Microsoft 365 – 15 świetnych sztuczek, o których istnieniu być może nawet nie wiedziałeś

Microsoft 365 zna już chyba każdy.  Ta oparta o system subskrypcji usługa pozwala korzystać z pełnego pakietu znanych i lubianych aplikacji biurowych – od Worda i Excela, po PowerPointa i Outlooka, na komputerze, laptopie, tablecie i telefonie jednocześnie. Co więcej, wszystko to przy pełnym wsparciu chmury, czyli wydzielonej dla użytkowników przestrzeni dyskowej online w usłudze OneDrive, która nie tylko ułatwia pracę umożliwiając dostęp do swoich zasobów zawsze i wszędzie, ale także pozwala na łatwe i szybkie dzielenie się nią z innymi. 

Co ciekawe, jeszcze niedawno ten niezwykły pakiet znany był jako Office 365. W zeszłym roku jego miejsce zajął jednak Microsoft 365 i było to coś więcej niż tylko prosta zmiana nazwy. Dwa nowe pakiety – przeznaczony dla jednej osoby Microsoft 365 Personal oraz dedykowany maksymalnie 6-osobowej rodzinie Microsoft 365 Family rozbudowano bowiem o nowe narzędzia i aplikacje. Pośród nich znalazł się między innymi Microsoft Teams, którego całkiem niedawno wspominaliśmy służąc Wam radą jak ciekawie go skonfigurować. 

Nie da się jednak ukryć, że Microsoft 365 jest dużo bardziej rozbudowany, a przez to wiele z jego opcji może pozostać przez nas niezauważona. Zebraliśmy kilkanaście z nich, by pokazać Wam jak wiele ten kombajn potrafi. Jeśli więc wciąż nie możesz zdecydować się czy przesiąść się na Microsoft 365 przeczytaj nasz poradnik. Kto wie, może utwierdzisz się w przekonaniu, że warto. Szczególnie, że teraz jest tu temu świetna okazja za sprawą promocji Microsoft 365 Extra Time – kupując na rok licencję Microsoft 365 Personal bądź Microsoft 365 Family możesz otrzymać dodatkowe 3 miesiące.

Oto 15 przydanych trików, za które jeszcze bardziej docenisz pakiet Microsoft 365

Wspólna praca wygodna jak nigdy

• Do wykorzystania w: Word, Excel, PowerPoint, mobilny Office i częściowo - OneNote

Największa zaleta Microsoft 365? Ponadprzeciętny komfort pracy zespołowej, który w czasach epidemii i zdalnego wykonywania swoich obowiązków jeszcze bardziej zyskuje na znaczeniu. Dzięki powiązaniu programów pakietu z usługą OneDrive nad każdym dokumentem pracować może kilka osób, i to jednocześnie. 

Wystarczy, że zapiszesz plik w OneDrive, a następnie udostępnisz go pozostałym twórcom (Plik > Udostępnij). Co istotne, możesz albo wysłać swój plik do współpracowników bezpośrednio z programu wpisując wcześniej ich adresy e-mail w nowo wyświetlonym oknie albo skopiować wygenerowany w ten sposób link i przesłać go w inny, odpowiadający Ci sposób. W obu przypadkach możesz dodatkowo zabezpieczyć swój dokument, arkusz czy prezentację ustawiając dla niego hasło i datę wygaśnięcia.

Dokument wyglądający dokładnie tak jak sobie zamarzyłeś

• Do wykorzystania w: Word

Czasami, podczas pracy z procesorem tekstu, niezwykle istotna jest dla nas nie tylko treść tworzonego dokumentu, ale i jego wygląd. Dobrze dobrana czcionka, odpowiednia wielkość marginesów i interlinii czy choćby pasujący do naszych potrzeb styl formatowania potrafi tu wiele zmienić. Zamiast eksperymentować na już napisanym tekście albo przeklejać coś znalezionego w Sieci możesz przetestować ewentualne zmiany na losowej próbce, którą dostarczy Ci sam Word. Ten trik przydaje się podczas tworzenia własnych szablonów dokumentów bądź też testów drukarki.

