Microsoft Outlook to jedno z najpraktyczniejszych narzędzi, które otrzymujemy w ramach Microsoft 365. Ma też swoją wersję mobilną, a w przeglądarce możemy korzystać z usługi poczty w domenie Outlook.com, z wygodnym interfejsem użytkownika.
Microsoft Outlook od 1997 roku jest elementem Microsoft Office (dziś dostępny także jako abonamentowy Microsoft 365). To aplikacja do zarządzania korespondencją elektroniczną z funkcjami kalendarza i planera zadań. A ponieważ cyfrowa komunikacja, i to nie tylko za pomocą komunikatorów, jest dziś nieodzownym elementem życia codziennego, dlatego i ten program na dobre zadomowił się w naszej świadomości. Istnieją dla niego alternatywy, ale ścisłe powiązanie z innymi aplikacjami Microsoft 365, czyni Microsoft Outlook najwygodniejszym wyborem dla posiadaczy komputerów z systemem Windows.
Trzy wcielenia Outlooka
Warto zauważyć, że Outlook to w praktyce nie tylko synonim desktopowej aplikacji. Z czym zatem kojarzymy nazwę Outlook? Mozliwości są trzy.
Outlook.com
Młodsi i Ci, którzy chętnie sięgają po wersje online narzędzi Microsoft 365, od razu pomyślą o Outlook.com czyli usłudze poczty, analogicznej do GMaila. W jej ramach dostajemy darmowe konto w domenie outlook.com wraz z możliwością połączenia go z innymi kontami, w tym Google. Tak jak GMail, także Outlook.com oferuje wygodną aplikację dostępową dla smartfonów. Ma ona podobne możliwości co przeglądarkowa wersja Outlook.com.
I tu ciekawostka - usługa Outlook.com zaczęła funkcjonować w 2012 roku, ale jej historia jest znacznie dłuższa niż GMaila. Protoplastą Outlook.com był Hotmail.com, który pojawił się już w 1996 roku. Zapewne niejeden starszy czytelnik benchmark.pl miał, lub jeszcze ma, konto w tej domenie.
Microsoft Outlook
To oczywiście nazwa desktopowej aplikacji, którą od samego początku kojarzą najlepiej pracownicy firm. Dziś ten wariant Outlooka jest równie praktycznym rozwiązaniem w rękach użytkownika domowego.
Microsoft Outlook w ramach usługi Microsoft 365
Microsoft Outlook stał się elementem Microsoft Office tuż po wprowadzeniu Outlook Express dla Windows. Mimo iż od jego debiutu minęło ponad 20 lat, to interfejs aplikacji nie zmienił się diametralnie. Przybyło wiele nowych funkcji, wzrosła rola kalendarza i listy kontaktów, które dziś stanowią równie istotny element Outlooka co sam moduł odbierania i wysyłania poczty elektronicznej. To konsekwencja zmiany naszego stylu życia i sposobu w jaki się komunikujemy.
Outlook Express, a dziś po prostu Poczta
Ci, którzy pamiętają Windows XP i wcześniejsze wersje tego systemu, przypomną sobie zapewne Outlook Express, domyślne narzędzie do odbierania poczty w tamtych systemach. Rolę tej aplikacji dziś realizuje program nazywający się po prostu Poczta. Jego wczesna wersja, która po raz pierwszy mogliśmy zobaczyć w Windows Vista, nazywała się jeszcze Poczta Windows. Brak dopisku Outlook jest tu uzasadniony, gdyż Poczta to bardzo proste narzędzie.
Jak i gdzie Outlook przechowuje pocztę?
W przypadku aplikacji desktopowych teoretycznie ta wiedza nie jest nam potrzebna, ale warto wiedzieć gdzie jest przechowywana poczta na komputerze, gdyż w trakcie awarii dysku pomoże to nam odzyskać dane.
Microsoft Outlook od zawsze gromadzi całą pobieraną na komputer pocztę w pojedynczych plikach z rozszerzeniem PST (dla kont POP i IMAP do Office 2013) lub OST (konta IMAP obecnie). Jeden plik PST lub OST to jedna skrzynka pocztowa w programie. W Windows 10 te pliki znajdują się domyślnie w profilu użytkownika w folderze C:\Users\nazwa_uzytkownika\Documents\Pliki programu Outlook. By je znaleźć wystarczy wpisać PST lub OST w systemowym polu wyszukiwania. Microsoft Outlook ma tez opcję eksportu pojedynczych e-maili do plików z rozszerzeniem MSG.
