Faktura Small Business Pro pozwoli Ci opanować fakturowanie i sprzedaż do perfekcji

Faktura Small Business Pro (wersja Pro wcześniej nazywała się HANDEL) to jak wskazuje nazwa aplikacja dla firm, które prowadzą działalność nie tylko związaną z wystawianiem faktur za usługi, ale także zajmujących się zorganizowaną sprzedażą tychże oraz innych towarów. Jest to wariant Faktura Small Business, narzędzia, które z kolei skierowane jest do tych przedsiębiorców, u których samo fakturowanie i kontrolowanie tego procesu jest najważniejszym elementem zarządzania kwestiami księgowymi.

Chciałoby się napisać, że to kolejny taki program, taki jak każdy inny, ale produkt Mega-Tech ma swoje charakterystyczne cechy, które czynią go atrakcyjnym. Poza tym to aplikacja rozwijana już kilkanaście lat, więc nie jest to narzędzie, które zaskoczy nas błędami i problemami wieku dziecięcego.

Podczas instalacji możemy zdecydować, czy chcemy używać aplikacji jako pojedynczej stacjonarnej instalacji, czy podłączyć się do sieciowej infrastruktury

Interfejs wydaje się taki trochę nie nowoczesny, ale niech to was nie zwiedzie

Wielu przedsiębiorców mocno bierze do siebie hasło, faktura w 10 sekund, firma założona w godzinę, itp. zapewnienia, że prowadzenie biznesu może być jedynie chwilową przerwą od wygodnego życia. Prawda jest taka, że biznes wymaga zaangażowania i kilka minut więcej poświęconych na konfigurację aplikacji sprawi, że oprogramowanie odwdzięczy się istotnie szybkim dostępem do funkcji w przyszłości.

Młodych przedsiębiorców zaskoczyć może niezbyt nowoczesny, a być może ich zdaniem nieprzejrzysty interfejs aplikacji, lecz to tylko złudne wrażenie. Gdy wdrożymy się w obsługę Faktura Small Business Pro docenimy bogactwo opcji.

Okno programu wydaje się zapełnione ikonkami i przyciskami, jednocześnie szybko wzrok odnajduje te najpotrzebniejsze, które pozwalają na szybki dostęp do innych funkcji programu bez przekopywania się przez dodatkowe menu.

Dla przykładu, w trakcie wystawiania faktury przed jej akceptacją możemy zobaczyć jej podgląd, na którym od razu możemy określić, czy ma być to dokument wystawiony w jednym czy w dwóch językach, a także w jakim formacie chcemy go zapisać (PDF, HTML, JPG, XLS).

Bufor pozwoli przerwać pracę w dowolnym momencie, a okna informacyjne ułatwiają pracę

Gdy na etapie wystawiania faktury pojawią się wątpliwości nie musimy wysyłać dokumentu do kosza, by potem rozpoczynać jego edycję od początku. Wystarczy wybrać opcję Zapisz w buforze, a potem na zakładce Bufor dokumentów w głównym oknie aplikacji odnaleźć dany dokument i kontynuować jego wypełnianie.

Innym elementem ułatwiającym pracę, są liczne okna pomocy, w których wyczerpująco opisane są kroki, które musimy jeszcze wykonać, by zakończyć daną operację sukcesem.

Siedem dni wersji próbnej, ale testować możesz do woli

Jak każda aplikacja do fakturowania, Faktura Small Business Pro oferuje wersję próbną aplikacji. Informowani jesteśmy o siedmiodniowym okresie na testy, ale nie martwcie się jeśli w tym czasie nie zgłębicie wszystkich funkcji aplikacji. Nawet gdy ten termin upłynie z programu można korzystać w celach testowych. Jedynym ograniczeniem po upływie siedmiu dni jest informacja o korzystaniu z wersji DEMO jaka pojawi się na wydrukach, a także w oknie programu.