Co ciekawe, Microsoft miał tutaj na uwadze nie tylko o zaawansowanych użytkowników korzystających na co dzień z najpopularniejszego wypełniacza „Lorem ipsum”, ale także tych mniej obeznanych, dla których ciąg łacińskich i quasi-łacińskich wyrazów, wydaje się być mniej obrazowy od wycinka rzeczywistego tekstu. Dlatego w Microsoft Word znajdziemy nie jedną, a aż dwie ukryte opcje generowania losowego tekstu.

I tak za pomocą pierwszej, bazującej na wspomnianym wyżej Lorem Ipsum, wstawisz w swój dokument taki właśnie przykładowy tekst. Wystarczy, że w dowolnej linii wpiszesz frazę =lorem() i zatwierdzisz ją przyciskiem ENTER, by w jej miejscu pojawiło pięć akapitów Lorem Ipsum. 

Druga opcja, w której do generowania tekstu wykorzystujemy polecenie =rand(), przywołuje z kolei pięć akapitów, prosto z pliku pomocy Microsoft Word. Warto wiedzieć jednak, że w obu przypadkach możemy sami określić wielkość automatycznie tworzonego tekstu. W tym celu wpisujemy w nawias jego parametry według klucza – (liczba akapitów, ilość zdań w każdym z nich). Innymi słowy, jeśli chcielibyśmy przetestować formatowanie na fragmencie składającym się z 3 akapitów, po pięć zdań w każdym z nich tworzymy frazę =rand(3,5) i zatwierdzamy ją Enterem. 

Znak wodny dla podkreślenia wagi Twoich dokumentów

• Do wykorzystania w: Word

Zapewne wiesz już o tym, że Word pozwala oznaczać tworzone dokumenty znakiem wodnym na przykład w celu podkreślenia ich poufności. W ten sposób możesz też jednak przygotować papeterię firmową wstawiając jako znak wodny własną grafikę zamiast napisu. Wystarczy, że na karcie Projektowanie wybierzesz polecenie Znak wodny, a następnie opcje Niestandardowy znak wodny. Potem zostaje już tylko zaznaczenie pozycji Obrazkowy znak wodny, kliknięcie Wybierz obraz i wskazanie źródła grafiki, której chcielibyśmy użyć. 

Może to być plik znajdujący się na dysku lokalnym bądź obraz wyszukany w Internecie (przy pomocy usługi Bing). Może też być któryś z obrazów przechowywanych w naszej osobistej chmurze OneDrive. Po podjęciu decyzji zobaczysz wybraną przez siebie grafikę w tle dokumentu. Domyślnie będzie ona ledwie widoczna, ale jeśli zrezygnujesz z rozmycia pojawi się w całej okazałości, dokładnie tak jak na naszym przykładzie.

Błyskawiczny powrót do poprzedniego miejsca edycji

• Do wykorzystania w: Word

Każdy kto choć raz wprowadzał poprawki do długiego tekstu wie jak mozolny potrafi to być proces. Szczególnie, gdy podczas sprawdzania tekstu przeskakujemy między jego sporymi fragmentami normalny powrót do poprzednio redagowanej części może być nieco kłopotliwy. Dlatego w takich sytuacjach warto posiłkować się skrótem klawiszowym SHIFT+F5, który błyskawicznie przeniesie kursor do miejsca ostatniej poprawki.

By pisać bezbłędnie, zawsze i wszędzie

• Do wykorzystania w: Word, Outlook, przeglądarki Edge i Chrome

Każdy kto choć raz korzystał z programu Word bądź Outlook z pewnością zwrócił uwagę na wyjątkowo sprawne działanie Redaktora, czyli wspartego sztuczną inteligencją asystenta na bieżąco weryfikującego poprawność stylistyczną, gramatyczną i ortograficzną pisanych tekstów, i to w ponad 80 językach. Word ma nawet specjalną sekcje dedykowaną temu narzędziu, w której jednym kliknięciem sprawdzimy co dolega przeglądanej treści i poznamy sugestie dotyczące poprawy ewentualnych błędów.