Outlook Express zapisywał z kolei pocztę w postaci plików EML po jednym na każdy e-mail. Tak samo jest w przypadku obecnej aplikacji Poczta. W Windows 10 znajdziemy je w profilu użytkownika, ale ukryte głęboko w podkatalogach. Nazwy plików nie wskazują na kolejny email, a jedynie datę, co utrudnia wyszukanie właściwej wiadomości. Te pliki można podejrzeć za pomocą desktopowego Microsoft Outlook.
Microsoft 365 to dodatkowe korzyści dla konta w domenie Outlook.com
Użytkownicy darmowego Outlook.com muszą liczyć się z ograniczeniami. Jednym z istotniejszych jest ograniczona pojemność konta pocztowego, która wynosi 15 GB. Wykupując subskrypcję Microsoft 365 dostajemy z kolei 50 GB miejsca (na użytkownika). To duża różnica, a w czasach e-maili, które zawierają dużo załączników, bardzo istotna. Szczególnie gdy chcemy gromadzić na Outlook.com korespondencję z wielu lat, a nie tylko z ostatnich miesięcy.
Rozmiar załącznika do maila wysyłanego za pomocą Outlook.com wynosi maksymalnie 34 MB, ale nie jest to ograniczenie sztywne. Jeśli załączymy do e-maila plik, który wcześniej przesłaliśmy na dysk sieciowy OneDrive, to może on mieć nawet rozmiar 2 GB. Subskrypcja Microsoft 365 to co najmniej 1 TB przestrzeni na dane w OneDrive, więc rozmiar i liczba załączników w praktyce przestają mieć większe znaczenie.
Dodatkowo Microsoft 365 wprowadza mechanizm kontroli antyphishingowej dla odbieranej przez Outlook.com poczty, a to bardzo ważny etap w zapewnieniu bezpieczeństwa cyfrowego. To mechanizm, który działa automatycznie. Pomaga nam w zadbaniu o dyscyplinę, o którą w warunkach domowych może być trudno.
Czym desktopowy Microsoft Outlook różni się od Outlook.com?
Microsoft Outlook i Outlook.com są z założenia czymś kompletnie odmiennym. Pierwsze z nich to aplikacja pocztowa na komputer, a drugie to usługa poczty e-mail, która ma też własny interfejs użytkownika. By korzystać w pełni z Microsoft Outlook musimy mieć konto pocztowe, choć wcale wcale nie musi to być konto w domenie Outlook.com lub innej zarządzanej przez Microsoft.
Outlook.com
Poczta na Outlook.com dostępna jest tylko on-line, chyba że pobierzemy jej zawartość do Microsoft Outlook lub innego programu pocztowego.
Interfejs Outlook.com
Interfejs webowy przypomina Windowsową Pocztę, ale funkcjonalnie Outlook.com bliżej jest do Microsoft Outlook. Mamy tu integrację z internetowym kalendarzem i rozbudowane opcje kategoryzacji e-maili. Lista ustawień Outlook.com jest na tyle bogata, że większość użytkowników nie będzie potrzebowała nic więcej. Podczas tworzenia zawartości poczty w Outlook.com możemy skorzystać z wtyczki Microsoft Redaktor, która zadba o poprawność naszych tekstów. W skrzynce Outlook.com jest też opcja automatycznego tłumaczenia otrzymywanej poczty w innym niż Polski języku.
Microsoft Outlook
Zaletą Microsoft Outlook jest możliwość pracy offline po zsynchronizowaniu poczty i ustawień kalendarza. Program gromadzi pocztę lokalnie na komputerze, zachowuje ją nawet jeśli usunięto ją z internetu. W ten sposób użytkownik jest niezależny od potrzeby ciągłego dostępu do sieci.Wspomniane już pliki w formacie PST lub OST (w praktyce jest to format bazy danych rozumiany przez Outlooka), zawierają nie tylko pocztę z załącznikami, ale też ustawienia kont pocztowych i zapisy kalendarza. Można je otworzyć i przeglądać nawet po zakończeniu opłacania abonamentu na Microsoft 365. Wtedy wszystkie programy dostępne w ramach tej usługi tracą możliwość edycji i tworzenia treści, ale wciąż zachowują funkcje przeglądarki.
