Pakiety biurowe w chmurze

Nie tylko Microsoft

Rozwiązaniem konkurencyjnym dla wciąż dominujących rozwiązań biurowych od Microsoft są m.in. pakiety Google Apps i Zoho, a ich zalety to przede brak zauważalnych opłat oraz doskonała integracja z innymi funkcjami sieciowymi, gdyż inaczej niż produkty z Redmond powstawały od początku jako elementy tego środowiska, a nie były doń adaptowane. Coś za coś - odbywa się to kosztem braku niektórych najbardziej zaawansowanych funkcji, w rodzaju funkcji matematycznych arkusza kalkulacyjnego, ale te z kolei są znane tylko nielicznym zaawansowanym użytkownikom.

Google Apps dla Firm jest świetnym rozwiązaniem dla firmy z małą liczbą użytkowników pracujących w różnych lokalizacjach.

Google Apps dla Firm

Udostępnione w Google Apps narzędzia pozwalające na  tworzenie dokumentów tekstowych, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych, rysunków oraz formularzy są bardzo podobne do tych omówionych powyżej, jednak z wiele bardziej ograniczonym zasobem dostępnych funkcji. Jednak użytkownik niewymagający od programów skomplikowanych funkcjonalności doceni prostotę i integrację z np. z kontem GMail i dyskiem chmurowym Google Drive. W Google Apps można edytować dokumenty w formatach własnych, ale także zapewnia zgodność z najpopularniejszymi narzędziami konkurencji, w tym Microsoft,  Adobe Autodesk.

To, co istotne to możliwość pracy kilku osób z jednym dokumentem w tym samym czasie. Nadając uprawnienia osobom do edycji, można śledzić zmiany wprowadzane przez każdego z uczestników, a w trakcie wspólnej pracy kolejne kroki edycji odróżniać poprzez różnobarwne kursory każdego z uczestników. Dodatkowym pozytywnym aspektem jest to, że aplikacja podaje informacje o wnoszonych uwagach czy prowadzonych polemikach. Opłata za użytkownika pakietu wynosi w wersji podstawowej to 4 EUR miesięcznie (lub 40 jednorazowo rocznie), za funkcję Vault polegającą na gwarantowanym umową archiwizowaniu i odzyskiwaniu danych trzeba będzie zapłacić drugie tyle.

Google Apps zapewnia wsparcie dla urządzeń mobilnych – dzięki temu mamy dostęp do naszych danych i aplikacji ze sprzętu innego niż PC.

System Zoho

Mniej znanym pakietem chmurowym dla biura jest Zoho. Oprócz aplikacji podobnych zarówno co do funkcji, jaki obsługi oferowanych przez Google ma on wiele dodatkowych udogodnień. I tak oprócz edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, narzędzia służącego do tworzenia prezentacji, zapisywania notatek, wyposażony został dodatkowo w aplikacje do zarządzania projektami, fakturowania, dostęp do Wiki, CRM, bazy danych, oraz realizacji innych zadań bezpośrednio osadzonych w Internecie.

Aplikacje Zoho działają w oparciu o sieć internetową i wszystkie funkcjonują niezależnie od systemu operacyjnego komputera.

Zoho w podstawowej wersji jest bezpłatny i dostępny z urządzeń mobilnych. Dla wymagających użytkowników szeroki wachlarz aplikacji jest dostępny w rozbudowanych modelach po wniesieniu opłat miesięcznych. Np. Zoho Invoice – do fakturowania jest bezpłatny do 5 klientów i 1 użytkownika, dla 3 użytkowników i obsługi 500 klientów - model Standard - trzeba już liczyć 15 USD miesięcznie. Zoho LiveDesk umożliwia kontakt online z klientami np. na potrzeby czatów wsparcia, doradztwa. Tu do 10 czatów dziennie z historią 30 dni nie zapłacimy nic, jednak by mieć dostęp do większej ilości np. do 500 czatów dziennie i nieograniczonej w czasie historii - model Basic- zapłacimy 19 USD.

Kierunek chmura

Przedstawione wyżej rozwiązania sygnalizują jedynie trend przesuniecie środka ciężkości w ofercie dla małej (choć nie tylko) firmy. Obecnie wiele firm, szczególnie młodych decyduje się na rozwiązania chmurowe, które oprócz mobilności i optymalizacji kosztów pozwalają wejść na rynek, bez wysokich nakładów na sprzęt i oprogramowanie. Dodatkowo rozwiązania te dają łatwość zmiany oprogramowania czy wręcz wycofania się z biznesu, gdyż koszty i z reguły miesięczne terminy korzystania nie powodują narastania bariery wyjścia.

Aplikacje z chmury mają jeden słaby punkt – jest nim konieczność dostępu do Internetu. I to jest fakt, choć straszący nim konserwatyści nie pamiętają, że obecnie jest to równie egzotyczna sytuacja, jak brak prądu. Wydaje się więc, że warto rozważyć wybór chmurowego pakietu biurowego, do wsparcia działalności. Wiele wskazuje na to, że za kilka lat będzie to obowiązujący standard -nie dajmy się zaskoczyć!