Nie każdy wie jednak, że Redaktor Microsoft występuje także w formie rozszerzania do przeglądarek Edge i Chrome, gdzie może pełnić podobną rolę podczas wprowadzania tekstu do przeglądarek internetowych, tworzenia wpisów na forach czy też korzystania z formularzy kontaktowych na stronach różnych sklepów czy usług. I choć z tego rozszerzenia korzystać może każdy, niezależnie od tego czy posiada aktywne konto Microsoft 365 czy nie, to jednak subskrybenci tejże usługi mogą dodatkowo cieszyć się zaawansowanymi wskazówkami gramatycznymi i stylistycznymi dotyczącymi formalnej strony tekstu, jego zwięzłości i użytego słownictwa.

A w tle niech muzyka przygrywa…

• Do wykorzystania w: PowerPoint

Tworzenie prezentacji z pomocą programu PowerPoint jest proste i intuicyjne. Daje też naprawdę sporo możliwości urozmaicenia wyświetlanych slajdów, tak aby ich pokaz nie był zbyt monotonny zanudzając przy tym audytorium. Jednym ze sposobów na podkolorowanie prezentacji może być dobranie do poszczególnych slajdów odpowiedniej muzyki i takie ich osadzenie by uruchamiały się automatycznie przygrywając w tle.

W tym celu skorzystaj z karty Wstawienie, a następnie wybierz Dźwięk > Dźwięk na moim komputerze i wskaż interesujący Cię plik dźwiękowy. W tym samym momencie na oglądanym właśnie slajdzie pojawi się ikona głośniczka wraz z prostym odtwarzaczem. Gdyby w tej chwili uruchomić prezentacje konieczne byłoby ręczne aktywowanie pliku dźwiękowego na owym slajdzie. By jednak uruchamiał się on automatycznie należy wcześniej prawym przyciskiem myszki wywołać menu „głośniczka” i spośród dostępnych tam opcji wybrać Styl > Odtwórz w tle.

Film zamiast typowej prezentacji? Czemu nie

• Do wykorzystania w: PowerPoint

Jeszcze ciekawszym sposobem na niebanalną prezentację jest zamiana slajdów na film wideo. Wystarczy skorzystać z opcji Plik > Eksportuj > Utwórz wideo. Po wybraniu jakości filmu i określeniu czasu przypadającego na poszczególne slajdy klikamy przycisk Utwórz klip wideo i po chwili możemy już cieszyć się oryginalną prezentacją. Warto w tym miejscu dodać, że jeśli zadbaliśmy wcześniej o dodatkową oprawę dźwiękową naszej prezentacji (muzyka w tle) to i ona pojawi się w filmie.

Tłumaczenia na żądanie

• Do wykorzystania w: Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Jedną z zalet pakietu Microsoft 365 jest możliwość szybkiego tłumaczenia pojedynczych słów, zdań, a nawet treści całego dokumentu bądź maila dzięki wykorzystaniu dwujęzycznych słowników online usługi Microsoft Translator. O ile jednak w przypadku otwierania dokumentu w innym języku niż ten zainstalowany, Word sam najczęściej zaproponuje jego przetłumaczenie, o tyle w sytuacji, gdy już pracujemy nad jakimś dokumentem, arkuszem kalkulacyjnym bądź prezentacją i zachodzi potrzeba szybkiego tłumaczenia, musimy „wywołać” je sami. 

W tym celu możemy posłużyć się menu kontekstowym wywoływanym prawym przyciskiem myszki (po zaznaczeniu danego fragmentu tekstu) i znajdującą się tam opcją Przetłumacz bądź też, co w niektórych przypadkach może okazać się wygodniejsze, wejść w kartę Recenzja i dopiero tutaj skorzystać z pozycji Przetłumacz. Co nam to daje? Program pyta wówczas czy przetłumaczyć zaznaczenie czy też od razu cały dokument. Wybór pierwszej z tych opcji tekstu otwiera z boku dodatkowe okno Translatora, w którym po zaznaczeniu fragmentu tekstu ujrzymy jego maszynowe tłumaczenie.