Jedna ze skrzynek w Microsoft Outlook o rozmiarze 13 GB. Aplikacja ma podłączone 4 takie skrzynki i działa bez zajaknięć
Pojedyncza skrzynka pocztowa w postaci pliku PST lub OST może mieć rozmiar nawet 50 GB (da się go zwiększyć do niebotycznego rozmiaru 4 PB), ale też możemy stworzyć ich dowolnie wiele. W ten sposób Microsoft Outlook umożliwia gromadzenie na komputerze korespondencji z wielu lat. Nawet gdy nasze konto internetowe przestanie być już aktywne lub ma niewielką pojemność.
| Microsoft Outlook | Outlook.com | |
| Przechowywanie poczty | lokalnie na dysku komputera | w chmurze Microsoft |
| Kalendarz i zadania | Tak | Tak |
| Domyślna pojemność skrzynki na e-maile | ograniczona jedynie pojemnością dysku na komputerze | 15 GB wersja darmowa 50 GB w abonamencie Microsoft 365 |
| Liczba skrzynek pocztowych | wiele | jedna |
| Możliwość pobierania poczty z innych kont | Tak | Tak |
| Praca z danymi offline | Tak | Nie |
| Mozliwości sortowania poczty | Bardzo duże | Średnie |
| Opcje edycji wprowadzanej treści | Jak w innych aplikacjach desktopowych Microsoft 365 | Jak w innych aplikacjach on-line Microsoft 365 |
| Dodawanie lokalizacji | Trudne | Bardzo proste |
Kiedy sięgamy po Outlook.com, a kiedy lepszy będzie Microsoft Outlook?
Jeśli chcemy mieć pocztę w domenie Outlook.com lub agregować za pomocą narzędzi witryny Outlook.com pocztę z innych kont, to wybór jest oczywisty. Zakładamy konto na Outlook.com. Wymaga ono łączności z siecią, ale daje w zamian stały dostęp do poczty z różnych urządzeń, w tym ze smartfona dla którego przygotowana jest dedykowana aplikacja Microsoft Outlook.
Z desktopowego Microsoft Outlook natomiast skorzystać warto gdy zależy nam na:
- dostępie do korespondencji, kalendarza, listy kontaktów i zadań również offline,
- archiwizowaniu na lokalnym urządzeniu zawartości wszystkich naszych skrzynek pocztowych,
- pojemność naszej internetowej skrzynki pocztowej jest mniejsza niż nasze potrzeby,
- maksymalnie rozbudowanych funkcjach tworzenia korespondencji, jej przeszukiwania i segregowania lokalnie za pomocą reguł.
Gdy wysyłamy e-mail za pomocą interfejsu webowego Outlook.com czy jakiejkolwiek innej usługi pocztowej, w skrzynce pocztowej on-line zachowa się też kopia wysłanej korespondencji.
Gdy to samo zrobimy z pomocą Microsoft Outlook, wynik zależy od tego jaki protokół dostępowy do poczty użyliśmy. Jeśli skonfigurujemy konto za pomocą protokołu POP, to wysłane maile będą zachowane tylko lokalnie tam gdzie zainstalowany jest Microsoft Outlook. By cała zawartość skrzynki pocztowej lokalnej była synchronizowana z usługą w sieci należy wybrać podczas konfiguracji konta protokół IMAP. Istnieją wyjątki od tej reguły, na przykład GMail, który niezależnie od protokołu zawsze zachowuje kopię wysłanej poczty z Microsoft Outlook także na koncie on-line.
Czy można mieć dwie instalacje Microsoft Outlook na różnych komputerach?
Teoretycznie Microsoft Outlook instalujemy na tym komputerze, który używamy jako nasze główne narzędzie do pracy, zabawy, nauki. Nie stoi jednak nic na przeszkodzie, by dwie instalacje Microsoft Outlook miały dostęp do tych samych skrzynek pocztowych on-line. Trzeba tylko pamiętać o tym, że jeśli na jednym komputerze zarządzimy kasowanie poczty z konta w sieci po pobraniu, to druga instalacja Microsoft Outlook nie będzie już w stanie jej odczytać.
