Lubisz wystawiać faktury? No właśnie! Oto narzędzie, które w tym się specjalizuje

Faktura to słowo klucz, które każdy przedsiębiorca dobrze zna. Nie bez powodu jest ono członem nazwy niejednego narzędzia on-line lub desktopowego wspierającego obsługę finansów firmowych. Najlepiej ma twórca narzędzia, które kryje się pod domeną faktura.pl, gdyż ten adres niemal odruchowo wpiszemy poszukując narzędzia do wystawiania i zarządzania obiegiem faktur w biznesie. Jakie to jednak jest narzędzie, czy zadowoli nas funkcjami, dowiecie się z naszej recenzji faktura.pl.

Do czego służy faktura.pl

Faktura.pl to narzędzie on-line, co ma swoje zalety. Dostęp do naszego konta możemy uzyskać nie tylko z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili poprzez internet, ale co istotne faktura.pl dobrze działa także na urządzeniach mobilnych dostosowując swój interfejs do rozmiaru przestrzeni roboczej.

Jak nazwa wskazuje podstawowym obszarem funkcjonowania faktura.pl jest obsługa faktur w firmie. Oznacza to takie dokumenty jak:

• faktury VAT, w tym pro-forma, marża czy marża dla towarów używanych
• faktury korygujące,
• faktury zaliczkowe,
• faktury cykliczne,
• faktury uproszczone,
• rachunki on-line.

Są to najbardziej potrzebne dla większości przedsiębiorców typy dokumentów. Ich wystawianie wspiera wygodny w obsłudze interfejs, który jednocześnie jest atrakcyjny dla oka. To przekłada się na czytelność dokumentu i pewność, że wypełniając go nie popełnimy błędów.

Sam mechanizm wystawiania faktur jest podobny jak w innych programach tego typu. Najpierw oczywiście powinniśmy stworzyć sobie bazę kontrahentów stałych, a także towarów, co ułatwi wypełnianie dokumentu w imię zasady - podaj klienta, towar lub usługę i cenę. Resztę czyli nadanie numeru, podsumowanie i wystawienie dokumentu zgodnego z wybranym typem wykona faktura.pl.

Podgląd wystawionej faktury

Wystawioną fakturę możemy zapisać jako plik PDF, co przydaje się w sytuacjach, gdy kiedyś trzeba będzie ją jednak wydrukować, poza tym możemy takie pliki przechowywać lokalnie dla bezpieczeństwa. Fakturę można także od razu wysłać e-mailem skojarzonym z kontrahentem. Bardzo proste, poprzez jedno kliknięcie w menu dla rekordu faktury, jest wystawianie korekt, duplikatów czy dokumentów podobnych, różniących się zawartością tylko niektórych pól w fakturze.

Okno aplikacji i co w nim znajdziemy

Korzystając z faktura.pl cały czas mamy widoczną listę modułów, dzięki czemu nie zagubimy się podczas korzystania z tej aplikacji. A ponieważ najważniejszą funkcją jest wystawianie faktur, zawsze w lewym dolnym narożniku okna faktura.pl widnieje ikonka plusa, która zabierze nas do modułu Nowa faktura i wybranego typu wystawianej faktury.

Okno aplikacji faktura.pl po pierwszym uruchomieniu programu

Moduły, z których składa się faktura.pl to:

• Nowa faktura - narzędzie do wystawiania faktur, tutaj skonfigurujemy też e-mail na który wyślemy dokumenty, które automatycznie zostaną wprowadzone do bazy faktura.pl
• Dokumenty - zestawienie wszystkich wystawionych i odebranych przez nas faktur i innych dokumentów kosztowych
• Segregator - a raczej sejf, gdzie przechowujemy wszystkie dokumenty
• Kontrahenci - lista firm, z którymi współpracujemy
• Magazyn - magazyn produktów, dostępny tylko w najwyższym abonamencie na faktura.pl
• Produkty - lista produktów, ułatwia wypełnianie faktur eliminując potrzebę każdorazowego podawania ceny i kodów towarowych
• Raporty - rozliczenia potrzebne dla Urzędu Skarbowego
• Księgowość - moduł, w którym gromadzona jest korespondencja i rejestr zdarzeń powiązany z naszym biurem księgowym, któremu nadaliśmy dostęp do zawartości naszego konta faktura.pl
• Strefa korzyści - bonusy proponowane przez faktura.pl i współpracujące firmy
• Abonamenty i usługi - tu wybierzemy odpowiedni dla naszych potrzeb pakiet narzędzi faktura.pl
• Ustawienia - konfiguracja konta, danych firmy, nazewnictwa faktur, zaufanych adresów e-mail i form płatności