Co ciekawe, Translatorem możemy też posłużyć się do ewentualnego sprawdzania poprawności dopiero tworzonych zdań w innym języku. Wpisz tam interesujące Cię zdanie, wybierz język w jakim chcesz je zobaczyć i gotowe – masz tłumaczenie. Pamiętaj tylko, że wciąż tłumaczenie maszynowe i czasami może ono nieco odbiegać od rzeczywistości.

Ważna uwaga – Outlook w pakiecie Microsoft 365 również posiada zaszytą w programie opcję tłumacza, choć nie u każdego pojawia się ona na wstążce Narzędzia główne. Otrzymując jednak wiadomość w innym języku możesz wymusić jej tłumaczenie albo zaznaczając tekst i wywołując opcje Przetłumacz z menu kontekstowego albo klikając na przycisk … (Inne akcje) umieszczony obok polecenia Prześlij dalej i wybierając stamtąd Przetłumacz wiadomość.

Potrzebujesz odmiany? Zmień motyw na ciemny

• Do wykorzystania w: Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Pracując do późna na komputerze w słabo oświetlonym pomieszczeniu łatwo o zmęczenie oczu. W Microsoft 365 możemy tego uniknąć przełączając aplikacje w tryb ciemny. By tego dokonać najwpierw z paska narzędzi aktualnie wykorzystywanego programu wybierz Plik, a później Opcje, by dostać się w ten sposób do ekranu konfiguracyjnego. Teraz wystarczy już tylko w zakładce Ogólne odszukać sekcje Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office i z rozwijanego menu Motyw pakietu Office wybrać odpowiadające nam ustawienie – ciemnoszare bądź czarne. Pamiętaj tylko, że ta zmiana dotyczy nie pojedynczego programu, a całego pakietu Office. 

Mała, ale przydatna sztuczka na koniec – jeśli zdecydujesz się zmienić motyw na czarny w Outlooku w każdej chwili możesz zmienić tło okna wiadomości na białe, i to zarówno podczas przeglądania otrzymanych maili jak i redagowania nowych. Służy do tego przycisk z ikoną słońca. Co ciekawe, gdy tło jest jasne, zmienia się on w księżyc sugerując możliwość przełączenia się z powrotem na czarne tło.

Skanowanie dokumentów i zamiana zdjęć na tekst nie mogło być prostsze

• Do wykorzystania w: aplikacja mobilna Office oraz OneDrive

Znakomitym uzupełnieniem stacjonarnego pakietu Microsoft 365 są aplikacje mobilne. Nie chodzi tu jednak o znane już zapewne większości przenośne wersje Worda, Excela, PowerPointa czy Outlooka. Owszem, są one bardzo przydatne w pracy zdalnej, ale poza podstawowymi funkcjami nie znajdziemy w nich wielu nowości. Co innego nowa, zbiorcza aplikacja Office.

To co ją wyróżnia, poza połączeniem w jednym programie funkcji Worda, Excela i PowerPointa, to możliwość konwertowania zdjęć na edytowalne dokumenty, udostępnianie plików na urządzenia znajdujące się w pobliżu czy choćby skanowanie obrazów do PDF. A wszystko to dostępne jest w zasadzie za jednym czy dwoma muśnięciami palca dzięki integracji z technologią Microsoft Lens. 

Jeśli więc potrzebujemy szybko zeskanować obraz wystarczy, że dotkniemy przycisku + u dołu ekranu, po czym z trzech dostępnych opcji, które wyświetlą się na ekranie wybierzemy Lens. Na koniec zostało już tylko zrobienie zdjęcia, dostosowanie jego obramowania i gotowe. Co ciekawe, podobną funkcję znaleźć można w aplikacji mobilnej OneDrive. Przenośny Office potrafi też jednak wyodrębnić tekst ze zdjęć – i to zarówno tych, które już przechowujemy w swojej galerii na telefonie, jak i tych, które właśnie robimy. By skorzystać z tej możliwości konieczne będzie przejście do zakładki Akcje w aplikacji Office i wybranie stąd opcji Obraz na test.   