Możliwości aplikacji Faktura Small Business Pro

Faktura Small Business Pro to wariant aplikacji Faktura Small Business, który wzbogacony jest o moduł magazynowy, a także funkcje integracji ze sklepem internetowym oraz opcje istotne przy obsłudze magazynu i zamówieniach towarów. Poza tym możliwości obu narzędzi są podobne. Poniżej lista najważniejszych funkcji obsługiwanych przez produkt Mega-Tech:

• wsparcie dla faktur VAT dowolnego typu, również tych bez VAT lub z mechanizmem podzielonej płatności,
• wystawianie faktur w obcej walucie i języku,
• automatyczne wysyłanie faktur na podany adres e-mail, z ustawień kontrahenta ale też z danych na fakturze,
• wsparcie dla kodów GTU przy towarach,
• generowanie plików JPK, w tym tworzenie JPK_V7, JPK_FA i JPK_MAG (wersja aplikacji z magazynem), pliki JPK wygenerowane w programie i zapisane na dysku, wyślemy wygodnie poprzez stronę JPK WEB,
• obsługa drukarek fiskalnych, więcej szczegółów na temat obsługi urządzeń znajdziemy na stronie Mega-Tech, 
• wsparcie dla kont bankowych,
• automatyka wypełniania faktur,
• obsługa sklepu internetowego,
• synchronizowanie pracy poprzez bazę sieciową, możliwość korzystania z wielu stanowisk pracy,
• opcje tworzenia kopii zapasowych danych,
• obsługa magazynu, zamówień produktów (tylko w wersji Pro),
• obsługa więcej niż jednej firmy.

Prosta polityka cenowa

Zwykle twórcy aplikacji księgowych i do fakturowania starają się zachęcić klientów poprzez umieszczanie w cennikach atrakcyjnych kwot, jednak jednocześnie powiązanych z miesięcznym okresem użytkowania lub minimalną liczbą obsługiwanych dokumentów.

Mega-Tech nie zmusza nas do przekopywania się przez różne warianty aplikacji, jedynym wyborem jakiego musimy dokonać to ten, czy chcemy korzystać z wersji z magazynem czy bez. Ceny podane są za cały rok. Mega-Tech docenia stałych użytkowników, dlatego koszt odnowienia licencji, która jest przypisana do danego numeru NIP firmy, jest sporo niższy niż koszt zakupu po raz pierwszy. Jeśli zdecydujemy się przedłużyć licencję na więcej niż kolejny rok, można liczyć na dodatkowe rabaty.

Ustawienia aplikacji zmuszają do aktywności użytkownika. I to dobrze

Wiele programów do prowadzenia księgowości i fakturowania stara się maksymalnie uprościć etap konfiguracji jednocześnie albo blokując dostęp do wielu praktycznych funkcji, albo ukrywając je głęboko w ustawieniach, co ostatecznie i tak skutkuje utrudnieniem dostosowaniem aplikacji do oczekiwań użytkownika.

W aplikacji Faktura Small Business Pro jak i jej odpowiedniku pozbawionym modułu magazynowego, twórca oprogramowania oferuje nam tak bogatą kolekcję opcji konfiguracyjnych, że użytkownik z początku może poczuć się nią przytłoczony i zniechęcony.

Ma to jednak też swoje zalety. Przebrnięcie przez cały zestaw ustawień sprawi, że z aplikacji będziemy korzystać świadomie i nic nas nie zaskoczy. Owszem wymaga to sporej aktywności użytkownika, ale lepiej zrobić to raz a dobrze.

Na plus pomimo skomplikowanej bazy ustawień zaliczyć należy posortowanie jej w praktyczne bloki tematyczne, a także umieszczenie na samym początku tych najistotniejszych. Dla przykładu w Ustawienia Ogólne, gdzie podajemy informacje na temat firmy (możemy je automatycznie pobrać z GUSu), możemy dołączyć obrazki z logo firmy i jej pieczątką, a także szybko skonfigurować opcje wysyłania faktur i innych dokumentów sprzedażowych pocztą (program ma własny moduł, albo korzysta z domyślnego programu pocztowego w systemie).

Współpraca ze sklepem internetowym

W przypadku działalności, która wiąże się z prowadzeniem sprzedaży usług i produktów za pomocą sklepu internetowego, oczekujemy opcji integracji tegoż narzędzia z naszą aplikacją do fakturowania. W Faktura Small Business Pro mamy taką możliwość, wymaga to oczywiście znajomości zasad funkcjonowania sklepu. Opcje logowania do sklepu znajdziemy w Ustawieniach programu na zakładce Sklep internetowy.

Wartość dodana to dodatkowe usługi, z których możesz skorzystać

Często firmy oferujące programy do fakturowania ograniczają się do oferty związanej z kwestiami sprzedaży i zakupu towarów lub usług przez firmę. Mega-Tech proponuje użytkownikom swoich programów coś więcej, wychodząc z założenia, że w sukcesie firmy pomocna jest nie tylko dobra oferta, ale też umiejętność skutecznego dotarcia z nią do klienta.

