Wystawianie faktur i zarządzanie księgowością to męka? Nie, jeśli masz FakturaXL.pl

Założenie firmy wbrew obiegowym opiniom nie jest tak dużym kłopotem jak jej późniejsze prowadzenie. Fakturowanie to jedna z rzeczy, którą możemy już na samym początku ogarnąć przy minimalnych nakładach. Narzędzi przeznaczonych do fakturowania i księgowości działających w przeglądarce jest w internecie bardzo wiele. Różnią się sposobem przepływu informacji, wystawiania faktur, interfejsem użytkownika i dostępnymi opcjami.

Jedną z najciekawiej prezentujących się aplikacji przeglądarkowych jest FakturaXL.pl i to właśnie jej przyjrzymy się w tym tekście. By z niej skorzystać, należy wejść na stronę WWW taką samą jak nazwa programu i dokonać prostej rejestracji. Precyzyjne dane dotyczące firmy, można uzupełnić później.

FakturaXL.pl może pełnić rolę pełnowartościowego programu księgowego. Może być też aplikacją, która ogranicza się do fakturowania w niewielkiej firmie, być może wystawiającej co najwyżej kilka faktur miesięcznie. To przyjazny w obsłudze program, który powinien być pierwszym narzędziem na naszym firmowym komputerze. Nawet przed aplikacjami biurowymi.

Myślisz, że będzie drogo? To cię zaskoczymy, być może nie zapłacisz nic

Obawy przed dodatkowymi kosztami, szczególnie u początkujących biznesmenów, którzy chcą inwestować przede wszystkim w rozwój firmy, a nie biurokrację, to coś normalnego. Jednak w przypadku FakturaXL.pl nie trzeba rezygnować z ogromnej funkcjonalności aplikacji nawet gdy nic nie płacimy.

W najprostszym wariancie FakturaXL.pl jedynym w co musisz zainwestować finanse to dostęp do internetu. Chyba że już go masz za darmo.

Za darmo, choć w biznesie to słowo niezbyt lubiane, można wystawić 10 faktur miesięcznie. Program w tej wersji pozwala korzystać z automatyki pobierania danych o kontrahencie z bazy GUS (wystarczy NIP), sprawdzania statusu VAT, wystawiać faktury w walucie obcej (przeliczane automatycznie po kursie NBP lub wskazanym), a także 31 innych dokumentów rozliczeniowych, mieć nielimitowane koszty, produkty, klientów, a nawet własne logo na fakturze. Nie zabrakło też opcji wysyłki faktur na e-mail bezpośrednio z aplikacji.

W tym momencie obawy wielu nowych firm znikną. Także te z większym stażem na rynku, ale koncentrujące się na współpracy z kilkoma kontrahentami i wystawianiu zbiorczych faktur co miesiąc, będą zadowolone z narzędzia. Ograniczeniem podstawowego pakietu jest jeden użytkownik i brak opcji wysyłania dokumentów do urzędów. To funkcja już dostępna w płatnej wersji Faktura.XL, ale zobaczcie, nie będzie drogo.

Warianty płatne, pełne możliwości, a cena nie większa niż za ryzę papieru

Obsługa więcej niż jednego użytkownika, tworzenie i wysyłanie jednolitych plików kontrolnych, rozliczeń ZUS, dokumentów podatkowych, ewidencja sprzedaży i zakupów, środków trwałych, książka przychodów i rozchodów, integracja z kasami fiskalnymi i nielimitowane faktury, to korzyści jakie daje pełny wariant FakturaXL.pl. A kosztuje tylko 8 zł miesięcznie przy płatności z góry za rok, albo 10 zł przy płatności co miesiąc.

Jeśli biznes wiąże się z koniecznością prowadzenia magazynu produktów, wystawianiem spersonalizowanych faktur z szablonów, to należy skierować kroki ku najdroższemu wariantowi FakturaXL.pl. Zapłacicie za niego 18 zł miesięcznie przy płatności rocznej, albo 20 zł bez takiego zobowiązania.

FakturaXL.pl sprawdzi się w malutkich jednoosobowych przedsiębiorstwach jak i większych instytucjach

W każdym z wariantów FakturaXL.pl, także darmowym jest opcja współpracy z księgowym. Ci z kolei mogą również zakupić ten program, by całkowicie odciążyć klientów. Tutaj są inne ceny, ale i zyski większe.