Przez 30 dni masz prawie wszystko za darmo. Potem zapłacisz, ale niewiele

faktura.pl w czytelny sposób informuje użytkownika o tym co może i czego nie może zrobić w ramach swojego abonamentu. Standardowo przez 30 dni możemy korzystać z większości dobrodziejstw faktura.pl, a potem w module Abonamenty i usługi dokonujemy wyboru opcji płatnej. Są to:

• pakiet BASIC, czyli wystawianie faktur i przyjmowanie dokumentów kosztowych, a także dostęp do księgowej - cena 9,99 zł netto miesięcznie
• pakiet OPTIMUM, który dodaje opcję obsługi wielu użytkowników i cyfryzacji dokumentów poprzez narzędzie OCR - cena 14,99 zł netto miesięcznie
• pakiet PREMIUM, w którym dodatkowo możemy korzystać z magazynu - cena 24,99 zł netto miesięcznie

Jak widać ceny są umiarkowane i nie obciążą budżetu nawet niewielkiej firmy, która chce maksymalnie uprościć sobie sprawy papierkowe. Dokładną funkcjonalność każdego planu abonamentowego poznamy klikając na Rozwiń listę funkcji.

Dodatkowe płatne narzędzia, które oferuje faktura.pl to pakiety dokumentów, które możemy zeskanować z użyciem OCR, a także opcja finansowania faktur, windykacji i pieczęci windykacyjnej. Więcej o nich w dalszej części artykułu.

Początek pracy z faktura.pl wygląda następująco

Rozpoczęcie pracy z faktura.pl wymaga jedynie podania naszego e-maila, na który zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywującym, ustalenia hasła dostępowego. Opcjonalnie można także podać numer telefonu, który będzie wykorzystany do potwierdzania logowania z niezaufanych urządzeń, a także przesyłania informacji o podejrzanej aktywności na naszym koncie.

Gdy już uruchomimy program potrzebne będą dane firmy. Nie trzeba ich wprowadzać samodzielnie, wystarczy NIP i przycisk pobrania danych automatycznie z bazy GUS. Ewentualnie, gdy te dane się nie zgadzają, można je skorygować/wprowadzić ręcznie. Jeśli jesteśmy płatnikami VAT upewnijmy się, że zaznaczone jest pole Firma jest płatnikiem VAT.

I to wszystko, możemy rozpocząć wystawianie pierwszej faktury. Można to zrobić przechodząc do modułu Nowa faktura. Wystawimy w nim od razu jeden z czterech podstawowych typów faktur - VAT, proforma, zaliczna, marża.

Faktury sprzedażowe to jedna strona medalu, najwygodniejsza

Faktury wystawione przez nas, wprowadzane są w module Nowa faktura. Wypełnianie wybranego typu faktury odbywa się prawie na zasadzie wypełniania formularze, który wygląda prawie tak jak finalna faktura. Domyślnie mamy dostępne tylko pola niezbędne, które powinny być zgodnie z przepisami widoczne na fakturze. Jednak gdy zaczniemy wypełniać dokument po prawej stronie podglądu faktury pojawią się opcje. Możemy wtedy dodać takie pozycje jak PKWiU czy uzasadnienie zwolnienia z konieczności naliczania VAT. Aktywowanie opcji Faktura cykliczna sprawi, że raz wystawiona faktura będzie ponawiana co miesiąc.

Domyślnie faktura.pl numeruje faktury zgodnie z założonym wzorcem, ale możemy w razie czego wymusić numerację manualną. Można też zmienić walutę, dodać rabat, wymusić Split Payment, aktywować opcje istotne przy rozliczaniu podatku. Najniższa opcja, Zapamiętaj ustawienia, zapisze naszą konfigurację jako domyślną dla kolejnych wystawianych faktur.

Faktury kosztowe to druga strona medalu, zoptymalizowana dla cyfrowego obrotu danych

Tutaj możemy przez chwilę poczuć się trochę zaskoczeni, bo procedura wprowadzania faktur kosztowych różni się od procesu wystawiania przez nas faktur sprzedażowych.

Faktury kosztowe wprowadzimy poprzez panel Nowa faktura w okienku Twoje centrum dokumentów, przeciągając tam plik z cyfrowym dokumentem w formacie PDF lub jako skan w postaci pliku graficznego. Dokument powinien być automatycznie rozpoznany, a jeśli nie mamy takiej możliwości to możemy opisać go samodzielnie korzystając z formularza podobnego jak podczas wystawiania faktury.