Dlatego już po pierwszym uruchomieniu aplikacji otrzymamy propozycję skorzystania z innych usług Mega-Tech. Są to:

• Strony WWW – opcja przygotowania strony internetowej firmy dla użytkowników, którzy w tym temacie się nie orientują
• Pozycjonowanie SEO/SEM – umiejętność stworzenia witryny sieciowej to jeszcze nie wszystko, ważne jest pozycjonowanie w wyszukiwarkach, tak by klienci dotarli do nas jak najszybciej, a także by w ogóle dotarli. Jeśli jest to dla nas etap nie do przebycia samodzielnie, Mega-Tech oferuje również taką usługę.
• Projekt Logo – tworzenie logo to kolejny element budowania wizerunku firmy, którego stworzenie można zawierzyć firmie Mega-Tech
• Projekt pieczątki – choć faktury nie muszą zawierać pieczątek, to wciąż ich umieszczenie wpływa na wiarygodność takiego dokumentu
• Hosting – co prawda oferta hostingowa w Polsce jest bardzo szeroka i istnieje szansa, że już posiadacie taką usługę, ale jeśli jesteście na etapie rozpoczynania biznesu i wszystkie kroki przed wami, to Mega-Tech oferuje również opcje hostingowe
• Google Moja Firma – pomoc w skonfigurowaniu ustawień Google, które zapewniają dodatkowe informacje o naszym biznesie w wynikach wyszukiwania
• Baza sieciowe - wsparcie więcej niż jednego stanowiska do fakturowania, wybór wariantu w jakim chcemy korzystać z Faktura Small Business Pro dokonamy już na etapie instalacji
• eArchiwum – kopia zapasowa danych programu w chmurze. Tu chyba nie trzeba nic tłumaczyć

Faktura Small Business Pro to nie jest kompletna aplikacja do prowadzenia firmy, ale…

Podsumujmy. Wiele aplikacji, które w nazwie mają słowo Faktura okazuje się narzędziami mocno rozbudowanymi o funkcje związane z prowadzeniem działalności, zatrudnianiem pracowników, ZUSem, prowadzeniem Księgi Przychodów i Rozchodów, a nawet innych form księgowania.

W przypadku Faktura Small Business Pro ograniczamy się do obsługi dokumentów skarbowych takich jak wspomniane dokumenty JPK. Ich generowanie i wypełnianie jest bardzo wygodne. Zapisane w aplikacji dokumenty są wysyłane za pomocą klienta JPK WEB, czyli poprzez stronę Ministerstwa Finansów.

Okno wystawiania faktury. Potrzebne opcje same się narzucają

Okno wydruku wystawionego dokumentu. Wszystkie ważne opcje są na miejscu

Brak rozbudowania aplikacji Faktura Small Business Pro o dodatkowe funkcje biznesowe może być uznany za wadę, ale twórcy aplikacji postąpili tu w imię zasady, by skupić się na dopracowaniu jednej funkcjonalności niż tworzyć program kombajn, w którym szybko się pogubimy. I ten cel z pewnością osiągnięto.

Dlatego jeśli zdecydujecie się na użycie aplikacji Mega-Tech w swojej działalności, to pamiętajcie, że w ten sposób zyskujecie narzędzie, które maksymalizuje komfort funkcjonowania firmy na etapie fakturowania i ewidencji takich dokumentów, obsługi klientów, w przypadku wersji Pro powiązanej z magazynem i/lub sklepem internetowym. Inne aspekty księgowe należy pozostawić innym programom.

Plusy i minusy aplikacji Faktura Small Business Pro

• dostęp do wszystkich ważnych funkcji aplikacji z głównego okna programu
• rozbudowane opcje konfiguracji aplikacji
• dopracowana obsługa fakturowania, sprzedaży produktów, i obsługi tego etapu funkcjonowania firmy
• pomimo dużej liczby opcji, w trakcie pracy oko szybko trafia na te najważniejsze polecenia i pola do wypełnienia
• program wspomaga wypełnianie dokumentów poprzez porady w wyskakujących okienkach
   
• interfejs może wydawać się nie przejrzysty dla osób, które nie lubią wodzić wzrokiem po ekranie
• brak dodatkowych opcji księgowych zmusza do korzystania z dodatkowego oprogramowania