Jak wygląda używanie FakturaXL.pl?

Tak jak w innych aplikacjach przeglądarkowych, każdy użytkownik uzyskuje dostęp do swoich danych poprzez subdomenę o wybieranej nazwie w domenie fakturaxl.pl. Po zalogowaniu się do aplikacji Wyświetli się nam tablica finansowa, z podsumowaniem przychodów i rozchodów w bieżącym miesiącu, a po przewinięciu w poprzednich.

Tutaj mamy też przyciski do najpotrzebniejszych działań, czyli wystawienia paragonu, faktury, dokumentu wewnętrznego czy faktury proforma (praktyczna, a niedoceniana przez początkujących biznesmenów forma fakturowania).

Listy faktur i innych dokumentów kosztowych, wyświetlane są na przejrzystej liście, którą możemy podobnie jak listę towarów w sklepie filtrować według lat, miesięcy, statusu. Na rozwijanej liście Zarządzaj są opcje kasowania dokumentów (niektóre darmowe aplikacje mogą utrudniać usuwanie już wprowadzonych faktur), określania statusu, drukowania i wysyłania do klientów. Możemy jednocześnie zaznaczyć więcej niż jedną fakturę i dokonać wysyłki na skojarzony adres e-mail. Wysyłka niezapłaconych faktur w postaci przypomnienia dostępna jest także z rejestru klientów po wskazaniu działań dla danego kontrahenta.

Faktura cykliczna to praktyczne narzędzie do automatycznego wystawiania i wysyłania faktur na e-mail lub SMS, które w tej samej formie wystawiamy kontrahentom w ustalonych odstępach czasowych.

Okno wystawiania faktury jak i dodawania klientów ma najbardziej prosty z możliwych układ. Poszczególne rubryki i listy są ułożone w sposób odzwierciedlający układ w faktycznym papierowym dokumencie co ułatwia obsługę aplikacji początkującym użytkownikom. Zarazem mamy opcje dodawania notatek niewidocznych na wydrukach, QR kodu dla łatwiejszej realizacji zlecenia, a także załączników (np. umów, zdjęć, protokołów, kosztorysów) stanowiących integralną część wystawianego dokumentu.

Funkcja fakturowania obejmuje pełen wachlarz działań związanych z wystawianiem takich dokumentów. W fakturach uwzględnimy rabaty, opcje windykacji, faktoringu. Można też zdefiniować sposób rozliczania faktur zaliczkowych w KPiR. Każda faktura może być wzbogacona o stałą treść, na przykład uwzględniającą obowiązek wywiązania się z terminu płatności pod rygorem poniesienia dodatkowych kosztów.

Raporty - wygoda i pewność, że nic nie umknie naszej uwadze

Raporty mają układ zbliżony do znanego nam już z arkuszy kalkulacyjnych i programów bazodanowych. Wyświetlane kolumny z danymi charakteryzującymi faktury, klientów i inne dokumenty, można dowolnie modyfikować włączając i wyłączając, tak by raport czytelnie prezentował się na monitorze naszego komputera.

Jako raporty traktowane są dokumenty wysyłane do urzędu skarbowego, ZUSu, a także ewidencje i dokumenty księgowe. To bardzo istotne narzędzie FakturaXL.pl.

Lista raportów obejmuje:

• zestawienie podstawowe dotyczące faktur
• podsumowanie klienta
• spis produktów na stanie
• zestawienie środków trwałych, amortyzacji
• deklaracje VAT
• jednolite pliki kontrolne (obsługiwane są wszystkie typy plików JPK)
• księga KPiR
• rozliczenia podatkowe
• rozliczenia ubezpieczenia ZUS
• dokumenty inwentaryzacyjne

Raporty są tworzone na bieżąco z list faktur, produktów, klientów i innych wewnętrznych dokumentów, które zostały wprowadzone do pamięci FakturaXL.pl. Raporty można wysłać z aplikacji do naszego własnego księgowego.

Prosta wysyłka dokumentów z podpisem elektronicznym

Gdy stworzymy dokument taki jak plik JPK_VAT (od października nie będzie już wymagane składanie deklaracji VAT) należy go podpisać i przesłać. Nie musimy tutaj korzystać z dodatkowych narzędzi. FakturaXL.pl podpisuje automatycznie dokumenty wbudowanym podpisem elektronicznym i wysyła je do urzędu za jednym kliknięciem.