Istnieją też narzędzia firm trzecich, dla wygodnego synchronizowania zawartości plików PST pomiędzy dwoma instalacjami Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook tylko z pozoru jest trudny w obsłudze
W desktopowym Microsoft Outlook nową pocztę tworzymy z wykorzystaniem interfejsu przypominającego Microsoft Word. Nie są to wszystkie narzędzia tamtej aplikacji, ale dostępne są te najważniejsze pomagające w formatowaniu treści maila i jego sprawdzaniu.
Microsoft Outlook jest w stanie pobierać naraz i wysyłać pocztę dla wielu kont pocztowych. Zależnie od ustawień pobraną pocztę wyświetla na jednej lub kilku listach (każda lista to oddzielny plik PST / OST czy też lokalna skrzynka pocztowa na dysku). Pobieranie poczty domyślnie jest zautomatyzowane, można też określić różne interwały sprawdzania poczty dla każdego konta lub wymusić pobieranie jedynie na żądanie.
By zapewnić kontrolę nawet nad dziesiątkami tysięcy e-maili oprócz standardowego narzędzia flagowania e-maila mamy dostęp do:
- kategoryzacji e-maili za pomocą kolorowych flag, które możemy dowolnie definiować,
- folderów wyszukiwania, które grupują pocztę na podstawie kryteriów - foldery wyszukiwania są wirtualne, nie wpływają na realną lokalizację każdego z e-maili,
- filtrowania poczty na podstawie określonych warunków/reguł - przefiltrowana poczta może być skasowana, przeniesiona lub tylko skopiowana do innego folderu, a nawet pliku pocztowego PST lub OST, a także odpowiednio oflagowana.
Liczba funkcji Microsoft Outlook może przytłaczać, ale nie trzeba z nich od razu korzystać. Można je poznawać stopniowo i wybierać tylko te nam przydatne.
Współpraca z kalendarzem i zadaniami
Korespondencja e-mail to jednak tylko połowa wartości wszystkich wersji Outlooka. Jej znaczenie rośnie, gdy uzupełnia się ona z kalendarzem i listą kontaktów. W Outlook.com i Microsoft Outlook te oba narzędzia są mocno zintegrowane z klientem poczty. Sam e-mail staje się wtedy nie tylko nośnikiem wiadomości. Może pełnić rolę powiadomienia o zbliżającym się spotkaniu, wizytówki czy też agendy, którą automatycznie dodamy do kalendarza lub listy kontaktów.
Kalendarze w Microsoft Outlook działają podobnie jak kalendarze w Google. Dla wybranej daty tworzymy zadanie, określamy cel, czas i sposób powiadomienia i zbliżającym się terminie. Możemy też stworzyć oddzielne kalendarze z listą wydarzeń o konkretnym charakterze czy związanych z daną instytucją lub osobami.
I tak rodzice mogą mieć swoje oddzielne kalendarze, a dzieci własne. Możemy tez pobrać i wyświetlić w Outlooku kalendarze, które zostały udostępnione przez innych użytkowników, na przykład ze szkolnym planem zajęć czy wycieczek lub listę wydarzeń w osiedlowym klubie. Nasze kalendarze z kolei udostępnimy albo wybranej osobie (nie tylko w ramach rodziny) albo wszystkim czyniąc je publicznymi. W tym ostatnim przypadku musimy pamiętać, by nie upublicznić poufnych informacji.
Zależnie od ustawień współdzielenia zawartość kalendarzy synchronizuje się w Outlooku pomiędzy urządzeniami, użytkownikami i wersjami aplikacji. To co utworzyliśmy dla danego konta użytkownika w Microsoft Outlook będzie widoczne w przeglądarkowym kalendarzu Outlook.com, ale też w smartfonowym kalendarzu powiązanym z mobilną aplikacją Outlook.
Kalendarze w desktopowym Microsoft Outlook są wyświetlane obok siebie, albo łączone w pojedynczym Widoku harmonogramów. Ten ostatni widok pozwala na porównanie wzajemnie udostępnionych kalendarzy domowników, dla ewentualnej oceny, które ze wspólnych zadań się nakładają.
