Etapy projektu

W każdym wdrożeniu ERP wyróżnia się kilka głównych etapów projektu. Najważniejsze etapy to: inicjacja projektu, analiza wymagań i wybór systemu, analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja systemu i przygotowanie bazy szkoleniowej, szkolenia pracowników, start produkcyjny, praca nadzorowana oraz rozliczenie projektu.

Wdrożenie systemu ERP rozpoczyna się od inicjacji projektu. Etap ten pozwala nakreślić ogólne cele i ramy przedsięwzięcia, a także oszacować budżet potrzebny na wdrożenie nowego systemu. Na tym etapie warto wyznaczyć dwie najważniejsze role w implementacji ERP: sponsora oraz kierownika projektu ze strony zamawiającego.

Wybór systemu jest poprzedzony analizą wymagań, która pozwala przygotować zapytanie ofertowe na zakup licencji i wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie. Kolejnym etapem podpisanie umowy na zakup systemu oraz usług wdrożeniowych.

Przed przystąpieniem do dalszych prac ważne jest zorganizowanie spotkania inicjującego wdrożenie, w trakcie którego zespół wdrożeniowy oraz załoga firmy (lub co najmniej kierownicy, odpowiedzialni za poszczególne obszary ERP) mogą zapoznać się z założeniami i celami wdrożenia, a także harmonogramem prac na najbliższe miesiące.

Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemu

Analiza konfiguracyjna składa się z dwóch zasadniczych etapów. Pierwszy z nich obejmuje wywiady z pracownikami w trakcie których firma wdrożeniowa próbuje stworzyć jak najbardziej kompletny obraz tego , jak działa dane przedsiębiorstwo i w jakim kierunku zmierza. Na tej podstawie tworzony jest dokument z analizy, który zawiera specyfikację potrzeb klienta oraz opisuje sposób ich odwzorowania w implementowanym w organizacji systemie ERP. Dokument ten pozwala nakreślić ostateczny kształt umowy wdrożeniowej, funkcjonalność nowego systemu oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia.

Kolejny etap, wykonywany już w całości przez integratora systemu, obejmuje konfigurację nowego systemu m.in. wprowadzenie planu kont, rejestrów VAT, definiowanie listy magazynów, operatorów i ich uprawnień, tworzenie wzorów wydruku, przygotowanie analiz itd. Etap ten obejmuje również analizę danych źródłowych oraz przygotowanie szablonu migracji danych ze starego systemu. Migracja danych w trybie testowym pozwala wypełnić bazę rzeczywistymi danymi, na których prowadzone będą szkolenia.

Nauka i start systemu ERP

Szkolenia pracowników rozpoczyna się od omówienia ogólnych zasad pracy z nowym ERP. W trakcie szkoleń grupowych pracownicy poznają wspólne części systemu np. interfejs programu, używane typy dokumentów, kartoteki kontrahentów, towarów itd.

Szkolenia funkcjonalne, prowadzone w dużej mierze w formie szkoleń stanowiskowych, obejmują zagadnienia z danego obszaru działania przedsiębiorstwa (księgowość, gospodarka magazynowa, rozliczenie produkcji). Na tym etapie pracownicy wykonują szereg ćwiczeń, w trakcie których poznają funkcjonalność ERP i sposób wykonywania poszczególnych operacji w nowym systemie. Ćwiczenia te obejmują np. zakładanie nowej karty towarowej, wyprowadzanie zamówienia, wystawianie faktury, modyfikację cennika, tworzenie technologii produkcji, wystawianie zlecenia produkcyjnego, dodawanie środka trwałego itd.

W trakcie pierwszych dni/tygodni po starcie systemu, pracownicy firmy pracują pod nadzorem konsultantów wdrożeniowych. Wiele konsultacji ma charakter szkoleniowy, w trakcie których omawiane są mniej typowe kwestie, nieporuszone w trakcie szkoleń grupowych i stanowiskowych. Na tym etapie wprowadzane są ostatnie zmiany w konfiguracji systemu oraz usuwane są niedociągnięcia, które wykryto dopiero w trakcie pracy z nowym ERP.