Pomoc w najpotrzebniejszych momentach

Gdy w trakcie korzystania z FakturaXl.pl trafimy na działanie, które może implikować nieintuicyjne konsekwencje, na przykład dodajemy środek trwały, program wyświetla w żółtym polu podpowiedź i sugerowane dodatkowe operacje.

Przycisk POMOC przeniesie nas do przejrzystej bazy wiedzy on-line, w której wyjaśnione są techniczne zawiłości danego problemu księgowego. Jeśli to nie pomoże, możemy liczyć na wsparcie 24/7 świadczone przez pracowników FakturaXL.pl.

Co kryje się pod przyciskiem Ustawienia?

Przycisk ustawienia, obok nazwy użytkownika, czyli klasyczne koło zębate kryje listę dodatkowych ustawień, które pozwolą jeszcze lepiej zoptymalizować fakturowanie i współpracę z mechanizmami płatności i komunikacji z klientami.

Ustawienia w FakturaXL.pl służą:

• integracji z drukarkami fiskalnymi wykorzystującymi protokoły Novitus, Posnet oraz Thermal,
• konfiguracji opcji wysyłania SMSów, emaili,
• ustawianiu opisów dla różnych typów faktur, płatności,
• tworzeniu własnego szablonu faktury (można zdefiniować kolory, dodać logo firmy i własną pieczęć w stopce dokumentu),
• importowi bazy klientów i towarów z innych aplikacji, a także listy sprzedaży w Allegro i PayPal,
• integracji mechanizmu płatności on-line PayU czy Przelewy24 z fakturami, klient otrzymuje na fakturze link do zlecenia płatności,
• integracji ze sklepami internetowymi PrestaShop i WooCommerce (usługi dodatkowo płatne),
• konfiguracji środowiska API do własnej integracji z FakturaXL.pl,
• zarządzania dodatkowymi Użytkownikami w programie, którym można nadać uprawnienia dostępu do wybranych działów i funkcji,
• do zmiany interfejsu na język angielski.

Z FakturaXL.pl rozpoczniesz pracę w dowolnym momencie

Choć najlepiej z FakturaXL.pl zapoznać się na początku firmowej kariery, to nic nie stoi na przeszkodzie, by wprowadzić dane z wcześniejszych narzędzi lub dokumentów papierowych i kontynuować pracę w FakturaXL.pl, gdy chcemy przejść na całkowicie cyfrowy model księgowości.

Z kolei dane z FakturaXL.pl wyeksportujemy do popularnych programów księgowych Comarch CDN Optima, Insert Rachmistrz i Rewizor GT oraz Nexo, Sage Symfonia, Lefthand FK i Mała Księgowość RP.

Dlaczego warto wybrać FakturaXL.pl?

Choć do napisania tej recenzji zachęcił mnie producent FakturaXL.pl muszę przyznać, że jestem mile zaskoczony intuicyjnością narzędzia. W wielu innych aplikacjach przeglądarkowych z funkcją wystawiania faktur i prowadzenia magazynu, wielość opcji przerażała, a czasem kompletnie zniechęcała do ich używania, gdy okazywało się, że proste wystawienie faktury wymaga licznych innych operacji, które nie są dokładnie opisane w programie.

W FakturaXL.pl wszystko działa gładko i choć korzystam z niej od niedawna i przede wszystkim w formie testowej, to zastanawiam się nad przeniesieniem swojego środowiska księgowego do tej właśnie aplikacji. Znikome koszty obsługi to również przekonujący argument.

Czy będzie to bezpieczne? FakturaXL.pl zapewnia nas, że dba o bezpieczeństwo danych przechowywanych w chmurze za pomocą mechanizmu replikacji danych, czyli przechowywania kilku kopii środowiska księgowego jednocześnie, tak by zawsze można było je bezproblemowo uruchomić. Dostęp chroniony jest certyfikatem SSL, a logowanie może być dwuetapowe. W tym celu należy aktywować usługę SMSów w ustawieniach FakturaXL.pl

Tekst powstał we współpracy z FakturaXL.pl