Ogranicz apetyt chmury na lokalnym dysku

• Do wykorzystania w: OneDrive

Do usługi OneDrive łatwo się przyzwyczaić. Rozpoczynamy pracę na dokumencie na komputerze domowym, a kończymy na notebooku, w lotniskowej poczekalni. Robimy zdjęcie smartfonem, a chwilę później, dzięki synchronizacji, mamy je na firmowym PC. I co najważniejsze, cały czas zachowujemy kopie zapasowe wszystkich tych plików w chmurze, bo za sprawą subskrypcji Microsoft 365 mamy do dyspozycji nawet 6 TB przestrzeni dyskowej (w pakiecie Family). Słowem – wygoda i bezpieczeństwo w jednym.

Niestety, OneDrive ma też swoją mroczną stronę - im więcej z niego korzystamy, tym więcej miejsca zajmuje jego magazyn, czyli katalog na lokalnym dysku. Bo choć nie wszystkie pliki znajdujące się w chmurze muszą być z nim synchronizowane, to jednak w praktyce, przy częstym używaniu usługi, przestrzeń na systemowym dysku szybko się zapełnia. A jeśli do tego jest to dysk SSD to problem mamy gotowy.

Na szczęście Microsoft przewidział także i tę sytuację. Czy wiecie, że system Windows 10 (od wersji 1809) wyposażony został w Czujnik pamięci, czyli specjalnego asystenta dbającego o to by system mógł działać z najwyższą wydajnością? Nie, no to już wiecie. Asystent ten sprawdza, które pliki są nieużywane i po określonym sam czasie usuwa je z dysku. Co istotne jednak, Czujnik pamięci ma też osobną opcję dotyczące lokalnie dostępnej zawartości z chmury. 

Jeśli potrzebujesz szybko odzyskać część miejsca korzystając z systemowej wyszukiwarki wywołaj Ustawienia magazynu, po czym klikając odnośnik Skonfiguruj Czujnik pamięci lub uruchom go teraz przejdź do ekranu konfiguracyjnego. Odszukaj tutaj opcje dotyczącą lokalnie dostępnej zawartości z chmury i zmień ustawienie czasu po jakim nieużywane pliki stanę się dostępne tylko w trybie online na krótsze np. 14 dni. Pamiętaj jednak, że wszystko to dotyczy sytuacji, gdy magazyn usługi OneDrive znajduje się na dysku systemowym. 

Nie masz miejsca? Przenieś „chmurę”

• Do wykorzystania w: OneDrive

Jeśli mimo zmian ustawień Czujnika pamięci ciągle nękają Cię problemy z wolnym miejscem najrozsądniej będzie przenieść rozrastający się katalog OneDrive na inny, większy dysk. Jak to zrobić? Zacznij od wybrania ikonki usługi OneDrive w pasku zadań i wywołania menu. Następnie kliknij kolejno pozycje Pomoc i ustawienia > Ustawienia > Konto i Odłącz ten komputer PC. Gdy pojawi się ekran konfiguracji usługi - zignoruj go. Wpierw musisz przenieść dotychczasowy folder OneDrive do nowej, preferowanej lokalizacji. 

Zrobione? No to teraz wróć do konfigurowania usługi. Postępując zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami dojdziesz do punktu, w którym konieczne będzie określenie miejsca docelowego dla magazynu usługi. Tym razem wybierz pozycje Zmień, wskaż nową lokalizację katalogu, po czym zaakceptuj ją przyciskiem OK. Na koniec musisz jeszcze potwierdzić swój wybór (Użyj tej lokalizacji), gdy system wykryje pliki we wskazanym folderze, i już – masz nowy, najprawdopodobniej większy magazyn na swoje pliki.