Zestawienie faktur w module Dokumenty, faktury obciążające nas oznaczone są zieloną strzałką, faktury na naszą rzecz strzałką czerwoną

W podstawowym pakiecie BASIC, funkcjonalność opcji dodawania faktur kosztowych jest ograniczona do minimum wymaganego do poprawnego rozliczenia się. Dopiero wyższe pakiety umożliwiają pełną obsługę tych dokumentów.

faktura.pl zapewni terminowość, co w biznesie jest podstawą

Każdy, kto choć raz miał do czynienia z nieterminowym płatnikiem faktur, wie jak duże problemy to powoduje i jak może wpłynąć na płynność funkcjonowania naszego biznesu. Czasem okazuje się, że brak opłat to po prostu efekt lenistwa czy bałaganu u kontrahenta, a nie działanie z premedytacją. Na takich nieporządnych płatników zadziałać mogą więc proste mechanizmy przypominające o płatności.

faktura.pl oferuje na etapie wystawiania faktur:

• SMS powiadamiający o wystawionej fakturze, może okazać się skuteczniejszy niż mail z takim dokumentem, który może zginać w gąszczu korespondencji,
• przycisk Kliknij, aby opłacić fakturę bezpośrednio w dokumencie, dzięki czemu kontrahent poczuje się zobligowany do jak najszybszego jej uregulowania,
• pieczęć prewencyjna, czyli delikatne przypomnienie, że nie jesteśmy firmą, której można dmuchać w kaszę, a w razie opieszałości w uregulowaniu należności zadziała współpracująca z nami kancelaria,
• telefon windykacyjny lub wezwanie do zapłaty, czyli bardziej dosadne formy przypomnienia, że termin płatności upłynął,
• wsparcie windykacyjne w przypadku klientów, którzy ignorują podstawowe wezwania.

Oczywiście skoro wymagamy od kontrahentów terminowości, to sami również powinniśmy świecić przykładem.

Dodatkowo możemy skorzystać z narzędzia finansowania faktur, czyli tak zwanego faktoringu, który przy prowizji 2% umożliwia nam uzyskanie wpływu należności za fakturę od razu po jej wystawieniu. Zapłatą przez kontrahenta zajmuje się już niezależnie od nas faktura.pl.

Współpraca z księgowością nie jest wymagana, ale na pewno przyniesie korzyści

Narzędzia faktura.pl pomyślane zostały w sposób ułatwiający zintegrowanie ich z naszym biurem księgowym. Za pierwszym razem, po uruchomieniu faktura.pl zaproponuje nam połączenie się z naszym biurem rachunkowym jeśli oczywiście z usług takiej instytucji korzystamy. Co to oznacza? Jeśli podany telefon i e-mail do biura, to obsługujący nas księgowi będą mieli automatyczny wgląd w naszą dokumentację w faktura.pl. Wtedy my zajmiemy się wystawianiem i przyjmowaniem faktur, a biuro rachunkowe tym, by wszystko było prawidłowo rozliczone. Dzięki temu wygodnie rozdzielimy część fakturowania zależną od nas od części, którą może za nas prowadzić ktoś inny.

W module Raporty wygenerujemy dokumenty podatkowe, w tym JPK_V7M czy JPK_FA. Domyślnie z tych dokumentów skorzysta nasza księgowość, choć teoretycznie możemy je przesyłać także samodzielnie.

faktura.pl - czy jest tak intuicyjna jak ją opisują?

Każdy twórca aplikacji wspierającej prowadzenie firmy, a w szczególności proces wystawiania i przyjmowania faktur, reklamuje swój produkt jako intuicyjny i najwygodniejszy na rynku. Jak sprawy mają się w przypadku faktura.pl. Istotnie program jest wygodny w użyciu, ale jak każde narzędzie tego typu wymaga mimo wszystko chwili, by do niego się przyzwyczaić.

Zapoznanie się z faktura.pl wymaga kilku chwil, za to potem wszystko dzieje się intuicyjnie i bezproblemowo

Na szczęście nie chodzi tu o brnięcie w niekończące się poradniki, a proste zapoznanie z opcjami, które są jasno opisane na poszczególnych modułach aplikacji. Można powiedzieć, że z obsługą faktura.pl można zapoznawać się na bieżąco w trakcie jej użytkowania.

Być może nie wszystko nam się spodoba, na przykład mi brakowało automatycznego generowania pozycji produktowych na podstawie faktur, ale liczę, że twórcy dodadzą niebawem i tę funkcję do wachlarza narzędzi faktura.pl.

faktura.pl pozwala na dużą swobodę manipulacji już dodanych dokumentów. Ma to swoje zalety, gdyż w wielu innych narzędziach tego typu trzeba bardzo się pilnować, by nie popełnić błędu podczas wprowadzania jakiegokolwiek dokumentu. Z kolei w faktura.pl wycofanie, korygowanie już zatwierdzonych dokumentów nie jest obwarowane zakazami w programie, co jest sporą zaletą. Lecz trzeba też wykazać się dyscypliną podczas takich modyfikacji, już wcześniej dodanych dokumentów. Na szczęście to coś, czym powinien charakteryzować się każdy przedsiębiorca.

Tekst powstał we współpracy z faktura.pl