Narzędzia finansowo-księgowe – w chmurze i na dysku

Prowadzenie działalności gospodarczej to ciągła walka – najpierw o wejście na rynek, później o klienta i dostawców. Jednak biznesowe zmagania to nie tylko poszukiwanie rynków zbytu, klientów i dobrych dostawców, to też wyzwania związane ze zmieniającym się prawem, przepisami księgowymi oraz interpretacją przepisów. Dlatego tak ważne jest wybranie odpowiedniego oprogramowania, które wspomagać będzie w przedsiębiorstwie obsługę procesów finansowo-księgowych. Obecnie rozpoczynając działalność gospodarczą, niezależnie od wielkości firmy, możemy bez czasochłonnej migracji od razu wykorzystać potencjał cloud computingu – nowoczesnego technologii IT zarezerwowanej nie tak dawno tylko dla największych firm i uczelni.

autor: Katarzyna Janik

Jednymi z najważniejszych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie są procesy związane z przepływem środków finansowych. Z kolei, aby sprawnie zarządzać tymi procesami należy dysponować oprogramowaniem, które pozwoli na łatwe, szybkie i pewne prowadzenie takich działań, takich jak fakturowanie, księgowość, organizacja informacji o partnerach i klientach czy obsługa kadrowa zatrudnionych pracowników. Oprogramowanie takie musi umożliwiać skupienie się się na podejmowaniu właściwych działań i decyzji, dając przy tym pewność że całe zaplecze finansowo-księgowe jest w stu procentach bezpieczne, a prowadzone operacje są zgodne z obowiązującym prawem  i przepisami podatkowymi.

Innymi słowy, od wyboru oprogramowania właściwego dla wielkości, profilu i… koniec końców,  budżetu firmy wiele zależy, a nietrafiona decyzja może mieć wpływ na sprawne funkcjonowanie firmy, zatem warto gruntownie procesy biznesowe występujące w firmie i ustalić zakres oczekiwań, jaki będziemy mieć w stosunku do programu, z którego korzystać będziemy przez wiele lat.

Nawet w przypadku, kiedy zdajemy się na outsourcing usług finansowo-księgowych, to i tak fakturę czy paragon trzeba wystawić w odpowiednim terminie, trzeba zachować możność szybkiego kontaktu z klientem, mieć widzę o jego wcześniejszych zakupach, usługach z jakich korzystał. Usługi lub towary warto mieć, skatalogowane, posiadać aktualną wiedzę na temat zasobów magazynowych, planowanych dostawach, i dostępności oferty dla klienta. Zapewnienie tych funkcji to rozsądny zakres oczekiwań, jakie powinniśmy mieć wobec oprogramowania finansowo-księgowego. Bardzo przydatna jest również możliwość śledzenia rozrachunków z klientami, dostawcami i urzędami. Pozwala to unikać niepotrzebnych problemów z fiskusem i sprawnie zarządzać płynnością finansową.

Kluczowe zagadnienia

Najlepsza aplikacja to taka, która zapewnia inteligentną komunikację w ramach wszystkich prowadzonych działań oraz procesów – np. raz wprowadzone dane klienta będą przechowywane i dostępne zarówno do pozyskiwania informacji o jego aktywności czy stanie rozrachunków. Z drugiej strony informacje o transakcjach zapiszą się w odpowiednim miejscu w sekcji księgowej – informacja o przychodzie, VAT, podatek dochodowy. Podobnie z transakcjami zakupu, które również generują koszt i powiązania podatkowe. Pozostaje jeszcze aspekt wynagrodzenia pracownika realizującego sprzedaż. Informacja o jego aktywności jest często niezbędna do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Tu pojawia się kolejne ogniwo – pracownik. Dane o nim również powinny być gromadzone: absencja, jej rodzaj, świadczenia, wynagrodzenie – jego naliczanie, rozrachunki z pracodawcą, urzędem, ZUS. Informacje takie powinny przełożyć się m.in. na transfer do pozycji kosztów, rozrachunków podatkowych. 

W gąszczu takich informacji można się zgubić, dlatego tym cenniejsze jest generowanie zestawień, które ułatwią nam zarządzanie: program sam zbierze i pogrupuje stosowne informacje i pozwoli wygenerować odpowiedni raport czy też formularz rozliczeń z właściwymi organami (urząd skarbowy, ZUS). Kluczowe jest zapewnienie dostępu do aktualnych formularzy, dostosowanych do zmieniających się przepisów i wymogów. Gwarancja odpowiedniego czasu aktualizacji względem przepisów powinna być ujęta w umowie z dostawcą, podobnie jak zapewnienie wsparcia technicznego, a najlepiej i merytorycznego.

Już w momencie wyboru należy być przygotowanym na ewentualność zmiany aplikacji – jest to decyzja trudna, aczkolwiek zdarza się nie tak rzadko, np. w związku z koniecznością ujednolicenia systemów z nowym partnerem.

Dobry program to taki, który zapewni możliwość eksportu i importu danych, które w późniejszym kroku będzie można wykorzystać w innych aplikacjach.

Kwestia kluczowa to także bezpieczeństwo operacji i dokumentów. Wielopoziomowy dostęp do funkcji czy modułów oraz możliwość wykonywania kopii zapasowych (nierzadko w tle – bez udziału intencyjnego użytkownika) pozwoli zabezpieczyć dane przed ich utratą czy to w skutek awarii, czy w wyniku złej woli.

Dodatkowe aspekty to doświadczenie producenta na rynku, ale też. np. obsługa usług kurierskich, wersje mobilne aplikacji, integracje z systemami e-commerce.

Wiadomo, iż kompleksowe programy są rozwiązaniem kosztownym, jednak obecnie można znaleźć na rynku sporo systemów funkcjonujących samodzielnie przeznaczonych głównie dla małych i średnich firm oraz systemów modułowych, które można dopasować do potrzeb konkretnej firmy. Modułowość aplikacji pozwala na stopniowe rozwijanie działania i dostosowywanie ich zakresu do rodzaju biznesu. Istnieje możliwość poruszania się pomiędzy programami do fakturowania, księgowania, prowadzenia magazynu, zarządzania klientami – CRM, prowadzenia kadr, płac i księgowości.