Dzięki kalendarzom i zadaniom Outlook jest dziś świetnym sposobem na zarządzanie naszą firmową, ale i domową aktywnością. Warto sięgnąć po to rozwiązanie, nawet jeśli początkowo odstrasza nas wizja wypełniania rubryk. Szybko się przekonacie, że to dużo efektywniejsza technika niż korzystanie z żółtych karteczek czy zeszytu, w którym notujemy zadania. Poza tym bezpieczna, bo listę zadań można wyczyścić w trymiga, a wypełnionego po brzegi poufnymi informacjami zeszytu tak łatwo się nie pozbędziemy.
Z Outlooka zobaczysz kalendarz Google, ale go nie zmienisz
Do kalendarzy Outlook dołączymy podgląd kalendarza Google i wprowadzanych w nim zmian. W tym celu konieczne jest skorzystanie z opcji subskrypcji kalendarza. Tak dodany kalendarz Google możemy nawet modyfikować, ale tu pojawia się pewien problem. Zmiany nie będą synchronizowane z kontem Google. Jedynym sposobem jest udostępnienie tego kalendarza po naszych zmianach posiadaczowi konta Google. A to już mało wygodny sposób.
W ustawieniach kalendarza Google należy pobrać link do pliku z rozszerzeniem ICS i wkleić go w tym oknie w Microsoft Outlook
Nowoczesny sekretarzyk na miarę XXI wieku
Microsoft Outlook w wersji desktopowej i mobilnej oraz Outlook.com to w moim odczuciu bardzo ważny element całego Microsoft 365. Bo dopiero dzięki komunikacji i współdzieleniu się treściami, które stworzymy w innych aplikacjach, docenimy swoją i innych pracę. W niedalekiej przyszłości domowi użytkownicy, szczególnie Ci korzystający ze smartfonów, będą mogli też rozszerzyć potencjał komunikacyjny o możliwości konsumenckiej wersji komunikatora Teams.
Początkowo Outlook był narzędziem postrzeganym jako typowo biznesowe. Dziś nawet domowy użytkownik nie wyobraża sobie życia bez maila. Praca czy nauka zdalna jest nie tylko wizją przyszłości czy miłą możliwością, ale i koniecznością. Dlatego rozbudowany o funkcje kalendarza i planowania zadań Outlook staje się tym bardziej przydatny. Niczym nowoczesny sekretarzyk na miarę cyfrowej rzeczywistości XXI wieku.
Tekst powstał we współpracy w Microsoft
Więcej na tematy związane z produktami i firmą Microsoft:
- Machina promująca Xbox Series X ruszyła
- Microsoft inwestuje miliard dolarów w Polsce, by uczynić ją cyfrowym sercem Europy
- Microsoft zmienia podejście do nowego systemu - Windows 10X
- Boisz się tworzyć prezentacje? Z nowym Microsoft Powerpoint to proste jak nigdy wcześniej
Komentarze
21Jestem użytkownikiem Outlooka (desktop) od 1997, późna beta, do teraz 22 lata; przez kilka dobrych lat po zmianie pracy Outlook był główną przyczyną dla której upierałem się przy Win na służbowym sprzęcie (mam dość rozbudowany system zarządzania wiadomościami i kalendarzem razem, tak w skrócie - nocna dłubanina sprzed kilku/nastu lat;)
Należę do tych, których 2 M$ nazywa się "power users" i z mojego punktu widzenia Outlook się NIE rozwija, a wprost przeciwnie.
To przykre: z sensownego narzędzia do zarządzania czasem zrobiła się ciężka kolubryna, z wersji na wersję coraz mocniej okrawająca możliwości użytkownika.
Obecnie używam o2010, o2013 oraz o2019 (dłuuuga historia czemu tak, różne kompy btw) i muszę powiedzieć że z trudem będę się odrywał od 2010
Outlook jest coraz cięższy, mam bardzo mocne wrażenie że wszelkie zmiany od 1998 (oprócz wbudowanej wyszukiwarki, początkowo opartej o produkt firmy trzeciej, Lookup) to obudowywanie starego silnika kolejnym warstwami dykty i pudrowanie problemów.
Brak współpracy z CalDAV i CardDAV - wstyd.
Okrajanie możliwości dostosowania kalendarza i folderów - wstyd.