Zabezpiecz swoje najważniejsze dane w Magazynie osobistym

• Do wykorzystania w: OneDrive

OneDrive to dodatkowe miejsce na nasze pliki i świetny sposób na dzielenie tychże zasobów pomiędzy komputerami. Od niedawna to także całkiem bezpieczna przystań dla naszych najbardziej poufnych i najważniejszych danych. Microsoft rozbudował bowiem tę usługę w pakiecie Microsoft 365 o specjalny, dodatkowo chroniony folder – Magazyn osobisty. Ale nie chodzi tu tylko o zabezpieczenia pokroju silnej metody uwierzytelniania. Owszem, do odblokowania tego katalogu potrzebna jest dodatkowa weryfikacja np. poprzez podanie kodu przesłanego na numer telefonu bądź autoryzację z pomocą Microsoft Authenticator. 

Ale Magazyn osobisty może pochwalić się jeszcze czymś – oferuje on bowiem znacznie mocniejszą ochroną obejmującą automatyczną blokadę po krótkim czasie braku aktywności oraz szyfrowanie zawartości, i to nie tylko tej przechowywanej w chmurze, ale i na naszym lokalnym dysku twardym (tu z pomocą przychodzi funkcja BitLocker). 

A jak założyć Magazyn osobisty? Bardzo prosto. Wystarczy wywołać z pasku zadań menu usługi OneDrive i wybrać z niego opcje Odblokuj Magazyn osobisty. Automatyczna konfiguracja zajmie co prawda chwilę, ale później możesz już zacząć zapełniać swój nowy, bezpieczny katalog.

Do szybkich pomysłów najlepszy notatnik 

• Do wykorzystania w: OneNote i Outlook

OneNote to chyba najmniej znana aplikacja pośród wszystkich wchodzących w skład Microsoft 365. Niestety, jest też najbardziej niedocenianym programem tego pakietu. A szkoda, bo to naprawdę potężne narzędzie. Nie dość, że pozwala tworzyć szybkie notatki i przypinać je do pulpitu, to jeszcze z jego pomocą możemy przechwytywać i zapisywać wycinki ekranu, rozwiązywać zadania matematyczne, tworzyć listy zadań do wykonania, tabele, które da się później konwertować na arkusze kalkulacyjne Excela, a nawet zapisywać notatki ze spotkań i udostępniać je pozostałym uczestnikom. 

Bo prawdziwa siła OneNote tkwi w jego integracji z ekosystemem Microsoft 365 – z Outlookiem, z którym może dzielić zarówno listy zadań do wykonania jak i notatki ze spotkania, z Excelem – do którego można przesyłać tworzone tabele, z PowerPointem i Wordem – w których pomocne okazują się notatki połączone oraz z usługą OneDrive, dzięki której wszystkie nasze notatki automatycznie synchronizują się z chmurą i są dostępne na wszystkich naszych urządzeniach. I choćby dlatego warto wypróbować OneNote.

Microsoft 365 na straży rodziny

• Do wykorzystania w: Microsoft 365 Family

Myślisz, że znasz usługę Microsoft 365 na wylot? Że nie jest w stanie niczym Cię zaskoczyć? A co powiesz na możliwość sprawdzania lokalizacji członków najbliższej rodziny? Co prawda, wymaga to utworzenia na swoim koncie Microsoft grypy rodzinnej i pobrania na telefony jej członków aplikacji mobilnej Microsoft Family Safety, ale później mamy już tylko same korzyści. Poza pełnym dostępem do platformy Microsoft 365 możemy więc ustalać dzieciom limity czasowe korzystania z komputera, konsoli czy smartfona oraz przeglądać podsumowania aktywności. Możemy też odnaleźć najbliższych posiłkując się wbudowaną w aplikację mapą, zapisywać konkretne miejsca i ustawiać alerty dotyczące lokalizacji, by na przykład mieć pewność, że nasza pociecha dotarła na trening, do szkoły czy kina.

Tekst powstał we współpracy z Microsoft

Więcej o aplikacjach Microsoft 365

• Nawet darmowy Microsoft Teams można ciekawie skonfigurować - 12 porad
• Microsoft Office 2021 zapowiedziany. Bez abonamentu
• Narzekacie, że abonament to niewola - Microsoft 365 to prawdziwa wolność
• Microsoft 365 na każdy dzień roku