącznie z tymi aplikacjami, które stanowiły trzon pakietu w latach 90. XX wieku, powinny zrewidować swoje pojmowanie tego oprogramowania. Funkcje edycji tekstu czy obliczeniowe nie są dziś tylko niezależnymi elementami aplikacji Microsoft 365, a stanowią nierozłączny element każdego elementu tego pakietu narzędziowego. Dlatego tworząc korespondencję w Outlooku nie musimy sięgać po Worda, bo nawet w kliencie pocztowym mamy rozbudowane funkcje edycyjne.

Kiedyś o Office można było powiedzieć, że pomaga on pisać teksty, tworzyć zestawienia liczbowe lub danych czy też prezentacje. I z takiej perspektywy alternatywne darmowe pakiety dla aplikacji Office, które powielały te funkcje, miały sens. Za to Microsoft 365 pomaga nam w komunikacji tekstowej, wizualnej, dokumentowaniu i współdzieleniu się wynikami pracy, nauce na dowolnym poziomie zaawansowania, dba o bezpieczeństwo użytkowników (małych i dużych). Te funkcje to niby to samo co wcześniej tylko wyrażone innymi słowami.

W praktyce nie da się ich tak łatwo powielić, jeśli nie są one konsekwencją kompletnego ekosystemu, którego rdzeniem jest sprawnie działające współdzielenie się treściami. A taki właśnie zapewnia Microsoft 365. Od systemu operacyjnego, poprzez oprogramowanie, poprzez usługi jak można powiedzieć o OneDrive czy koncie pocztowym.

Pakiet narzędzi, który dostosuje się do naszych potrzeb

W Microsoft 365 najfajniejsze jest to, że każdy może traktować go odpowiednio do swoich potrzeb, a dzięki wciąż rozbudowywanym narzędziom wspieranym przez AI aplikacje Microsoft 365 dostosowują się do nas. Oferując rozbudowaną korektę tekstów (Microsoft Edytor to już nie tylko wytykanie błędów, a Microsoft Rewrite poprawi nawet szyk i styl wypowiedzi) czy pomoc w tworzeniu treści (interaktywne kreatory reagujące na wpisywane treści znajdziemy w Microsoft Powerpoint, podgląd prezentacji wraz z analizą mowy prelegenta).

Dla osoby, która prowadzi bogatą korespondencję i ma mocno napięty grafik zadań, doskonały będzie Outlook. Związany z nim kalendarz zastąpi też domową tablicę z listą obowiązków, gdyż będzie mógł integrować dane z różnych źródeł. Wiele będzie zależeć od instytucji, takich jak szkoła, teatr, dentysta, i dostosowania oferowanych przez nich narzędzi.

Dla domowego pisarza tak samo jak firmowego sprawozdawcy, doskonałym narzędziem okaże się najzwyklejszy Word. W edukacji, każda z aplikacji pomoże po trochu, a jednym z istotnych spoiw będzie notatnik One Note. Gdy z kolei kluczowa w naszym świecie jest kooperacja, nie ma to jak oprogramowanie Teams i wspomagający je chmurowy dysk OneDrive. Nawet tradycyjny Excel poprzez integrację z tak zwanym fintechem (ogół usług i rozwiązań finansowych), staje się furtką do zarządzania domowymi finansami - niestety akurat te funkcje, takie jak połączenie z kontami bankowymi, na razie nie będą dostępne w Polsce.

Potrafi bardzo dużo, ale też umie skupić się na konkretnych zdaniach

Użytkownicy oprogramowania komputerowego zwykli dość nieprzychylnie patrzeć się na oprogramowanie, które określane jest mianem tak zwanego kombajnu (przykład, stara już aplikacja Nero do obsługi nagrywania płyt). Czyli pojedynczą aplikację, która pozwala zrobić maksymalnie dużo bez odwoływania się do innych narzędzi. Czy Microsoft 365 jest takim kombajnem?

Gdyby zestawić wszystkie działania, które zrealizujemy za pomocą Microsoft 365, to istotnie tak można powiedzieć. Tylko, że Microsoft 365 to konglomerat dopracowanych modułów, które mogą działać razem, ale też niezależnie. A wtedy wcale nie wydadzą się przeładowane funkcjami odbiegającymi od ich podstawowego zastosowania. Wciąż będą jak bardzo zaawansowany kalkulator, ale kalkulator o konkretnym przeznaczeniu - finansowym, komunikacyjnym, tekstowym. Z kolei integracja pozwala na większą kontrolę nad bezpieczeństwem użytkownika, który dbając o aktualizacje systemowe zadba też o bezpieczeństwo swojego środowiska pracy.

Microsoft 365 to coś więcej niż oprogramowanie

Tym samym na Microsoft 365 nie powinniśmy patrzeć się wyłącznie jak na oprogramowanie. Kupując dostęp do Microsoft 365 kupujemy platformę. Ta w połączeniu z domowym komputerem, a nawet smartfonem (na Androida  Microsoft wprowadził odświeżoną wersję oprogramowania), wspomaga nas w codziennym życiu każdego dnia roku.

Aplikacje Bezpieczeństwo Rodzinne, zunifikowane narzędzia Word, Excel, Powerpoint i OneNote oraz Teams w wersji konsumenckiej na smartfony

W momencie gdy musimy wiosną rozliczyć domowe finanse, jesienią przygotować prezentację na egzamin magisterski czy rozesłać zaproszenia do gości, których zapraszamy na ślub w środku lata. A także gdy praca nie da nam o sobie zapomnieć i chcąc nie chcąc podąży za nami do domu.

To funkcjonalność o jakiej trzydzieści lat temu twórcy Office być może marzyli, ale nie byli w stanie jeszcze zrealizować.

Materiał powstał we współpracy z Microsoft