"obowiązkowa" kolumna do usuwania wiadomości po prawej (nieusuwalna!!!! ) to absurd którego zmiany domaga się wielu użytkowników na forach M$ (tym bardziej, że jest to w miejscu innej ikonki, często używanej przez część użytkowników)
brak spójnego przenoszenia definicji wyglądu folderów - wstyd.
Nie wspomnę o tym co się dzieje "pod maską", próby automatyzacji (VB, makra) to korzystanie z tego samego API co 23 lata temu (sic), a już wtedy było ono ... powiedzmy, interesująco niespójne ;)
W sumie - jestem z Outlookiem z przyzwyczajenia i inercji, nie mam czasu przenieść się na Thunderbirda i jego (niestety, skromniejszy) system przypominaczy i "followups". Z całą pewnością NIE wydałbym teraz na niego ani złotówki z własnej kieszeni.
Aha - Outlook mobilny - nie wiem jak teraz, ale świeżo po wypuszczeniu na rynek NIE oferował nic poza podstawową funkcjonalnośc poczty (brak follow-ups!), dzięki czemu wypadł z mego horyzontu zdarzeń szybciej niż się pojawił. Wiem że prostota jest w modzie, ale to już trochę za daleko poszło.
Nie mam nadziei że coś się tu zmieni, raczej zbieram siły aby w wolnych chwilach wrócić do kodowania i dopisać porządny addin do Thunderbirda, a M$ ... ode mnie za Out
Bezużytecznym bloatware. Przerośniętym do granic absurdu, zasobożernym, lecz średnio użytecznym oprogramowaniem.
To samo zrobili ze Skype.
Powinno być info: zestaw artykułów sponsorowanych.
Plik .pst to standardowy plik archiwum Outlooka, a nie jakiś plik pocztowy... Plik .pst tworzy się w momencie archiwizowania mejli dopiero. Czy to automatycznie czy też manualnie. Można ich mieć podpiętych wiele, choć zdecydowanie nie polecam tego, szczególnie mając owe pst-eki na jakimś dysku sieciowym. A już nie daj boże rozrośnięte powyżej kilku GB choć oczywiście teoretycznie obsługiwane są znacznie większe.
No chyba, że Office 365 zrobił tu rewolucję - niebawem będę miał możliwość przekonać się osobiście co zmieniło się w tej kwestii.
Outlooka mam (nie)przyjemność używać od dobrych 10 lat i z wersji na wersję jest coraz słabiej. Znaczy się klasycznie w naszych czasach: moloch, kombajn, przerost formy nad treścią i zanik funkcjonalności lub jej ograniczenia i upierdliwość. Np. ten "nowy lepszy design" i defaultowe ustawienia mejli przeczytanych i nieprzeczytanych. Dżizas, czy ktoś to specjalnie zrobił żeby było je trudniej rozróżniać? Albo niezrozumiałe dla mnie: że Outlook sam sobie sortuje kolejność folderów w skrzynkach, i tak np: Inbox jest gdzieś na dole, a taki Junk czy Outbox na górze. Po ustawieniu i ponownym uruchomieniu Outlooka, tenże znów sortuje foldery jak mu się podoba.
Problemy z "szukajką" - klasyka. Mnie osobiście doprowadza do pasji defaultowe przeszukiwanie wszystkich skrzynek i zmiana widoku kolumn i reading pane.
Rebuild Indexu (+ często rebuild profilu, a więc stworzenie na nowo pliku .ost ;)) zazwyczaj pomagają w sytuacjach gdy wyszukiwanie mocno zawodzi albo nie działa wogóle. W zależności od rozmiaru(ów) plików do re-indeksacji może to potrwać i kilkadziesiąt godzin :D.
Dodam do tego jeszcze zdarzające się problemy z powtarzającymi się przypomnieniami z kalendarza. Zdarzyło mi się kilkukrotnie nie wbić na jakieś spotkanie bo przypominacz najnormalniej nie zadziałał. Nie pomaga ręczne ponowne dodanie i zaznaczenie, albo ponowne potwierdzenie zaproszenia.
Generalnie nauczyłem się z tym żyć. Bo muszę. Jednak mając wybór poszukałbym narzędzia mniej obudowanego "nowymi, super potrzebnymi" funkcjami, posiadającego bardziej czytelny interfejs i mającego mniej swoich "widzimisię".
No, a artykuł to wcale nie agitka :).