Strategie przejścia

Krytycznym punktem wdrożenia ERP jest moment przejścia do nowego systemu, przy czym kluczowe jest zachowanie ciągłości działania przedsiębiorstwa. W metodzie „wielkiego wybuchu” zakłada się, że w ustalonym dniu firma zaczyna pracować w nowym ERP, podczas gdy stary system zostaje wyłączony. Metoda „wielkiego wybuchu” nie generuje dodatkowych kosztów, choć jednocześnie mocno ogranicza możliwość powrotu do starego systemu, jeśli coś pójdzie nie tak. Istnieje duże ryzyko niepowodzenia projektu, jeśli wdrażany system został niewłaściwie skonfigurowany, a pracownicy źle przeszkoleni.

Wdrożenie systemu ERP rozpoczyna się od inicjacji projektu. Etap ten pozwala nakreślić ogólne cele i ramy przedsięwzięcia, a także oszacować budżet potrzebny na wdrożenie nowego systemu.

Drugie podejście zakłada równoległe funkcjonowanie obu systemów. Metoda ta wymaga większego zaangażowania operatorów ERP, którzy te same operacje musza wykonywać dwa razy. Ten sposób przejścia do nowego systemu generuje wyraźny opór pracowników. Na mocno obciążonych stanowiskach wymagane jest zatrudnienie dodatkowych osób.

Strategia ta jest bardziej czasochłonna i kosztowna, ale pozwala sprawdzić, które elementy wdrażanego ERP wymagają dalszej konfiguracji i poprawek. Metoda ta pozwala również zweryfikować, czy dane są wprowadzane i naliczane poprawnie. Jeśli zostaną zauważone problemy, start produkcyjny nowego systemu można przesunąć w czasie, aby do zera ograniczyć ryzyko porażki.

Role w projekcie

W projekcie wdrożeniowym bierze udział wiele osób, z których każda ma wpływ na sukces całego przedsięwzięcia. Kluczową rolę odgrywają tutaj sponsor oraz kierownik projektu. Sponsor powołuje projekt do życia oraz dostarcza środki potrzebne do jego realizacji. Nie należy jednak utożsamiać roli sponsora wyłącznie z osobą, która odpowiada za sfinansowanie wdrożenia. Sponsor podejmuje strategiczne decyzje odnośnie projektu, wyznacza i zatwierdza cele oraz zakres wdrożenia, a także jego najważniejsze parametry (czas, budżet, sposób wykonania). To on powołuje kierownika projektu, który odpowiada za operacyjne zarządzanie oraz prowadzenie wdrożenia.

Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania kierownictwa najwyższego szczebla. Z tego względu sponsorem projektu może być właściciel firmy, prezes lub członek zarządu. W każdej organizacji ścierają się interesy różnych grup, a rolą sponsora jest łagodzić te niepokoje. Sponsor dysponuje również władzą, która pozwala prowadzić projekty reorganizacji i optymalizacji procesów biznesowych w skali całego przedsiębiorstwa. W projekcie wdrożenia ERP ustanawia się dwie role kierowników projektu. Pierwszego kierownika powołuje dostawca lub integrator systemu, wynajęty do przeprowadzenia wdrożenia.

Kierownik projektu ze strony zamawiającego jest to osoba, która powołuje zespół wdrożeniowy, tworzy szczegółowy zakres oraz harmonogram wdrożenia, odpowiada za bieżące zarządzanie projektem (cel, budżet, czas) oraz jego rozliczenie. W gestii kierownika projektu leży komunikacja między członkami zespołem a zewnętrznymi konsultantami, przydzielanie zadań oraz egzekwowanie ich wykonania. Kierownik projektu ze strony zamawiającego odpowiada również za nadzorowanie prac (poprawność i terminowość) wykonywanych przez firmę wdrożeniową.

Literatura:

[1] W materiały dydaktyczne Instytutu Informatyki Politechniki Poznańskiej – http://www.cs.put.poznan.pl/mmika/cykl.pdf